Ein mit Tags versehenes PDF enthält eine versteckte Strukturebene, die Bildschirmleseprogrammen und anderen assistiven Technologien dabei hilft, das Dokument zu verstehen und darin zu navigieren.
Tags haben keinen Einfluss auf das Erscheinungsbild der PDF-Datei. Ihr Layout, Ihr Branding, Ihre Schriftarten, Farben und Bilder bleiben unverändert. Stattdessen fügen PDF-Tags hinter der sichtbaren Seite Informationen hinzu, um Nutzern von assistiver Technologie ein sinnvolles Leseerlebnis zu ermöglichen.
Was ist ein mit Tags versehenes PDF?
Ein getaggtes PDF nutzt strukturelle Bezeichnungen, sogenannte PDF-Tags, um den Zweck und die Beziehungen der Dokumentinhalte zu beschreiben. Diese Struktur unterstützt Dokumentenzugänglichkeit indem sie Hilfsmitteln dabei hilft, Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Links, Bilder und Formularfelder zu erkennen.
Stellen Sie sich Tags als eine Art Grundriss des Dokuments vor. Sie teilen einem Screenreader mit, wo eine Überschrift beginnt, welche Elemente zu einer Liste gehören, wie eine Tabelle aufgebaut ist und in welcher Reihenfolge der Inhalt vorgelesen werden soll.
Zu den gängigen PDF-Tags gehören:
- Rubriken um Abschnittsüberschriften zu kennzeichnen und eine Hierarchie festzulegen
- Paragraphen zur Hervorhebung des normalen Lauftextes
- Verzeichnisse um zusammengehörige Elemente in der richtigen Reihenfolge zu gruppieren
- Tische um Kopfzeilen und Datenzellen miteinander zu verknüpfen
- Links um den verlinkten Text und dessen Ziel zu identifizieren
- Zahlen um Alternativtext für aussagekräftige Bilder bereitzustellen
Ein ordnungsgemäß markiertes PDF weist zudem eine logische Lesereihenfolge auf. Das bedeutet, dass ein Screenreader den Inhalt in derselben sinnvollen Reihenfolge wiedergeben sollte, wie sie vom Autor des Dokuments beabsichtigt war.
PDFs mit Tags vs. PDF-Dateien ohne Tags
Ein mit Tags versehenes PDF und ein PDF ohne Tags sehen auf dem Bildschirm möglicherweise identisch aus. Der Unterschied wird deutlich, wenn jemand einen Bildschirmleser, die Tastaturnavigation oder eine andere assistive Technologie nutzt.
In einer mit Tags versehenen PDF-Datei kann die Software den Titel des Dokuments erkennen, zwischen Überschriften wechseln, Listenelemente ansagen und die Beziehung zwischen Tabellenüberschriften und Daten vermitteln. Der Nutzer kann so effizienter durch das Dokument navigieren und besser nachvollziehen, wie der Inhalt gegliedert ist.
In einer PDF-Datei ohne Tags werden Inhalte möglicherweise in falscher Reihenfolge oder als ein einziger langer Textblock vorgelesen. Ein Screenreader erkennt Überschriften, Tabellen oder Bilder möglicherweise nicht korrekt. So könnte er beispielsweise eine Fußzeile mitten in einem Absatz vorlesen oder einzelne Tabellenzellen ansagen, ohne deren Zusammenhang zu erklären.
| PDF mit Tags | PDF ohne Tags |
|---|---|
| Bietet eine Strukturschicht für assistive Technologien | Bietet kaum oder gar keine brauchbare Struktur |
| Unterstützt die logische Lesereihenfolge | Kann in einer unlogischen Reihenfolge gelesen werden |
| Erkennt Überschriften, Listen, Tabellen und Links | Inhalte werden möglicherweise als zusammenhangloser Text dargestellt |
| Ermöglicht eine effizientere Navigation | Erschwert die Navigation |
| Behält das sichtbare Design unverändert bei | Kann optisch korrekt wirken, ist aber dennoch schwer zu bedienen |
Tags sind für die meisten Leser nicht sichtbar, haben jedoch einen erheblichen Einfluss darauf, wie ein Dokument wahrgenommen wird.
Warum PDF-Tags für die Barrierefreiheit wichtig sind
PDF-Tags tragen dazu bei, dass Informationen auch für Menschen verfügbar sind, die sich nicht allein auf die visuelle Formatierung verlassen können. Sie unterstützen Nutzer, die mit einem Screenreader, einer Tastatur, einer aktualisierbaren Braillezeile oder anderen assistiven Technologien durch Dokumente navigieren.
Beispielsweise kann eine visuell formatierte Überschrift eine größere Schriftart und Fettdruck verwenden. Ohne ein Überschriften-Tag kann ein Screenreader dem Nutzer jedoch nicht zuverlässig mitteilen, dass der Text einen neuen Abschnitt einleitet. Ebenso kann eine visuelle Tabelle für einen sehenden Leser übersichtlich erscheinen, aber verwirrend sein, wenn ihre Zellen nicht korrekt mit Tags versehen sind.
Tags sind eine wichtige Grundlage für digitale Zugänglichkeit, aber das allein reicht nicht aus. Ein Dokument benötigt außerdem aussagekräftigen Alternativtext, eine korrekte Lesereihenfolge, eindeutige Linktexte, korrekt strukturierte Tabellen und benutzerfreundliche Formularfelder.
Tags unterstützen Standards wie beispielsweise PDF/UA, das technische Anforderungen für barrierefreie PDF-Dokumente festlegt. Sie können zudem die Dokumentanforderungen gemäß Abschnitt 508 im Rahmen der geltenden US-Bundesgesetze.
Ein mit Tags versehenes PDF garantiert jedoch nicht automatisch die vollständige Konformität mit PDF/UA oder Section 508. Die Tags müssen korrekt sein, und das fertige Dokument muss weiterhin validiert und von einer Person überprüft werden.
Weitere Informationen zur Norm selbst finden Sie unter PDF/UA: Der weltweite Standard für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien.
So erkennen Sie, ob eine PDF-Datei mit Tags versehen ist
Sie können mithilfe eines PDF-Editors oder eines Barrierefreiheits-Prüfprogramms überprüfen, ob eine PDF-Datei Tags enthält. Dies ist ein nützlicher erster Schritt, doch das Vorhandensein von Tags allein bedeutet noch nicht, dass das Dokument vollständig barrierefrei ist.
Wenn Sie Adobe Acrobat verwenden, öffnen Sie das Bedienfeld „Tags“. Enthält das Dokument einen Tag-Baum mit Elementen wie Überschriften, Absätzen, Listen und Tabellen, ist es mit Tags versehen. Ein leerer oder fehlender Tag-Baum deutet in der Regel darauf hin, dass das Dokument keine Tags enthält.
Sie können auch einen browserbasierten Checker verwenden, wie zum Beispiel GrackleGO um den Tag-Baum der PDF-Datei zu überprüfen und deren Struktur zu bewerten. Dies kann dabei helfen, Probleme wie fehlende Tags, eine falsche Lesereihenfolge oder falsch strukturierte Tabellen zu erkennen.
Achten Sie bei der Überprüfung einer mit Tags versehenen PDF-Datei nicht nur darauf, ob Tags vorhanden sind. Prüfen Sie auch, ob diese die tatsächliche Bedeutung und Gliederung des Dokuments widerspiegeln:
- Sind die Überschriften in einer logischen Hierarchie angeordnet?
- Ergibt die Lesereihenfolge Sinn?
- Verfügen aussagekräftige Bilder über aussagekräftigen Alternativtext?
- Sind die Tabellen mit entsprechenden Überschriften versehen?
- Verfügen die Links über beschreibenden Text?
- Sind die Formularfelder eindeutig beschriftet?
So versehen Sie eine PDF-Datei mit Tags
Der Vorgang der Tag-Erstellung in einer PDF-Datei hängt von der Herkunft, der Struktur und der Komplexität des Dokuments ab. Bei einfachen Dateien reicht möglicherweise ein automatisierter Ausgangspunkt und eine kurze Überprüfung aus, während Formulare, komplexe Tabellen und aufwendig gestaltete Berichte oft einen höheren manuellen Aufwand erfordern.
Mit Grackle PDF, können Sie eine PDF-Datei in Ihrem Browser hochladen und Automatische Kennzeichnung durch KI um eine erste Struktur zu erstellen. Das Tool dient dazu, die Lesereihenfolge, Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Bilder zu identifizieren und dabei das sichtbare Branding sowie die Schriftarten des Dokuments beizubehalten.
Überprüfen Sie nach der automatischen Verschlagwortung das Ergebnis und beheben Sie etwaige verbleibende Probleme. Die Automatisierung kann zwar zu messbaren Verbesserungen führen, doch eine manuelle Überprüfung bleibt wichtig, wenn die Bedeutung vom Kontext abhängt – beispielsweise bei Alternativtext, Lesereihenfolge, komplexen Tabellen und interaktiven Formularen.
Weitere Informationen zu automatisierten Arbeitsabläufen finden Sie unter Grundlagen der automatischen Verschlagwortung von PDF-Dokumenten. Sie können auch Folgendes entdecken Einfaches Hinzufügen von Tags zu PDF-Dateien mit Grackle PDF für einen Überblick über die Plattform.
Wie sieht es mit gescannten PDF-Dateien aus?
Gescannte oder reine Bild-PDFs müssen einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen werden, damit die Tagging-Funktion effektiv arbeiten kann. Durch die OCR wird eine Textebene erstellt, die den Tools für das automatische Tagging echten Text zur Auswertung liefert.
Die OCR ist nur der erste Schritt. Erkennungsfehler, falsche Spalten und unklare Tabellenstrukturen können das endgültige Dokument weiterhin beeinträchtigen, weshalb vor der Veröffentlichung eine Überprüfung erforderlich ist.
Erstellen Sie in Ihrem Browser ein PDF mit Lesezeichen
Die Erstellung einer mit Tags versehenen PDF-Datei muss nicht unbedingt mit einem komplexen Desktop-Workflow beginnen. Mithilfe der browserbasierten automatischen Tag-Vergabe kann Ihr Team schnell eine Dokumentstruktur aufbauen und gleichzeitig das den Lesern vertraute visuelle Erscheinungsbild beibehalten.
Erste Schritte mit Grackle PDF um das Taggen von PDF-Dateien an Ihrem eigenen Dokument auszuprobieren.
