Wie man eine Section 508-konforme PDF-Datei erstellt

Die meisten PDF-Dateien sind nicht automatisch zugänglich. Wenn ein Dokument nicht ordnungsgemäß strukturiert ist, keine Tags enthält, nicht in der richtigen Reihenfolge gelesen werden kann oder keinen Alternativtext enthält, können unterstützende Technologien wie Bildschirmlesegeräte das Dokument nicht richtig interpretieren.

Zur Einhaltung von Abschnitt 508 des Rehabilitation Act von 1973 müssen Bundesbehörden und Organisationen, die Bundesmittel erhalten, sicherstellen, dass ihre elektronischen Dokumente für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind. Für PDFs bedeutet dies, dass sie die technischen Zugänglichkeitsstandards erfüllen, die mit den WCAG- und PDF/UA-Anforderungen übereinstimmen.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine wirklich Section 508-konforme PDF-Datei erstellen.

1. Beginnen Sie mit einem zugänglichen Quelldokument

Barrierefreiheit beginnt bereits vor der Erstellung der PDF-Datei.

Wenn Sie Microsoft Word verwenden, strukturieren Sie Ihr Dokument richtig, indem Sie die integrierten Überschriftenformate (H1, H2, H3), formatierte Listen und korrekt strukturierte Tabellen verwenden. Vermeiden Sie es, Text manuell fett zu formatieren, um Überschriften zu simulieren. Bildschirmleser verlassen sich auf die semantische Struktur, nicht auf die visuelle Gestaltung.

Legen Sie die Sprache des Dokuments fest und sorgen Sie für einen ausreichenden Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund. Vermeiden Sie die Verwendung von Farbe allein, um Bedeutung zu vermitteln.

Bei ordnungsgemäßem Export wird ein Großteil dieser Struktur in die PDF-Datei übernommen.

2. Ordnungsgemäße Kennzeichnung in der PDF-Datei sicherstellen

A konform PDF muss eine logische Tag-Struktur aufweisen. Tags definieren Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und andere Elemente, damit Hilfstechnologien die Inhaltshierarchie interpretieren können. In Adobe Acrobat Pro: Öffnen Sie das Tags-Bedienfeld, um die Struktur zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass die Überschriften einer logischen Hierarchie folgen. Vergewissern Sie sich, dass Listen und Tabellen ordnungsgemäß mit Tags versehen sind. Prüfen Sie, ob dekorative Elemente als Artefakte gekennzeichnet sind. Eine nicht gekennzeichnete PDF-Datei, auch wenn sie optisch sauber aussieht, ist nicht konform.

3. Prüfen der Lesereihenfolge

Die Lesereihenfolge bestimmt, wie der Inhalt für Benutzer von Bildschirmlesegeräten dargestellt wird.

Verwenden Sie das Acrobat-Werkzeug für die Lesereihenfolge, um zu prüfen, ob der Inhalt logisch von oben nach unten und von links nach rechts fließt. Mehrspaltige Layouts bestehen diesen Test oft nicht und müssen manuell korrigiert werden.

4. Hinzufügen von Alternativtext zu aussagekräftigen Bildern

Bilder, die Informationen vermitteln, müssen einen beschreibenden Alternativtext enthalten. Dekorative Bilder sollten als Artefakte gekennzeichnet werden, damit sie von Screenreadern ignoriert werden.

Der Alt-Text sollte den Zweck beschreiben, nicht das Aussehen. Anstelle von “Bild eines Diagramms” schreiben Sie “Balkendiagramm, das den Anstieg der Einnahmen um 25% von 2022 bis 2023 zeigt”.”

5. Tabellen richtig strukturieren

Tabellen müssen programmatisch definierte Kopfzeilen enthalten. Es reicht nicht aus, die erste Zeile in Fettdruck zu setzen.

Jede Datenzelle muss mit der richtigen Kopfzeile verknüpft werden. Komplexe Tabellen können zusätzliche Anpassungen der Kennzeichnung erfordern.

Beispiel: Warum korrekte Tabellenüberschriften wichtig sind

Betrachten Sie die folgende einfache Tabelle:

Optisch erscheint diese Tabelle strukturiert, weil die erste Zeile fett formatiert ist. Eine fette Formatierung allein macht eine Tabelle jedoch nicht zugänglich.

Damit eine PDF-Datei den Anforderungen von Section 508 entspricht, müssen die Kopfzeilen programmatisch definiert werden. Das bedeutet, dass die Kopfzeilenzellen als Tabellenüberschriften (TH) gekennzeichnet und nicht nur visuell gestaltet werden müssen.

Wenn die Tabelle nicht richtig getaggt ist, kann ein Bildschirmlesegerät den Inhalt als fortlaufenden Textstrom lesen:

“Jahr Einnahmen Gewinn 2022 1.000.000 200.000 2023 1.250.000 275.000.”

Ohne Kopfzeilenzuordnungen können die Benutzer nicht feststellen, welche Daten zu welcher Spalte gehören.

Bei korrekter Kennzeichnung zeigt ein Bildschirmlesegerät jeden Wert mit der zugehörigen Überschrift an, wie z. B.:

“Reihe 2: Jahr: 2022. Einnahme: $1.000.000. Gewinn: $200.000.”

Diese strukturierte Beziehung zwischen Überschriften und Datenzellen ist für die Zugänglichkeit unerlässlich.

Überlegungen zu komplexen Tabellen

Komplexere Tabellen erfordern zusätzliche Aufmerksamkeit. Zum Beispiel:

In diesem Beispiel fungiert “Umsatz” als gruppierte Spaltenüberschrift, während “2022” und “2023” als Unterüberschriften fungieren. Um dies zugänglich zu machen:

• Der Kopfbereich (Zeile oder Spalte) muss richtig definiert sein.
• Kopfzellen können explizite Verknüpfungen mit Datenzellen erfordern.
• Zusammengefügte Zellen sollten mit Vorsicht verwendet werden, da sie oft die strukturelle Logik durchbrechen.

Werden diese Beziehungen nicht programmatisch definiert, kann dies zu einer falschen Lesereihenfolge und einer Fehlinterpretation der Daten durch unterstützende Technologien führen.

Wie man die Zugänglichkeit von Tabellen verbessert

In Microsoft Word:

• Verwenden Sie die Option “Kopfzeile” im Tabellenentwurf.
• Vermeiden Sie die manuelle Formatierung von Überschriften nur mit fettgedrucktem Text.
• Minimieren Sie verschmolzene Zellen wo immer möglich.

In Adobe Acrobat Pro:

• Überprüfen Sie, ob die Kopfzellen als im Bedienfeld Tags.
• Verwenden Sie den Tabelleneditor, um den Umfang und die Zuordnungen von Überschriften zu bestätigen.
• Stellen Sie sicher, dass die Datenzellen () werden korrekt auf ihre jeweiligen Kopfzeilen abgebildet.

Die Zugänglichkeit basiert auf der Struktur, nicht auf dem Aussehen. Eine Tabelle, die visuell korrekt aussieht, kann dennoch nicht den Anforderungen entsprechen, wenn die zugrunde liegende Kennzeichnung unvollständig ist.

6. Formulare zugänglich machen

Wenn Ihre PDF-Datei Formularfelder enthält:

• Fügen Sie eindeutige Feldbezeichnungen hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge der Registerkarten einer logischen Abfolge folgt.
• Geben Sie Anweisungen und Fehlerrückmeldungen.

Die Zugänglichkeit von Formularen ist einer der häufigsten Fehlerpunkte bei 508-Audits.

Beispiel: Barrierefreie PDF-Formularfelder (Beschriftungen, Tabulatorreihenfolge, Anweisungen, Fehler)

Stellen Sie sich ein einfaches PDF-Formular vor, in dem ein Benutzer um einen Rückruf bittet:

• Vollständiger Name
• E-Mail Adresse
• Rufnummer
• Bevorzugte Kontaktmethode (E-Mail / Telefon)
• Schaltfläche "Senden

Wie eine nicht konforme PDF-Datei oft aussieht (häufige 508-Fehler)

Optisch sieht die Form gut aus. Aber unter der Haube:

• Die Felder sind nicht beschriftet (oder die Beschriftungen sind nicht programmatisch mit den Feldern verbunden).
• Die Reihenfolge der Registerkarten springt willkürlich auf der Seite umher.
• Pflichtfelder sind nur mit einem roten Sternchen gekennzeichnet (nur Farbe).
• Wenn der Benutzer fehlende Daten eingibt, erscheint die Fehlermeldung visuell, wird aber nicht an Bildschirmleser weitergegeben.

Was ein Screenreader-Benutzer erlebt:

• “Bearbeiten. Bearbeiten. Bearbeiten.” (keine Ahnung, wofür die einzelnen Felder da sind)
• Sprünge mit der Tabulatortaste von E-Mail → Senden → Telefon → Zurück zu Name
• Sie senden das Formular ab, und nichts ergibt einen Sinn, weil der Fehler nicht verständlich mitgeteilt wird.

Das ist ein Fehler bei einem 508-Audit.

7. Dokumenteigenschaften und Metadaten festlegen

Eine konforme PDF-Datei sollte Folgendes enthalten:

• Dokumententitel (wird in der Titelleiste angezeigt)
• Definierte Dokumentensprache
• Geeignete Metadatenfelder

Dadurch wird sichergestellt, dass unterstützende Technologien das Dokument richtig interpretieren.

8. Vermeiden Sie reine Bild-PDFs (gescannt)

Gescannte Dokumente sind im Wesentlichen Bilder. Ohne OCR (Optical Character Recognition) und ordnungsgemäße Kennzeichnung sind sie nicht zugänglich.

Führen Sie die OCR in Acrobat aus und überprüfen Sie dann manuell die Markierung und die Lesereihenfolge.

So prüfen Sie, ob Ihre PDF-Datei den Anforderungen von Section 508 entspricht

Konformität Verwenden Sie in einem ersten Durchgang automatische Zugänglichkeitsprüfungen. Adobe Acrobat Pro enthält eine Zugänglichkeitsprüfung, die strukturelle Probleme aufzeigt.

Automatisierte Tests sind jedoch keine Garantie für die Einhaltung der Vorschriften. Eine manuelle Überprüfung ist unerlässlich.

Für eine umfassendere Validierung werden Tools wie ADScan kann gegen PDF/UA testen Normen und bieten detaillierte Anleitungen für Abhilfemaßnahmen.

Können Sie ein Microsoft Word-Dokument 508-konform gestalten?

Ja, und das sollten Sie auch. Die Erstellung einer barrierefreien PDF-Datei beginnt mit einem barrierefreien Word-Dokument. Word enthält integrierte Funktionen für Barrierefreiheit wie z. B.:

• Überschriftenstile für die Struktur
• Alttextfelder für Bilder
• Barrierefreie Tabellenformatierung
• Spracheinstellungen
• Zugänglichkeits-Checker

Wenn sie richtig strukturiert sind, bleibt beim Export in das PDF-Format ein Großteil dieser Zugänglichkeit erhalten, was den Zeitaufwand für spätere Korrekturen erheblich verringert.

Jenseits von Compliance: Warum es wichtig ist

Die Einhaltung von Abschnitt 508 ist nicht nur eine gesetzliche Vorschrift. Sie gewährleistet einen gleichberechtigten Zugang zu Informationen und verringert das Risiko von Beschwerden über die Barrierefreiheit oder von Audits.

Barrierefreie PDF-Dateien verbessern die Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzer, auch für diejenigen, die mobile Geräte, Bildschirmlupen oder die Tastaturnavigation verwenden.

Die Einhaltung der Vorschriften ist die Grundlage. Die Benutzerfreundlichkeit ist das Ziel.