Unter PDF-Optimierung versteht man den Prozess der Verbesserung einer bestehenden PDF-Datei, damit Menschen mit Behinderungen diese mithilfe von assistiver Technologie lesen, verstehen und darin navigieren können.
Bei einer optimierten PDF-Datei bleiben das sichtbare Design, das Branding, die Schriftarten und das Layout unverändert. Die Arbeit findet im Hintergrund statt und dient dazu, die Barrierefreiheitsmerkmale des Dokuments – wie Struktur, Lesereihenfolge und Tags – zu verbessern.
Was unter „PDF-Korrektur“ zu verstehen ist
PDF-Sanierung bedeutet, Barrieren für die Barrierefreiheit in einer bereits erstellten PDF-Datei zu identifizieren und zu beheben. Dadurch wird das Dokument für Menschen, die Bildschirmleseprogramme, Tastaturnavigation, aktualisierbare Braillezeilen und andere assistive Technologien nutzen, besser nutzbar.
Die Sanierung umfasst:
- Die Lesereihenfolge korrigieren
- Tags hinzufügen oder reparieren
- Überschriften, Absätze und Listen kennzeichnen
- Bilder mit aussagekräftigem Alternativtext versehen
- Tabellen und Tabellenüberschriften strukturieren
- Festlegen der Dokumentsprache und des Titels
- Beschriftung von Links und interaktiven Formularfeldern
Kurz gesagt: Durch die Korrektur wird die zugrunde liegende Struktur einer PDF-Datei verbessert, ohne deren beabsichtigte visuelle Darstellung zu verändern. Dies unterstützt Dokumentenzugänglichkeit für Menschen, die sich nicht allein auf die visuelle Formatierung verlassen können.
Warum die Korrektur von PDF-Dateien wichtig ist
PDF-Dateien werden häufig für Berichte, Richtlinien, Anträge, Lernmaterialien, Finanzinformationen und öffentliche Ressourcen verwendet. Sind diese Dokumente nicht barrierefrei, können Menschen mit Behinderungen möglicherweise wichtige Informationen nicht verstehen, Formulare nicht ausfüllen oder sich nicht selbstständig in der Datei zurechtfinden.
So kann ein Dokument beispielsweise auf dem Bildschirm gut strukturiert aussehen, aber dennoch bei der Verwendung mit einem Screenreader Schwierigkeiten bereiten. Überschriften werden möglicherweise nicht als solche erkannt, Tabellenzellen werden ohne Kontext vorgelesen oder eine mehrspaltige Seite wird in der falschen Reihenfolge angesagt. Die Barrierefreiheitsoptimierung von PDF-Dateien trägt dazu bei, diese Barrieren abzubauen.
Außerdem kann es Unternehmen dabei helfen, Dokumente an die einschlägigen Barrierefreiheitsstandards und -anforderungen anzupassen. Dazu können gehören WCAG 2.2, PDF/UAund Abschnitt 508 für die einschlägige Informations- und Kommunikationstechnologie der US-Bundesbehörden.
Die Anforderungen an die Barrierefreiheit variieren je nach Organisation, Branche, Standort und Zweck des Dokuments. Die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen ersetzt zwar keine rechtliche Beratung, bietet den Teams jedoch eine praktische Möglichkeit, den Zugang zu bestehenden Dokumenten zu verbessern und festgestellte Probleme hinsichtlich der Barrierefreiheit zu beheben.
PDF-Korrektur vs. PDF-Tagging
Das Tagging von PDF-Dateien ist ein wichtiger Bestandteil der Barrierefreiheitsoptimierung, doch die beiden Begriffe sind nicht gleichbedeutend. Durch das Tagging wird eine Strukturebene hinzugefügt, die assistiven Technologien mitteilt, um welchen Teil des Dokuments es sich jeweils handelt und in welchem Zusammenhang die Inhalte zueinander stehen.
Beispielsweise können Tags Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder und Links kennzeichnen. Außerdem unterstützen sie eine logische Lesereihenfolge und helfen so einem Screenreader dabei, Inhalte in der beabsichtigten Reihenfolge wiederzugeben.
Die Nachbearbeitung ist umfassender. Sie umfasst zwar das Taggen, beinhaltet aber auch die Überprüfung, ob die Tags korrekt sind und ob das PDF für die Leser sinnvoll ist. Dazu können das Verfassen von Bildbeschreibungen, das Korrigieren von Tabellenbeziehungen, das Festlegen von Dokument-Metadaten und die Überprüfung von Formularbezeichnungen gehören.
Weitere Informationen zur Rolle von Tags finden Sie unter Was ist ein mit Tags versehenes PDF?.
Tags sind für eine barrierefreie PDF-Datei erforderlich, doch Tags allein garantieren noch keine Konformität mit PDF/UA oder Section 508. Das Dokument muss dennoch sorgfältig validiert und von einer Person überprüft werden, insbesondere wenn es komplexe Inhalte enthält.
Der PDF-Korrekturprozess Schritt für Schritt
Ein einheitlicher Korrekturprozess hilft Teams dabei, Probleme bei der Barrierefreiheit systematisch anzugehen. Der genaue Arbeitsablauf hängt zwar vom Dokumenttyp ab, doch die folgenden Schritte bieten einen praktischen Ausgangspunkt.
1. Überprüfen Sie die vorhandene PDF-Datei
Überprüfen Sie zunächst die PDF-Datei auf mögliche Barrieren für die Barrierefreiheit. Verwenden Sie ein Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit, um die Tag-Struktur, die Lesereihenfolge, Bilder, Überschriften, Tabellen, Links, Spracheinstellungen und Metadaten der Datei zu überprüfen.
Automatisierte Prüfungen können viele technische Probleme schnell erkennen. Sie können jedoch nicht immer feststellen, ob der Inhalt im Kontext Sinn ergibt.
2. Die Lesereihenfolge und den Aufbau korrigieren
Machen Sie sich ein Bild davon, wie sich ein Screenreader durch das Dokument bewegt. Inhalte sollten in einer logischen Reihenfolge vorgelesen werden, ohne dass wiederholte Kopf- und Fußzeilen, Seitenleisten oder Spalten den Haupttext unterbrechen.
Überprüfen Sie anschließend, ob Überschriften, Absätze, Listen und andere Elemente korrekt markiert sind. Eine klare Überschriftenhierarchie erleichtert die Orientierung und das Verständnis in langen Dokumenten.
3. Fügen Sie Tags und aussagekräftigen Alternativtext hinzu
Fügen Sie Tags hinzu oder korrigieren Sie diese, damit assistive Technologien den Zweck jedes Inhaltselements erkennen können. Fügen Sie prägnante, zweckbezogene Alternativtexte für aussagekräftige Bilder, Grafiken, Diagramme und andere visuelle Inhalte hinzu.
Dekorative Bilder, die keine Informationen enthalten, sollten gegebenenfalls als Artefakte gekennzeichnet werden, damit sie das Leseerlebnis nicht beeinträchtigen. Die richtige Vorgehensweise hängt davon ab, ob ein Bild dem Dokument zusätzliche Bedeutung verleiht.
4. Tabellen, Links und Formulare überprüfen
Tabellen benötigen präzise Zeilen- und Spaltenüberschriften, damit die Leser die Zusammenhänge zwischen den Datenzellen nachvollziehen können. Komplexe Tabellen, zusammengeführte Zellen und mehrstufige Überschriften erfordern oft eine manuelle Korrektur.
Links sollten mit einem beschreibenden Text versehen sein, der ihr Ziel oder ihren Zweck erläutert. Interaktive Formulare benötigen eindeutige Beschriftungen, eine logische Tastaturnavigation und verständliche Anweisungen.
5. Dokumenteneigenschaften festlegen und erneut validieren
Vergewissern Sie sich, dass die PDF-Datei einen aussagekräftigen Titel und die richtige Dokumentsprache enthält. Diese Angaben helfen assistiven Technologien dabei, den Inhalt korrekt darzustellen.
Führen Sie nach der Behebung der Fehler die Validierung erneut durch und nehmen Sie anschließend eine abschließende manuelle Überprüfung vor. Überprüfen Sie das PDF nach Möglichkeit mit einem Screenreader oder einer anderen geeigneten assistiven Technologie, um Probleme zu erkennen, die ein automatisiertes Prüfprogramm möglicherweise nicht erfasst.
Bewährte Verfahren zur PDF-Korrektur
Eine wirksame Korrekturmaßnahme verbindet technische Validierung mit einer Fokussierung auf den Nutzer des Dokuments. Das Ziel besteht nicht lediglich darin, Fehlermeldungen zu reduzieren, sondern Informationen sowohl verständlich als auch nutzbar zu machen.
Beachten Sie die folgenden bewährten Verfahren zur PDF-Korrektur:
- Beginnen Sie mit der Originaldatei, sofern diese verfügbar ist.
- Verwenden Sie klare Überschriftenstrukturen und aussagekräftige Linktexte.
- Betrachten Sie automatisierte Prüfungen als Orientierungshilfe und nicht als endgültige Entscheidung.
- Überprüfen Sie die Lesereihenfolge in komplexen Layouts und mehrspaltigen Dokumenten.
- Tabellen und interaktive Formulare manuell überprüfen.
- Integrieren Sie die Überprüfung der Barrierefreiheit in Ihren Veröffentlichungsworkflow.
Es ist außerdem hilfreich, Dokumente mit großer Tragweite vorrangig zu behandeln. Öffentlich zugängliche Formulare, Richtlinien, Berichte, Bildungsmaterialien und Kundenmitteilungen sollten möglicherweise vorrangig behandelt werden, da die Menschen diese benötigen, um auf Informationen oder Dienstleistungen zuzugreifen.
Manuelle und automatisierte PDF-Korrektur
Automatisierte Tools können dazu beitragen, PDF-Sanierung schneller, indem häufige Probleme erkannt und eine erste Tag-Struktur erstellt wird. Dies ist besonders nützlich für Teams, die Dokumente effizient verbessern und dabei deren optisches Erscheinungsbild beibehalten müssen.
Grackle PDF bietet eine browserbasierte KI-gestützte automatische Kennzeichnung, die dabei hilft, die Dokumentstruktur, die Lesereihenfolge, Überschriften, Listen, Tabellen und Bilder zu identifizieren. Dabei bleiben die sichtbaren Markenzeichen und Schriftarten der PDF-Datei erhalten, und das Tool ist darauf ausgelegt, die Barrierefreiheit messbar zu verbessern.
Automatisierung ist ein wertvoller Ausgangspunkt, garantiert jedoch keine vollständige Konformität mit PDF/UA oder Section 508. Aussagekräftige Bildbeschreibungen, komplexe Tabellen, benutzerdefinierte Formulare und ungewöhnliche Layouts erfordern oft menschliches Urteilsvermögen und eine manuelle Überprüfung.
Eine ausführlichere Erläuterung dieses Ansatzes finden Sie unter Grundlagen der automatischen Verschlagwortung von PDF-Dokumenten.
Für Dokumente, die eine detaillierte manuelle Bearbeitung erfordern, unterstützt Grackle PDF Desktop einen umfassenderen Korrektur-Workflow. Unternehmen mit umfangreichen Dokumentenbeständen, speziellen Anforderungen oder begrenzten internen Kapazitäten können zudem von einem von Experten geleiteten Serviceansatz profitieren.
Wie sieht es mit gescannten oder reinen Bild-PDFs aus?
Gescannte und reine Bild-PDFs müssen einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen werden, bevor mit der Aufbereitung begonnen werden kann. Diese Dateien enthalten Bilder von Text statt echten Text, den ein Bildschirmleseprogramm oder ein Tool zur automatischen Tag-Erkennung interpretieren kann.
OCR erstellt zwar eine Textebene, schließt den Korrekturprozess jedoch nicht ab. Erkennungsfehler, falsche Spalten und falsch interpretierte Tabellen können das Dokument weiterhin beeinträchtigen, sodass die Ausgabe einer Überprüfung und Validierung durch den Menschen bedarf.
Wie GrackleDocs die PDF-Korrektur unterstützt
GrackleDocs bietet verschiedene Lösungsansätze an, die auf dem Dokumentenvolumen, der Komplexität und den internen Kapazitäten Ihres Teams basieren. Die browserbasierte automatische Kennzeichnung kann Teams dabei helfen, schnell mit der Nachbearbeitung zu beginnen, während Desktop-Tools und Expertendienstleistungen bei detaillierteren oder umfangreicheren Aufgaben Unterstützung bieten.
Verwenden Sie Grackle PDF, um eine erste Struktur zu erstellen und häufige Probleme hinsichtlich der Barrierefreiheit zu überprüfen. Für komplexe Dokumente oder Arbeitsabläufe, die zusätzliche Unterstützung erfordern, bieten Grackle PDF Desktop und die Korrekturdienste Optionen für eine detailliertere Korrektur und Validierung.
Wenn Sie die Kosten abwägen, eine Preisanfrage stellen.
Weitere Informationen zu Dokumentstandards finden Sie unter PDF/UA: Der weltweite Standard für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien.
Beginnen Sie mit der Korrektur von PDF-Dateien in Ihrem Browser
Die Optimierung von PDF-Dateien ist ein fortlaufender Prozess, um Dokumente inklusiver, barrierefreier und benutzerfreundlicher zu gestalten. Ein praktischer erster Schritt besteht darin, ein vorhandenes Dokument zu prüfen und festzustellen, welche Verbesserungen erforderlich sind.
Erste Schritte mit Grackle PDF und probieren Sie die browserbasierte PDF-Korrektur an Ihrer eigenen Datei aus.
