Um eine PDF-Datei barrierefrei zu gestalten, müssen Sie ihre zugrunde liegende Struktur erstellen oder korrigieren, damit Menschen mit Behinderungen sie mithilfe eines Screenreaders, einer Tastatur oder anderer assistiver Technologien lesen und darin navigieren können. Dazu gehören logische Überschriften, PDF-Tags, die Lesereihenfolge, Textalternativen für aussagekräftige Bilder, barrierefreie Tabellen, beschreibende Links und korrekte Dokumenteigenschaften.
Die Barrierefreiheit bereits vor dem Export in das Quelldokument zu integrieren, ist der effektivste Ansatz. Bei bestehenden PDF-Dateien können Barrierehindernisse durch Nachbesserung, Überprüfung und Validierung beseitigt werden.
Was ist ein barrierefreies PDF?
Ein barrierefreies PDF ist so strukturiert, dass sein Inhalt auch dann verständlich bleibt, wenn sich der Leser nicht allein auf das visuelle Layout verlassen kann. Es sollte Menschen, die assistive Technologien nutzen, dieselben Informationen vermitteln und sie bei denselben Aufgaben unterstützen.
Eine ausführlichere Definition finden Sie unter Was ist ein barrierefreies PDF?. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die praktischen Schritte zur Erstellung barrierefreier PDF-Dateien und zur Verbesserung bestehender Dateien.
Die Kernelemente einer barrierefreien PDF-Datei
Ein barrierefreies PDF beruht auf mehr als nur einem Merkmal. Es benötigt eine aussagekräftige Struktur, die den Zweck des Inhalts widerspiegelt, und ist nicht einfach nur ein Dokument, das auf dem Bildschirm gut formatiert aussieht.
Die folgenden Elemente bilden die Grundlage für eine barrierefreie PDF-Datei:
Tags und Struktur
PDF-Tags sind eine versteckte Strukturebene, die assistiven Technologien mitteilt, ob es sich bei einem Inhalt um eine Überschrift, einen Absatz, eine Liste, eine Tabelle, ein Bild, einen Link oder ein Formularfeld handelt. Tags haben keinen Einfluss auf die sichtbare Seite, das Branding, die Schriftarten oder das Layout.
Eine logische Tag-Struktur ermöglicht es den Lesern, sich anhand von Überschriften durch ein Dokument zu bewegen, Listen als solche zu erkennen und die Zusammenhänge innerhalb von Tabellen zu verstehen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein mit Tags versehenes PDF?.
Reihenfolge der Lektüre
Die Lesereihenfolge legt fest, in welcher Reihenfolge ein Screenreader Inhalte vorliest. Sie sollte der beabsichtigten Bedeutung des Dokuments entsprechen und Überschriften, Fließtext, Seitenleisten, Spalten, Bildunterschriften und Fußnoten berücksichtigen.
Selbst ein optisch ansprechendes PDF kann schwierig zu lesen sein, wenn die Lesereihenfolge nicht stimmt. Dies kommt häufig bei mehrspaltigen Layouts, Dokumenten mit frei platzierten Textfeldern und Dateien vor, die aus komplexen Designs konvertiert wurden.
Überschriften, Listen und Tabellen
Verwenden Sie echte Überschriftenformate, um eine klare Hierarchie zu schaffen. Überschriften helfen den Lesern, den Inhalt zu überfliegen und direkt zu dem Abschnitt zu gelangen, den sie benötigen.
Listen sollten als Listen gekennzeichnet werden, anstatt manuell mit Bindestrichen oder Symbolen erstellt zu werden. Tabellen benötigen eindeutige Überschriften und logische Zusammenhänge zwischen Überschriften und Datenzellen, insbesondere wenn sie zusammengeführte Zellen oder mehrere Überschriftenzeilen enthalten.
Alternativtext für aussagekräftige Bilder
Alternativtext, oft auch als „Alt-Text“ abgekürzt, vermittelt Menschen, die ein Bild, eine Grafik, ein Diagramm oder ein Symbol nicht sehen können, dessen Zweck. Formulieren Sie ihn prägnant und beschreiben Sie die Informationen, die das Bild im Kontext vermittelt.
So kann beispielsweise bei einem Logo die Angabe “Firmenlogo” ausreichen, während eine Grafik möglicherweise eine kurze Beschreibung sowie eine Erläuterung der wichtigsten Erkenntnisse im angrenzenden Text erfordert. Dekorative Bilder sollten als „Artefakte“ gekennzeichnet werden, damit sie das Leseerlebnis nicht stören.
Links, Kontrast und Dokumenteigenschaften
Links sollten einen beschreibenden Text enthalten, der ihren Zweck oder ihr Ziel verdeutlicht. Vermeiden Sie vage Bezeichnungen wie “Hier klicken” oder “Weiterlesen”, da diese unklar sind, wenn ein Screenreader Links ohne Kontext vorliest.
Text- und Hintergrundfarben müssen einen ausreichenden Kontrast aufweisen. Farbe sollte nicht das einzige Mittel sein, um Bedeutung zu vermitteln. Legen Sie abschließend den Dokumenttitel und die Hauptsprache fest, damit Screenreader die Datei korrekt ansagen können.
Verwenden Sie ein Checkliste zur Barrierefreiheit von PDF-Dateien diese Elemente vor der Veröffentlichung zu überprüfen.
PDF-Datei bereits im Quellformat barrierefrei gestalten
Die Erstellung einer barrierefreien PDF-Datei beginnt bereits, bevor die PDF-Datei überhaupt existiert. Wenn Sie barrierefreie Quelldateien in Word, Google Docs, InDesign oder einem anderen Autorentool verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass die exportierte PDF-Datei nützliche Strukturen beibehält.
Dieser Ansatz reduziert den später erforderlichen Korrekturaufwand und gibt den Autoren mehr Kontrolle über Überschriften, Tabellen, Links und Bildbeschreibungen.
Befolgen Sie beim Erstellen einer neuen PDF-Datei die folgenden Schritte:
- Verwenden Sie die integrierten Formatvorlagen für Überschriften und Listen.
Wenden Sie Überschriftenformate der Reihe nach an, beginnend mit einer Hauptüberschrift und fortlaufend über logische Unterabschnittsebenen. Nutzen Sie die Listenfunktionen des Textverarbeitungsprogramms, anstatt Aufzählungszeichen oder Nummern manuell einzugeben. - Verfassen Sie den Text in einer logischen Reihenfolge.
Ordnen Sie Absätze, Spalten, Bildunterschriften und Textfelder so an, wie sie den Lesern erscheinen sollen. Vermeiden Sie die Verwendung von Textfeldern oder frei positionierbaren Elementen für wesentliche Inhalte, wenn ein einfacheres Layout ausreicht. - Fügen Sie vor dem Export Alternativtext hinzu.
Versorgen Sie aussagekräftige Abbildungen und Diagramme mit prägnanten Beschreibungen. Nehmen Sie wichtige Daten oder Trends in den Begleittext auf, wenn eine Abbildung detaillierte Informationen vermittelt. - Erstellen Sie Tabellen sorgfältig.
Verwenden Sie nach Möglichkeit einfache Tabellen. Kennzeichnen Sie Kopfzeilen und vermeiden Sie zusammengeführte Zellen, es sei denn, diese sind notwendig und lassen sich präzise strukturieren. - Verwenden Sie aussagekräftige Links und eindeutige Formularbezeichnungen.
Erläutern Sie, wohin die einzelnen Links führen. Bei Formularen sollten Sie echte Eingabefelder mit sichtbaren Beschriftungen, klaren Anweisungen und einer logischen Reihenfolge bei der Tastatureingabe bereitstellen. - Exportieren Sie mit aktivierten Struktur-Tags.
Überprüfen Sie Ihre Exporteinstellungen und wählen Sie Optionen aus, bei denen die Dokumentstruktur, Tags und Lesezeichen – sofern vorhanden – beibehalten werden.
Auch wenn man mit einer barrierefreien Quelle beginnt, entfällt dadurch nicht die Notwendigkeit einer Überprüfung. Es erleichtert jedoch die Erstellung einer mit Tags versehenen PDF-Datei, die von Anfang an nutzbar ist.
Eine vorhandene PDF-Datei barrierefrei gestalten
Sie können eine bereits erstellte PDF-Datei durch eine Barrierefreiheitsüberarbeitung barrierefrei machen. Bei diesem Vorgang werden Barrieren in einer Datei identifiziert und behoben, die möglicherweise ohne Tags exportiert, aus einer nicht barrierefreien Quelle erstellt oder von einem anderen Team übermittelt wurde.
Die Korrektur bestehender PDF-Dateien erfolgt in der Regel nach einem klaren Ablauf:
- Überprüfen Sie das Dokument.
Führen Sie eine Barrierefreiheitsprüfung durch, um Probleme mit Tags, Lesereihenfolge, Bildern, Tabellen, Links, Sprache und Metadaten zu identifizieren. - Erstellen oder reparieren Sie die Tag-Struktur.
Fügen Sie Tags hinzu, um Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Abbildungen und andere Inhalte zu kennzeichnen. Vergewissern Sie sich, dass die Struktur den Inhalt des Dokuments widerspiegelt. - Korrigiere die Lesereihenfolge.
Überprüfen Sie jede Seite, um sicherzustellen, dass die Inhalte in einer sinnvollen Reihenfolge angesagt werden. Achten Sie dabei besonders auf mehrspaltige Seiten, Seitenleisten, Kopf- und Fußzeilen. - Textalternativen hinzufügen oder aktualisieren.
Fügen Sie aussagekräftige Beschreibungen zu den Bildern hinzu und kennzeichnen Sie dekorative Elemente gegebenenfalls als Artefakte. - Überprüfen Sie die interaktiven Elemente.
Überprüfen Sie Links, Tabellen, Lesezeichen und Formulare. Formularfelder benötigen Beschriftungen, eine logische Tabulatorreihenfolge und Anweisungen, die sich nicht ausschließlich auf Farben stützen. - Metadaten festlegen und erneut validieren.
Fügen Sie einen aussagekräftigen Dokumenttitel und die Hauptsprache hinzu und führen Sie die Prüfungen anschließend erneut durch. Führen Sie eine manuelle Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass das Dokument im Kontext verständlich ist.
Eine ausführlichere Erläuterung zum automatisierten Tagging finden Sie unter Grundlagen der automatischen Verschlagwortung von PDF-Dokumenten. Automatisierte Tools können zwar zu einer messbaren Verbesserung beitragen, ersetzen jedoch nicht das menschliche Urteilsvermögen, wenn es um die Lesereihenfolge, aussagekräftigen Alternativtext, komplexe Tabellen oder interaktive Formulare geht.
Gescannte PDF-Dateien barrierefrei machen
Gescannte und reine Bild-PDFs erfordern einen anderen Ansatz, da sie Bilder von Text statt auswählbaren Text enthalten. Bildschirmleseprogramme und Tools zur automatischen Tag-Erkennung benötigen echten Text, um den Inhalt und die Struktur des Dokuments zu interpretieren.
Verwenden Sie vor dem Tagging und der Korrektur die optische Zeichenerkennung (OCR). Durch OCR wird eine Textebene erstellt, deren Ergebnis jedoch noch überprüft werden muss, da Wörter, Spalten, Überschriften oder Tabellen möglicherweise falsch erkannt werden.
Befolgen Sie nach der OCR denselben Korrekturprozess: Überprüfen Sie den Text auf Richtigkeit, erstellen Sie Tags, korrigieren Sie die Lesereihenfolge, fügen Sie Bildbeschreibungen hinzu und validieren Sie die endgültige PDF-Datei. Komplexe gescannte Formulare, historische Dokumente und Tabellen erfordern oft zusätzlichen manuellen Aufwand.
Wählen Sie den richtigen Workflow für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien
Der richtige Arbeitsablauf hängt von Ihrem Dokumentenvolumen, der Komplexität Ihrer PDF-Dateien und der Erfahrung Ihres Teams im Bereich Barrierefreiheit ab. Browserbasierte Tools können Teams dabei helfen, schnell loszulegen, während Desktop-Software und Fachdienstleistungen bei detaillierteren Aufgaben oder großen Datenmengen Unterstützung bieten.
Grackle PDF Unterstützt die browserbasierte automatische KI-Tagging-Funktion, um eine erste Struktur zu erstellen und eine messbare Verbesserung der Barrierefreiheit zu erzielen. Die Funktion soll Nutzern dabei helfen, häufige Probleme zu beheben und gleichzeitig das sichtbare Branding und die Schriftarten des Originaldokuments beizubehalten.
Adobe Acrobat Pro unterstützt zudem die Barrierefreiheit von PDF-Dateien mithilfe von Desktop-Tools, Prüfprogrammen und der manuellen Bearbeitung von Tags. Die Software eignet sich eher für erfahrene PDF-Experten, die Acrobat bereits in ihren Dokumentenprozessen einsetzen.
Weder automatisierte Browser-Tools noch Desktop-Prüfprogramme garantieren vollständige PDF/UA oder Abschnitt 508 die Konformität selbstständig überprüfen. Eine manuelle Überprüfung bleibt weiterhin erforderlich, insbesondere bei komplexen Tabellen, Formularen, bildreichen Berichten und Dokumenten, bei denen der Kontext die Bedeutung beeinflusst.
Für Dateien, die eine detaillierte Korrektur oder eine Freigabe mit höherer Zuverlässigkeit erfordern, bieten Grackle PDF Desktop und die Korrekturdienste Unterstützung auf einer höheren Ebene. Dieser Ansatz kann sich für komplexe Dokumente, große Rückstände oder Teams mit begrenzten internen Kapazitäten eignen.
Überprüfen Sie Ihre Arbeit vor der Veröffentlichung
Die Überprüfung der Barrierefreiheit sollte erfolgen, bevor eine PDF-Datei veröffentlicht wird, und nicht erst, wenn jemand auf eine Barriere stößt. Durch automatisierte Validierung lassen sich technische Probleme effizient erkennen, während eine manuelle Überprüfung dazu beiträgt, sicherzustellen, dass das Dokument für echte Leser wie beabsichtigt funktioniert.
Verwenden Sie ein Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit, um Tags, Lesereihenfolge, Überschriften, Alternativtext, Tabellen, Links, Formulare, den Dokumenttitel und die Sprache zu überprüfen. Testen Sie anschließend die Tastaturnavigation und hören Sie sich das Dokument, sofern möglich, mit einem Screenreader an.
Weitere Informationen zum Validierungsprozess finden Sie unter So überprüfen Sie eine PDF-Datei auf Barrierefreiheit. Du kannst auch Grackle GO um die Barrierefreiheit von PDF-Dateien in Ihrem Browser zu überprüfen und Probleme zu identifizieren, die behoben werden müssen.
Ein Prüfprogramm ist ein wichtiger Bestandteil der Qualitätssicherung, kann jedoch nicht feststellen, ob jede Beschreibung aussagekräftig ist oder ob ein komplexes Layout beim Vorlesen Sinn ergibt. Kombinieren Sie automatisierte Ergebnisse mit einer manuellen Überprüfung, um ein zuverlässigeres Ergebnis zu erzielen.
Die für PDF-Dateien geltenden Standards verstehen
Die Standards und Anforderungen an die Barrierefreiheit von PDF-Dateien variieren je nach Organisation, Standort und Zweck des Dokuments. Sie bieten Rahmenbedingungen für die Beurteilung, ob Inhalte durch assistive Technologien wahrgenommen, bedient, verstanden und interpretiert werden können.
WCAG 2.1 AA wird häufig zur Bewertung der Barrierefreiheit digitaler Inhalte verwendet. Es umfasst Aspekte wie Textalternativen, Kontrast, Tastaturbedienung, Überschriften und verständliche Inhalte. Entdecken Sie mehr Ein Leitfaden zu den WCAG-Standards für PDF-Dateien Weitere Informationen.
PDF/UA, auch bekannt als ISO 14289, ist die technische Norm für barrierefreie PDF-Dokumente. Sie konzentriert sich auf Anforderungen wie die Auszeichnung, die logische Lesereihenfolge, Dokumentmetadaten und barrierefreie interaktive Elemente.
Abschnitt 508 gilt für US-Bundesbehörden und in einigen Fällen auch für Organisationen, die mit diesen zusammenarbeiten. Praktische Hinweise finden Sie unter So erstellen Sie eine Section-508-konforme PDF-Datei.
Diese Standards unterstützen einen strukturierten Ansatz für die Barrierefreiheit von Dokumenten, doch die bloße Erfüllung technischer Prüfkriterien garantiert nicht, dass jeder Leser das gleiche Erlebnis hat. Die Überprüfung durch Menschen bleibt weiterhin Teil eines wirksamen Barrierefreiheitsprozesses.
Integrieren Sie Barrierefreiheit in Ihren gesamten PDF-Veröffentlichungsprozess – vom ersten Entwurf bis zur abschließenden Validierung. Erste Schritte mit Grackle PDF um die browserbasierte automatische Kennzeichnung und Korrektur an Ihrem eigenen Dokument auszuprobieren.
Häufig gestellte Fragen zur barrierefreien Erstellung von PDF-Dateien
Was macht eine PDF-Datei barrierefrei?
Ein barrierefreies PDF verfügt über logische Tags, eine korrekte Lesereihenfolge, aussagekräftige Alternativtexte, strukturierte Überschriften und Tabellen, beschreibende Links, ausreichenden Kontrast sowie korrekte Dokumenteigenschaften. Es sollte mit einer Tastatur und assistiver Technologie bedienbar sein.
Wie mache ich eine PDF-Datei Schritt für Schritt barrierefrei?
Beginnen Sie nach Möglichkeit mit einer barrierefreien Quelldatei und exportieren Sie diese anschließend mit aktivierten Tags. Bei einer bestehenden PDF-Datei sollten Sie die Datei überprüfen, ihre Struktur und Lesereihenfolge korrigieren, Alternativtext und Metadaten hinzufügen und sie anschließend validieren sowie manuell überprüfen.
Wie mache ich eine vorhandene PDF-Datei barrierefrei?
Korrigieren Sie die vorhandene Datei, indem Sie Tags hinzufügen oder reparieren, die Lesereihenfolge korrigieren, Bilder und Tabellen überprüfen, die Sprache und den Titel festlegen und das Ergebnis validieren. Komplexe PDF-Dateien erfordern unter Umständen eine detaillierte manuelle Korrektur.
Wie mache ich eine PDF-Datei in Acrobat im Vergleich zu einem Browser barrierefrei?
Acrobat Pro bietet einen Desktop-Workflow mit Funktionen zur Überprüfung der Barrierefreiheit und Werkzeugen zur manuellen Bearbeitung. Browserbasierte Tools wie Grackle PDF bieten eine automatische KI-basierte Kennzeichnung und angeleitete Korrekturen, wodurch Teams schnell eine erste Struktur aufbauen können.
Wie kann ich überprüfen, ob meine PDF-Datei barrierefrei ist?
Verwenden Sie ein Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit, um technische Probleme zu identifizieren, und überprüfen Sie anschließend manuell Tags, Lesereihenfolge, Tabellen, Bildbeschreibungen, Links und Formulare. Tests mit der Tastatur und mit Screenreadern können Usability-Hindernisse aufdecken, die bei automatisierten Prüfungen möglicherweise übersehen werden.
Wie mache ich eine gescannte PDF-Datei barrierefrei?
Führen Sie zunächst die OCR-Erkennung durch, um echten, auswählbaren Text zu erstellen. Überprüfen Sie anschließend das OCR-Ergebnis, fügen Sie Tags hinzu, korrigieren Sie die Lesereihenfolge, beheben Sie etwaige Fehler und validieren Sie das fertige Dokument.