Universitäten erstellen und verbreiten eine außerordentlich große Menge an digitalen Dokumenten. Lehrmaterialien, Zulassungsformulare, Forschungsberichte, Richtlinien, Informationen zur Studienfinanzierung, Veranstaltungsprogramme, Ressourcen für Lehrkräfte und Mitteilungen an Studierende können sich über Jahre hinweg in den verschiedenen Fachbereichen ansammeln.
Die Dokumentlandschaft im Hochschulbereich wird selten von einem einzigen Verantwortlichen, einem einzigen Format oder einem einzigen Veröffentlichungsprozess geprägt. Daher kann die Verbesserung der Barrierefreiheit von Dokumenten im Hochschulbereich nicht von einmaligen Sanierungsanfragen abhängen. Die Hochschulen benötigen eine wiederholbare Strategie, die ihnen hilft, ihren Dokumentenbestand zu erfassen, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden, und zu verhindern, dass neue Barrieren entstehen.
Ein Reifegradmodell bietet diese Struktur. Es gibt Führungskräften eine realistische Möglichkeit, den Übergang von reaktiven Korrekturmaßnahmen zu einem nachhaltigen, campusweiten Ansatz für barrierefreie Dokumente zu vollziehen.
Das Problem des Dokumentenaufwands geht über die Zuständigkeit einer einzelnen Abteilung hinaus
Der Dokumentenbestand einer Universität ist keine einzelne Bibliothek mit PDF-Dateien, die von einem zentralen Team gepflegt wird. Es handelt sich vielmehr um ein lebendiges Netzwerk von Inhalten, die in den verschiedenen Fachbereichen, im Studentenwerk, in der Verwaltung, in der Forschung, in den Bibliotheken, im Sportbereich und im Rahmen externer Partnerschaften erstellt werden.
Einige Dokumente sind öffentlich zugänglich und werden häufig aufgerufen, wie beispielsweise Zulassungshinweise oder Studienführer. Andere werden über Lernmanagementsysteme, Fachbereichswebseiten, E-Mail-Kampagnen oder sichere Studentenportale bereitgestellt. Sie können in Word, PowerPoint, Google Workspace, Desktop-Publishing-Tools, Tabellenkalkulationsprogrammen oder Altsystemen erstellt werden, bevor sie in PDF-Dateien konvertiert werden.
Dieses Ausmaß stellt eine schwierige, aber wichtige Herausforderung für Dokumentenzugänglichkeit. Ein Dokument mag auf dem Bildschirm zwar ansprechend aussehen, kann jedoch für Nutzer von Bildschirmleseprogrammen, Tastaturnavigation, Vergrößerungsfunktionen oder anderen assistiven Technologien dennoch Hindernisse darstellen.
Zu den häufigsten Problemen gehören:
- Fehlende oder fehlerhafte Überschriftenstrukturen
- Unklare Lesereihenfolge in PDF-Dateien
- Nicht gekennzeichnete oder komplexe Tabellen
- Bilder ohne aussagekräftige Textalternativen
- Links, bei denen nicht klar ist, wohin sie führen
- Gescannte Dokumente ohne durchsuchbare Textebene
Diese Probleme beschränken sich selten auf ein einzelnes Team. Eine zentrale Stelle für Barrierefreiheit mag das Problem zwar erkennen, doch die Personen, die Dokumente erstellen und veröffentlichen, sind oft über die gesamte Einrichtung verteilt.
Warum einmalige Abhilfemaßnahmen nicht skalierbar sind
Eine einmalige Abhilfemaßnahme kann hilfreich sein, wenn ein Studierender, ein Lehrender oder ein Mitglied der Öffentlichkeit sofortigen Zugriff auf ein Dokument benötigt. Sie bleibt ein wichtiger Bestandteil eines reaktionsschnellen Barrierefreiheitsprozesses.
Wenn Dokumente jedoch erst dann barrierefrei gestaltet werden, wenn jemand dies beantragt, wird das Problem der Praktiken, die zu nicht barrierefreien Inhalten geführt haben, nicht gelöst. Solange dieselben Vorlagen, Werkzeuge und Veröffentlichungsgewohnheiten bestehen bleiben, kann der Rückstand schneller anwachsen, als ein zentrales Team ihn bewältigen kann.
Ein Reifegradmodell für Barrierefreiheit schafft einen nachhaltigeren Weg. Es verbindet reaktive Korrekturmaßnahmen mit proaktiver Priorisierung, bewährten Verfahren für barrierefreie Inhalte, Schulungen und Governance, um Hochschulen dabei zu unterstützen, die Barrierefreiheit von Dokumenten als kontinuierlichen Prozess zu verwalten.
Ein fünfstufiges Reifegradmodell für die Barrierefreiheit von Dokumenten an Hochschulen
Ein Reifegradmodell ist ein praktischer Rahmen, um die aktuellen Fähigkeiten zu erfassen und die nächsten Verbesserungsschritte zu planen. Es setzt nicht voraus, dass jede Abteilung sofort denselben Reifegrad erreicht. Vielmehr hilft es Führungskräften dabei, eine gemeinsame Ausrichtung festzulegen, um stetige und messbare Fortschritte zu erzielen.
Die folgenden fünf Phasen bieten ein nützliches Modell für die Barrierefreiheit von Dokumenten im Hochschulbereich.
1. Ad-hoc: Barrierefreiheit wird nur dann thematisiert, wenn ein Problem gemeldet wird
In der Ad-hoc-Phase erfolgt die Arbeit im Bereich Barrierefreiheit größtenteils reaktiv. Ein Dokument wird erst dann angepasst, wenn jemand ein Problem meldet oder Bedenken äußert.
Diese Phase mag zwar guten Willen zeigen, kann jedoch dazu führen, dass Studierende und Mitarbeiter lange auf den Zugang warten müssen. Außerdem bietet sie nur begrenzte Einblicke darin, wie viele nicht barrierefreie Dokumente es gibt, wo diese gespeichert sind und welche Teams sie erstellen.
Was in dieser Phase hilfreich ist: Legen Sie ein klares Verfahren für die Anforderung barrierefreier Formate fest, dokumentieren Sie wiederholt auftretende Probleme und ermitteln Sie die Abteilungen, aus denen die meisten Anfragen stammen.
2. Reaktiv: Die Teams beginnen damit, bekannte Dokumentenrisiken anzugehen
In der reaktiven Phase hat die Einrichtung wiederkehrende Probleme hinsichtlich der Barrierefreiheit erkannt. Zentrale Teams haben möglicherweise damit begonnen, besonders wichtige PDF-Dateien zu überprüfen oder den Verantwortlichen für die Dokumente entsprechende Anleitungen zu geben.
Die Arbeit wird nach wie vor weitgehend von dringenden Erfordernissen bestimmt, doch die Verantwortlichen beginnen, nützliche Informationen zu sammeln. Möglicherweise wissen sie, dass Zulassungsunterlagen, Formulare für die Studienfinanzierung oder Richtlinienkataloge Aufmerksamkeit erfordern, auch wenn sie noch keine vollständige Bestandsaufnahme haben.
Was in dieser Phase hilft: Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Dokumente, die für die Öffentlichkeit und für Studierende bestimmt sind. Ermitteln Sie, welche Dokumenttypen am häufigsten verwendet werden, rechtlich sensibel sind oder für den Zugang zu einer Dienstleistung erforderlich sind.
3. Verwaltet: Auf dem Campus gibt es ein Verfahren zur Priorisierung
In der „Managed“-Phase wird die Barrierefreiheit von Dokumenten zu einer geplanten Maßnahme und nicht mehr zu einer Reihe vereinzelter Aufgaben. Die Einrichtung verfügt über Kriterien, anhand derer entschieden wird, welche Inhalte zuerst geprüft und angepasst werden sollen.
Diese Kriterien sollten die tatsächlichen Auswirkungen auf die Nutzer widerspiegeln. Dokumente mit hohem Zugriffsaufkommen, Unterlagen für die Zulassung oder Immatrikulation, Finanzinformationen, Richtlinien, Formulare und Dokumente im Zusammenhang mit wesentlichen Dienstleistungen für Studierende sollten grundsätzlich Vorrang erhalten.
Was in dieser Phase hilft: Verwenden Sie ein Triage-Modell, das auf Nutzung, Zielgruppe und Risiko basiert:
Verwendung: Wird das Dokument häufig heruntergeladen, geteilt oder als Quelle herangezogen?
Zielgruppe: Wird es von Studieninteressierten, eingeschriebenen Studierenden, Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit benötigt?
Risiko: Hat dies Auswirkungen auf Rechte, Leistungen, Fristen, die Teilnahme am Studium oder den Zugang zu Dienstleistungen?
Format: Handelt es sich um eine PDF-Datei, die ausschließlich aus gescannten Bildern besteht, um ein komplexes Formular oder um ein Dokument mit umfangreichen Tabellen?
Eigentumsverhältnisse: Gibt es eine Abteilung, die die Quelldatei aktualisieren und künftig pflegen kann?
Diese Phase bietet der Einrichtung eine fundierte Methode, um die begrenzten Ressourcen für Korrekturmaßnahmen gezielt auf die Inhalte zu konzentrieren, die am wichtigsten sind.
4. Standardisiert: Barrierefreiheit ist bereits bei der Dokumentenerstellung berücksichtigt
In der standardisierten Phase ist Barrierefreiheit nicht mehr nur eine nachträgliche Maßnahme. Der Campus verfügt über gemeinsame Vorlagen, dokumentierte Veröffentlichungsstandards, Schulungen und Überprüfungsprozesse, die den Verfassern von Inhalten helfen, von Anfang an barrierefreiere Dokumente zu erstellen.
Hier setzt der Abbau des Barrierefreiheitsrückstands einer Universität an. Ein gut strukturiertes Dokument oder eine gut strukturierte Präsentation lässt sich weitaus leichter in ein nutzbares, mit Tags versehenes PDF umwandeln als eine Datei, die ohne Überschriften, Tabellenstruktur, aussagekräftige Linktexte oder Bildbeschreibungen erstellt wurde.
Was in dieser Phase hilft: Entwickeln Sie barrierefreie Vorlagen für gängige Dokumenttypen wie Lehrpläne, Richtlinien, Formulare, Berichte und Präsentationen. Beziehen Sie die Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten in die Beschaffungsprozesse, die Inhaltsverwaltung und die Veröffentlichungsabläufe der Abteilungen ein.
Weitere Informationen zum Thema Zugang zur Hochschulbildung finden Sie unter Die Rolle von GrackleDocs bei der Förderung der Barrierefreiheit im Hochschulbereich.
5. Nachhaltig: Die Barrierefreiheit wird geregelt, gemessen und kontinuierlich verbessert
In der konsolidierten Phase ist Barrierefreiheit ein fester Bestandteil des Umgangs der Einrichtung mit digitalen Inhalten. Die Führungskräfte überprüfen die Barrierefreiheit der Dokumente, sorgen für fortlaufende Schulungen, aktualisieren Vorlagen und nutzen Daten, um wiederkehrende Hindernisse zu identifizieren.
Die Universität verfügt über die Abläufe, die Rechenschaftspflichten und die Instrumente, um den Anforderungen an die Barrierefreiheit effektiv gerecht zu werden und gleichzeitig die Erstellung barrierefreier Dokumente in großem Umfang zu fördern.
Was in dieser Phase hilft: Legen Sie die Zuständigkeiten für wichtige Dokumentensammlungen fest, überwachen Sie die Veröffentlichungspraktiken, beziehen Sie Menschen mit Behinderungen in das Feedback zur Benutzerfreundlichkeit ein und überprüfen Sie die Fortschritte bei der Barrierefreiheit im Rahmen der regelmäßigen digitalen Governance.
Räumen Sie dem Backkatalog Priorität ein, bevor er zu einem endlosen Projekt wird
Eine ausgereifte Strategie beginnt nicht damit, jedes einzelne alte PDF-Dokument zu überarbeiten. Dieser Ansatz kann Zeit und Geld verschlingen, ohne den Zugriff auf die Dokumente zu verbessern, die die Nutzer tatsächlich benötigen.
Stattdessen sollten Führungskräfte zwischen aktiven Inhalten, hochwertigen historischen Inhalten und Material unterscheiden, das als archiviert gelten könnte. Gemäß der Vorschrift des Justizministeriums zur Barrierefreiheit von Web- und Mobilanwendungen gemäß Titel II, können bestimmte bereits vorhandene elektronische Dokumente und archivierte Webinhalte unter festgelegte Ausnahmen fallen. Die bloße Kennzeichnung von Inhalten als “archiviert” führt jedoch nicht zu einer Ausnahme, und Dokumente, die derzeit für den Zugriff auf Dienste, Programme oder Aktivitäten genutzt werden, haben im Allgemeinen weiterhin Priorität hinsichtlich der Barrierefreiheit.
Ein praktischer Prozess zur Dokumentenauswahl kann mit den folgenden Fragen beginnen:
- Ist dieses Dokument noch aktuell und wird es aktiv genutzt?
- Unterstützt es einen unverzichtbaren Bereich im Bildungswesen, in der Arbeitswelt oder im öffentlichen Dienst?
- Ist es auf einer stark frequentierten Seite verfügbar oder im Rahmen einer wichtigen Customer Journey erforderlich?
- Enthält es Fristen, Informationen zur Teilnahmeberechtigung, Rechte oder Anweisungen?
- Kann das Originaldokument aktualisiert werden, anstatt nur die PDF-Datei anzupassen?
- Wäre es möglich, diese Informationen besser in Form einer barrierefreien Webseite bereitzustellen?
Dieser Ansatz fördert sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Effizienz. Er hilft Teams dabei, zunächst wesentliche Hindernisse zu beseitigen und gleichzeitig fundierte Entscheidungen über Inhalte mit geringerer Priorität zu treffen.
Die gesetzliche Frist sollte als Orientierungshilfe für die Planung dienen und keine Panik auslösen
Für öffentliche Universitäten und Hochschulen, die staatliche oder kommunale Einrichtungen sind, ADA Titel II ist ein wesentlicher Planungsfaktor. Die Vorschrift des Justizministeriums zur Barrierefreiheit von Web- und Mobilanwendungen verpflichtet die betroffenen öffentlichen Einrichtungen dazu, WCAG 2.1 Stufe AA für die von ihnen bereitgestellten oder zur Verfügung gestellten Webinhalte und mobilen Apps, vorbehaltlich festgelegter Ausnahmen und Einschränkungen.
Das Justizministerium hat die ursprünglichen Fristen für die Umsetzung bis 2026 verlängert.. Öffentliche Einrichtungen, die eine Gesamtbevölkerung von 50.000 oder mehr versorgen, müssen die Vorschriften bis zum 26. April 2027 erfüllen, während öffentliche Einrichtungen, die weniger als 50.000 Menschen versorgen, sowie Verwaltungen von Sonderbezirken die Vorschriften bis zum 26. April 2028 erfüllen müssen.
Bei öffentlichen Hochschulen richtet sich der maßgebliche Schwellenwert nicht nach der Zahl der eingeschriebenen Studierenden. Er ist basierend auf der Einwohnerzahl des übergeordneten Landes oder der übergeordneten kommunalen Gebietskörperschaft, wobei die entsprechende, auf der Volkszählung basierende Methode zur Anwendung kommt. So kann beispielsweise eine staatliche Universität mit 40.000 Studierenden die Frist einhalten, die für die Einwohnerzahl ihres Bundeslandes gilt.
Diese Regel unterscheidet sich von Abschnitt 508, der für US-Bundesbehörden gilt. Die meisten öffentlichen Hochschulen und Universitäten sollten nicht davon ausgehen, dass Abschnitt 508 für sie maßgeblich ist, nur weil sie Bundesmittel erhalten. ADA Titel II und § 504 Diese Überlegungen sind in der Regel von größerer Bedeutung, und die Institutionen sollten sich rechtlich beraten lassen, wie die Anforderungen auf ihre jeweiligen Umstände anzuwenden sind.
Die Frist bietet eine gute Gelegenheit, ein Dokumentenverzeichnis, ein Governance-Modell und einen nachhaltigen Veröffentlichungsprozess aufzubauen.
Tools sollten den Fortschritt in jeder Reifephase unterstützen
Die Technologie unterstützt Dokumentenverantwortliche und Barrierefreiheitsteams, indem sie ihnen während des gesamten Reifegradmodells praktische Einblicke liefert. Sie ergänzt klare Richtlinien, Schulungen und eine fundierte Überprüfung durch Fachpersonal.
Bereits zu Beginn des Prozesses können Bewertungsinstrumente den Hochschulen dabei helfen, den Zustand einzelner PDF-Dateien zu erfassen und wiederkehrende Probleme in Dokumentensammlungen zu identifizieren. Grackle GO bietet eine browserbasierte Bewertung der Barrierefreiheit von PDF-Dateien, eine Tag-Tree-Analyse sowie die Erstellung von Berichten.
Da die Teams der aktiven Fehlerbehebung Priorität einräumen, Grackle PDF Unterstützt geführte Arbeitsabläufe für Tags, Lesereihenfolge, Tabellen, Links, Bilder, Formularfelder und Metadaten. Bei gescannten oder rein aus Bildern bestehenden PDF-Dateien ist eine optische Zeichenerkennung (OCR) erforderlich, bevor Teams deren Text und Struktur effektiv bearbeiten können.
Tools sorgen für eine messbare Verbesserung der Barrierefreiheit, während komplexe Dokumente von einer manuellen Überprüfung profitieren, bei der Bedeutung, Lesereihenfolge, Tabellenbeziehungen und Alternativtext im Kontext bewertet werden. Bei umfangreichen oder hochkomplexen Beständen können fachliche Unterstützung bei der Barrierefreiheitsoptimierung oder Desktop-Workflows den Hochschulen zudem dabei helfen, barrierefreie Dokumentenpraktiken zu bewerten, zu priorisieren, zu optimieren, zu standardisieren und langfristig aufrechtzuerhalten.
Beginnen Sie mit einer Ausgangsbasis und bauen Sie dann Schwung auf
Ein campusweites Programm zur Barrierefreiheit von Dokumenten muss nicht mit einer lückenlosen Bestandsaufnahme beginnen. Es benötigt eine verlässliche Ausgangsbasis und eine klare erste Prioritätenliste.
Ermitteln Sie zunächst die Dokumentensammlungen, die die wichtigsten Nutzerpfade von Studierenden und der Öffentlichkeit unterstützen. Bewerten Sie eine repräsentative Stichprobe, identifizieren Sie wiederkehrende Hindernisse, weisen Sie Verantwortliche zu und erstellen Sie einen Maßnahmenplan für Inhalte mit hoher Priorität. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Vorlagen, Schulungen und Veröffentlichungsstandards institutionenweit zu verbessern.
Um genauer zu erfahren, wie Barrierefreiheits-Tools und -Dienste Bildungsteams unterstützen können, besuchen Sie Grackle für Bildung. Sie können auch Grackle PDF verwenden für die geführte Korrektur und Validierung.
Die campusweite Barrierefreiheit lässt sich bewältigen, wenn sie als fortlaufender Prozess und nicht als einmaliges Bereinigungsprojekt betrachtet wird. Ein Reifegradmodell bietet den Hochschulen einen praktischen Weg, barrierefreie Dokumente in dem Umfang zu erstellen, zu pflegen und zu verbessern, wie es im Hochschulbereich erforderlich ist.
