Die automatische Kennzeichnung durch KI kann Ihnen dabei helfen, schneller ein strukturiertes PDF zu erstellen, indem sie häufige Elemente wie Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder und Links identifiziert. Dies bietet Ihnen einen praktischen Ausgangspunkt für die Verbesserung der Barrierefreiheit von Dokumenten.
Die automatische Auszeichnung ist keine Garantie für vollständige Barrierefreiheit mit nur einem Klick. Sie müssen dennoch die Struktur, die Lesereihenfolge, den Alternativtext und komplexe Inhalte überprüfen, bevor Sie das Dokument weitergeben.
Was ist Auto-Tagging?
PDF-Tags sind eine versteckte Strukturebene, die Bildschirmleseprogrammen und anderen assistiven Technologien dabei hilft, ein Dokument zu interpretieren. Sie kennzeichnen den Zweck der Inhalte und tragen dazu bei, eine sinnvolle Lesereihenfolge festzulegen, ohne das sichtbare Layout, das Branding oder die Schriftarten zu verändern.
Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein mit Tags versehenes PDF?. Bei der automatischen KI-Tag-Vergabe wird anhand einer Dokumentanalyse automatisch eine erste Tag-Struktur hinzugefügt, sodass der Benutzer nicht jedes Tag manuell erstellen muss.
Je nach Datei kann die KI-basierte PDF-Tagging-Funktion Folgendes identifizieren:
- Überschriften und Absätze
- Listen und Listenelemente
- Tabellen und Abbildungen
- Links und grundlegende Dokumentstruktur
- Eine empfohlene Lesereihenfolge
- Stellen, an denen der Alternativtext möglicherweise überprüft werden muss
Dies kann innerhalb von Sekunden zu einer messbaren Verbesserung der Barrierefreiheit führen. Es ist besonders nützlich, wenn eine PDF-Datei über ein übersichtliches Layout und auswählbaren Text verfügt, das Dokument jedoch vor der endgültigen Fertigstellung noch einer manuellen Überprüfung bedarf.
So versehen Sie eine PDF-Datei mithilfe von KI automatisch mit Tags
Ein browserbasierter Arbeitsablauf kann Teams dabei helfen, mit der Arbeit an der Barrierefreiheit von PDF-Dateien zu beginnen, ohne Desktop-Software installieren zu müssen. Grackle PDF nutzt die automatische KI-Kennzeichnung im Browser, um den Nutzern dabei zu helfen, eine erste Dokumentstruktur zu erstellen.
Befolgen Sie diese Schritte, um eine PDF-Datei mit AI automatisch zu taggen:
- Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie optimieren möchten, und laden Sie es auf die Plattform hoch. Verwenden Sie dazu eine PDF-Datei, die echten, auswählbaren Text enthält, und keinen reinen Bildscan. - KI-basierte automatische Verschlagwortung ausführen
Lassen Sie die KI das Dokument analysieren und eine erste Tag-Struktur erstellen. Dabei können häufige Elemente wie Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder und Links erkannt werden. - Überprüfen Sie die Tag-Struktur
Überprüfen Sie die Tags, um sicherzustellen, dass jedes Element dem tatsächlichen Zweck des Inhalts entspricht. Beispielsweise kann eine große, fettgedruckte Textzeile zwar wie eine Überschrift aussehen, muss aber dennoch korrigiert werden, wenn sie als Absatz getaggt wurde. - Überprüfe die Lesereihenfolge
Überprüfen Sie die Reihenfolge, in der ein Screenreader den Inhalt vorliest. Achten Sie dabei besonders auf mehrspaltige Layouts, Seitenleisten, Bildunterschriften, Seitenköpfe, Fußzeilen und Infokästen. - Alt-Text hinzufügen oder verbessern
Stellen Sie sicher, dass aussagekräftige Bilder, Grafiken und Diagramme mit prägnanten Beschreibungen versehen sind, die ihren Zweck erläutern. Kennzeichnen Sie dekorative Bilder als „Artefakte“, damit sie den Lesefluss nicht stören. - Tabellen, Links und Formulare überprüfen
Überprüfen Sie, ob Tabellen korrekte Überschriften und Verknüpfungen zu den Datenzellen aufweisen. Stellen Sie sicher, dass Links mit aussagekräftigem Text versehen sind und interaktive Formularfelder aussagekräftige Beschriftungen sowie eine logische Tastaturnavigation aufweisen. - PDF exportieren und validieren
Speichern Sie das aktualisierte Dokument, führen Sie anschließend eine Barrierefreiheitsprüfung durch und schließen Sie vor der Veröffentlichung eine abschließende manuelle Überprüfung ab.
Was KI gut kann und wofür ein Mensch nötig ist
Die automatische Kennzeichnung durch KI kann wiederkehrende und vorhersehbare Strukturen schnell erkennen. Sie kann einen ersten Tag-Baum erstellen, eine Lesereihenfolge vorschlagen und gängige Inhaltstypen erkennen, deren manuelle Kennzeichnung sonst mehr Zeit in Anspruch nehmen würde.
Dies ist nützlich für Berichte, Leitfäden, Richtlinien und andere Dokumente mit relativ einheitlichem Layout. Außerdem kann es Teams dabei helfen, Fortschritte bei älteren PDF-Dateien zu erzielen, die ohne verwertbare Struktur exportiert wurden.
KI kann nicht zuverlässig feststellen, ob jede Entscheidung zur Barrierefreiheit richtig ist. Ein Mensch sollte Folgendes überprüfen:
- Reihenfolge der Lektüre, insbesondere bei komplexen Layouts oder mehrspaltigen Seiten
- Alt-Text, denn die Bedeutung hängt vom Zweck des Bildes im jeweiligen Kontext ab
- Überschriftenebenen, um sicherzustellen, dass die Hierarchie den Aufbau des Dokuments widerspiegelt
- Komplexe Tabellen, einschließlich zusammengeführter Zellen, mehrerer Kopfzeilen und Gültigkeitsbereich
- Interaktive Formulare, einschließlich Beschriftungen, Anleitungen und Tastaturbelegung
- Dekorative Elemente, das möglicherweise als Artefakt gekennzeichnet werden muss
Automatisierte Tools sorgen für eine messbare Verbesserung, garantieren jedoch allein noch keine vollständige PDF/UA oder Abschnitt 508 Konformität. Für die Freigabe ist nach wie vor eine eingehende manuelle Überprüfung erforderlich, insbesondere bei komplexen oder besonders wichtigen Dokumenten.
Den vollständigen Prozess, der die Erstellung, Überarbeitung und Überprüfung von Dokumenten umfasst, finden Sie unter So erstellen Sie eine barrierefreie PDF-Datei.
Automatische Verschlagwortung gescannter PDF-Dateien
Gescannte oder reine Bild-PDFs müssen einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen werden, bevor die automatische KI-Tagging-Funktion effektiv arbeiten kann. Ein Scan ist in der Regel ein Bild von Text und kein Dokument mit echtem Text, den assistive Technologien lesen können.
Die OCR-Erkennung erzeugt eine auswählbare Textebene, die einem Tool zur automatischen Tag-Vergabe als Grundlage für die Interpretation dient. Überprüfen Sie den erkannten Text nach der OCR-Erkennung sorgfältig. Fehler bei der Erkennung, in Spalten, Überschriften oder Tabellen können sowohl die Tag-Struktur als auch das Leseerlebnis beeinträchtigen.
Sobald der Text korrekt ist, können Sie das PDF automatisch mit Tags versehen und denselben Überprüfungsprozess durchlaufen lassen. Historische Dokumente, handschriftliche Texte, komplexe Formulare und dichte Tabellen erfordern unter Umständen eine umfangreichere manuelle Nachbearbeitung.
Ergebnis prüfen und korrigieren
Das automatische Tagging ist der Anfang des Prozesses, nicht der letzte Schritt. Nachdem die KI eine erste Struktur erstellt hat, sollten Sie die PDF-Datei überprüfen und sicherstellen, dass sie für Nutzer von Bildschirmleseprogrammen, Tastaturnavigation oder anderen assistiven Technologien verständlich ist.
Bitte überprüfen Sie vor der Veröffentlichung Folgendes:
- Ist die Reihenfolge der Lektüre von Anfang bis Ende sinnvoll?
- Sind die Überschriften in einer klaren, logischen Hierarchie gegliedert?
- Verfügen aussagekräftige Bilder über aussagekräftigen Alternativtext?
- Sind Tabellen verständlich, wenn man sie Zelle für Zelle liest?
- Ist der Zweck der Links und Formularfelder klar erkennbar?
- Sind der Dokumenttitel und die Hauptsprache korrekt eingestellt?
Ein Prüfprogramm kann zwar viele technische Probleme erkennen, aber es kann nicht bestätigen, dass eine Beschreibung aussagekräftig ist oder dass ein Seitenlayout beim Vorlesen Sinn ergibt. Lesen Sie So überprüfen Sie eine PDF-Datei auf Barrierefreiheit Weitere Informationen finden Sie hier.
Sollten nach der ersten automatischen Kennzeichnung noch Fehler bestehen, korrigieren Sie diese und überprüfen Sie das Dokument erneut.
Starten Sie die automatische Verschlagwortung von PDF-Dateien in Ihrem Browser
Die automatische Kennzeichnung mittels KI kann Ihrem Team dabei helfen, die Dokumentstruktur schneller festzulegen und gleichzeitig das visuelle Erscheinungsbild Ihrer PDF-Datei beizubehalten. Dies ist ein praktischer erster Schritt, um bestehende Dateien zu optimieren, sich wiederholende Arbeitsschritte zu reduzieren und Dokumente für eine gründliche Überprüfung vorzubereiten.
Erste Schritte mit Grackle PDF, wenden Sie die browserbasierte KI-basierte automatische Verschlagwortung an und überprüfen Sie die Ergebnisse in Ihrem eigenen Dokument.
