Jedes Word-Dokument und jede PowerPoint-Präsentation beginnt mit einer Reihe kleiner Entscheidungen beim Verfassen. Eine Überschrift wird formatiert oder fett gesetzt. Ein Bild wird beschrieben oder ohne Erläuterung belassen. Eine Tabelle wird mit klaren Überschriften erstellt oder ausschließlich auf ihr Erscheinungsbild hin formatiert.
Diese Entscheidungen beeinflussen, wie die Nutzer den fertigen Inhalt wahrnehmen. Sie bestimmen auch, wie viel Arbeit erforderlich sein kann, bevor das Dokument bereit ist, geteilt, exportiert oder veröffentlicht zu werden. Grackle Büro integriert Barrierefreiheitsfunktionen direkt in die Erstellungsumgebung, sodass Teams Probleme bereits während der Entstehung des Dokuments beheben können.
Zwei Wege, die jedes Dokument einschlagen kann
Ein Dokument kann bereits bei der Erstellung – beginnend mit der ersten Überschrift, dem ersten Bild und der ersten Tabelle – unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit gestaltet werden. Alternativ kann es auch erst nach Fertigstellung überprüft werden; in diesem Fall muss der Autor möglicherweise den Inhalt überarbeiten, die Struktur neu gestalten oder einen Spezialisten hinzuziehen.
Der Unterschied ist praktischer Natur. Wenn Barrierefreiheitsprüfungen direkt in Word oder PowerPoint durchgeführt werden, können Autoren Probleme beheben, solange sie den Zweck des Inhalts und die Zielgruppe noch im Blick haben. Dies ebnet den Weg zu WCAG 2.2 AA-konforme Inhalte und reduziert den Aufwand bei der Aufbereitung von Dokumenten für eine breitere Verbreitung.
Die Nachbearbeitung in einer späten Phase spielt nach wie vor eine wichtige Rolle, insbesondere bei Altdaten, komplexen Layouts und Dokumenten, die bereits als PDF veröffentlicht wurden. Die barrierefreie Erstellung bietet Teams jedoch eine bessere Ausgangsbasis, bevor Inhalte ihr ursprüngliches Format verlassen.
Wo sich das Grackle-Büro befindet
Grackle Büro ist ein einziges Microsoft 365-Add-In für Word und PowerPoint. Es funktioniert direkt in der Bearbeitungsumgebung über einen integrierten Aufgabenbereich und ermöglicht es Benutzern, nach Barrierefreiheitsproblemen zu suchen, angeleitete Korrekturen durchzuführen und Inhalte zu überprüfen, ohne auf eine separate Plattform wechseln zu müssen.
Dies ist besonders für Kommunikationsteams und Autoren von Inhalten wichtig, die Dokumente unter Zeitdruck erstellen. Anstatt eine fertige Datei zu exportieren und einen separaten Überprüfungsprozess einzuleiten, können sie bereits beim Verfassen, Bearbeiten, Gestalten und Vorbereiten der Inhalte für die Freigabe auf Aspekte der Barrierefreiheit eingehen.
Grackle Office läuft innerhalb des Microsoft-Ökosystems, ohne dass eine serverseitige Konvertierung oder Erfassung von Dokumentendaten erforderlich ist. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die sensible interne Daten, Kunden-, Behörden-, Finanz- oder Mitarbeiterdaten verwalten.
Das Add-In wurde entwickelt, um Überprüfungen in Word und PowerPoint zu unterstützen, einschließlich Aspekten der Barrierefreiheit in Bezug auf Überschriften, Bilder, Tabellen, Farbkontrast, Listen und Lesereihenfolge. Die anleitende Benutzeroberfläche setzt diese Überprüfungen in Maßnahmen um, die Autoren direkt im Dokument selbst vornehmen können.
Konkrete Momente, in denen sich dies ändert
Die Barrierefreiheit lässt sich leichter handhaben, wenn dem Autor genau in dem Moment, in dem er eine Entscheidung trifft, entsprechende Hinweise angezeigt werden. Grackle Office konzentriert sich auf die Teile von Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen, die am häufigsten Einfluss darauf haben, wie assistive Technologien Inhalte vermitteln.
Überschriftenstruktur während des Schreibens
Überschriften verleihen einem Dokument oder einer Präsentation eine sinnvolle Hierarchie. Grackle Office hilft Autoren dabei, Probleme mit Überschriften bereits während der Strukturierung des Inhalts zu erkennen, und ermöglicht so eine übersichtlichere Navigation für Nutzer von Bildschirmleseprogrammen.
Alternativtext beim Hinzufügen von Bildern
Bilder, Grafiken und Diagramme enthalten oft wichtige Informationen. Grackle Office fordert Autoren dazu auf, Bildbeschreibungen zu überprüfen, und kennzeichnet von der KI generierten Platzhaltertext, um sicherzustellen, dass der Alternativtext aussagekräftig ist und den Zweck des Bildmaterials widerspiegelt.
Tabellen, während Sie sie erstellen
Tabellen können schwer zu interpretieren sein, wenn Überschriften, Struktur oder Lesereihenfolge unklar sind. Grackle Office überprüft Tabellenüberschriften und die damit verbundenen Barrierefreiheitskriterien und hilft Autoren dabei, Datentabellen zu erstellen, die Zusammenhänge deutlicher vermitteln.
Listen und Kontraste, während sich der Inhalt herauskristallisiert
Eine Liste, die mit manuell eingegebenen Bindestrichen erstellt wurde, sieht zwar wie eine Liste aus, wird von assistiver Technologie jedoch nicht als solche erkannt. Ebenso kann eine Markenfarbe zwar passend erscheinen, aber dennoch einen unzureichenden Kontrast aufweisen. Grackle Office erkennt diese Probleme und gibt gezielte Vorschläge, darunter Farbempfehlungen, die das erforderliche Kontrastverhältnis gewährleisten.
Reihenfolge der Lektüre, bevor eine Präsentation geteilt wird
PowerPoint-Folien enthalten oft Textfelder, Grafiken und Gestaltungselemente, deren Anordnung für Nutzer von Bildschirmleseprogrammen nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist. Grackle Office bietet eine realitätsnahe Vorschau für Bildschirmleseprogramme, die die von NVDA, JAWS und Narrator angesagte Lesereihenfolge anzeigt. So können Autoren die tatsächliche Darstellung der Folie überprüfen und nicht nur deren visuelles Layout.
Warum sich dadurch die Verantwortlichkeit nach oben verlagert
Der Verfasser eines Dokuments versteht dessen Bedeutung bereits zum Zeitpunkt der Erstellung. Er weiß, ob ein Bild dekorativen oder informativen Charakter hat, welche Überschrift ein neues Thema einleitet und wie der Leser eine Tabelle oder eine Folie interpretieren sollte.
Grackle Office bietet diesen Autoren direkte Unterstützung, ohne von ihnen zu erwarten, dass sie zu Barrierefreiheits-Experten werden. Geführte Prüfungen und Vorschläge zur Behebung von Problemen helfen ihnen dabei, fundierte Änderungen in Word und PowerPoint vorzunehmen – dort, wo sich die Inhalte am einfachsten verstehen und bearbeiten lassen.
Dies unterstützt auch die Teams für Barrierefreiheit und Compliance. Anstatt jedes Dokument erst nach der Veröffentlichung zu erhalten, können sie ihr Fachwissen auf komplexe Fälle, Qualitätsprüfungen, Schulungen, Governance und Materialien mit höherem Risiko konzentrieren. Die Autoren der Inhalte behalten die Verantwortung für die Entscheidungen, die sie am besten treffen können, während Spezialisten dort für Aufsicht sorgen, wo tieferes Fachwissen erforderlich ist.
Ein gemeinsam genutztes Add-In unterstützt zudem eine einheitlichere Erstellung von Inhalten abteilungsübergreifend. Teams können sowohl in Word als auch in PowerPoint dieselben Barrierefreiheitsprüfungen und Korrekturhinweise nutzen, was dazu beiträgt, gemeinsame Standards für die interne Kommunikation, Kundenmaterialien, Berichte, Präsentationen und öffentlich zugängliche Inhalte zu etablieren.
In Microsoft 365 integrierte Barrierefreiheitsfunktionen
Barrierefreies Erstellen von Inhalten ist am effektivsten, wenn es sich in die Tools einfügt, die die Nutzer bereits verwenden. In Organisationen, die mit Microsoft 365 vertraut sind, werden Berichte, Vorschläge, Richtlinien, Anleitungen und Mitteilungen häufig zunächst in Word und PowerPoint erstellt.
Grackle Office integriert Barrierefreiheitsprüfungen, angeleitete Korrekturen und Vorschauen für Bildschirmleseprogramme in diesen Arbeitsalltag. Es hilft Teams dabei, Inhalte bereits während der Erstellung zu überprüfen, die Kontrolle über ihre Dokumente zu behalten und fundiertere Entscheidungen zur Barrierefreiheit zu treffen, bevor eine Datei geteilt oder exportiert wird.
Weitere Argumente für die durchgängige Einbindung der Barrierefreiheit in alle Bereiche der Inhaltsverwaltung finden Sie unter warum Barrierefreiheit in Ihren Content-Workflow integriert werden sollte.
Barrierefreies Erstellen von Dokumenten in den Dokumentenalltag integrieren
Grackle Office hilft Autoren dabei, von Anfang an aussagekräftigere Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen zu erstellen, wobei direkt beim Verfassen und Gestalten der Inhalte eine geführte Unterstützung für Barrierefreiheit zur Verfügung steht.
Bei Dokumenten, die bereits als PDF exportiert wurden, Grackle PDF verwenden zur angeleiteten Überprüfung der Barrierefreiheit und zur Behebung von Mängeln.