Finanz-, Verwaltungs- und Marketingteams erstellen zwar sehr unterschiedliche Dokumente, stehen jedoch vor einer gemeinsamen Herausforderung: PDF-Dateien, die Informationen enthalten, auf die die Mitarbeiter eigenständig zugreifen müssen.
Ein Kontoauszug kann Aufschluss über die Kontobewegungen eines Kunden geben. Ein behördliches Formular kann darüber entscheiden, ob jemand eine öffentliche Leistung erhält. Ein Marketingbericht kann einem potenziellen Kunden die Fachkompetenz eines Unternehmens näherbringen. Wenn diese Dokumente schwer zu navigieren sind – beispielsweise mit einem Screenreader oder einer Tastatur –, reichen die Auswirkungen weit über die Formatierung hinaus.
Der richtige Workflow für die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten hilft Teams dabei, Dokumente zu erstellen, die übersichtlicher und benutzerfreundlicher sind und besser auf ihre Aufgaben abgestimmt sind. Im Folgenden wird erläutert, wie drei Teams Grackle PDF nutzen können, um ihre jeweiligen Prioritäten im Bereich Barrierefreiheit umzusetzen.
Das gemeinsame Problem: PDF-Dateien enthalten wichtige Informationen
PDFs sind nach wie vor ein gängiges Format für Dokumente, bei denen ein einheitliches Layout erforderlich ist. Sie werden häufig für Berichte, Formulare, Broschüren, Richtlinien, Kontoauszüge, öffentliche Bekanntmachungen und viele andere Kommunikationsmittel verwendet.
Für Leser, die assistive Technologien nutzen, erfordert ein PDF mehr als nur optisch ansprechend gestaltete Seiten. Es benötigt eine logische Struktur, die Überschriften, Absätze, Tabellen, Links, Bilder und Formularfelder deutlich macht. Dies ist die Grundlage für Dokumentenzugänglichkeit.
Grackle PDF ist ein browserbasiertes Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dateien und zur Behebung von Mängeln. Es benötigt kein Adobe Acrobat und kann Überschriften, Tabellen, Bilder, die Lesereihenfolge und Alternativtext in einem Durchgang automatisch kennzeichnen. Die Plattform bietet außerdem eine Echtzeit-Validierung und eine schrittweise Anleitung zur Behebung von Mängeln für Teams, die komplexe Probleme mit PDF-Dateien bearbeiten.
Automatisierung kann eine solide Ausgangsbasis schaffen, insbesondere bei Dokumenten mit begrenzter oder uneinheitlicher Struktur. Die Überprüfung durch Menschen ist nach wie vor wichtig. Eine Person muss sicherstellen, dass die Lesereihenfolge den Inhalt des Dokuments widerspiegelt, dass die Beziehungen zwischen den Überschriften in den Datentabellen korrekt sind und dass die Bildbeschreibungen die Informationen enthalten, die die Nutzer benötigen.
Für Teams mit hohem Dokumentenaufkommen oder speziellen Anforderungen, PDF-Zugänglichkeitsverbesserung bietet eine praktische Möglichkeit, bestehende Dokumente zu verbessern und gleichzeitig eine inklusivere digitale Kommunikation zu fördern.
Finanzen: Komplexe Finanzinformationen vereinfachen
Finanzteams erstellen häufig Dokumente mit einer hohen Informationsdichte, die kaum Raum für Mehrdeutigkeiten lassen. Kontoauszüge, Rechnungen, Anlageberichte, Steuerunterlagen und Zusammenfassungen von Versicherungsbedingungen können detaillierte Tabellen, Diagramme, Datumsangaben, Kontoinformationen und juristische Formulierungen enthalten.
Für einen Kunden oder Mitarbeiter, der einen Screenreader nutzt, ist der Zugriff auf das Dokument nur der erste Schritt. Die Informationen müssen auch verständlich sein. Eine Tabelle, die optisch übersichtlich erscheint, kann verwirrend wirken, wenn ihre Zeilen- und Spaltenüberschriften nicht korrekt beschriftet sind. Ein Diagramm benötigt möglicherweise Alternativtext, der die darin enthaltenen Erkenntnisse erläutert, anstatt es lediglich als Diagramm zu kennzeichnen.
Daher hat die Barrierefreiheit von Tabellen für Finanzteams hohe Priorität. Klar definierte Überschriften, Zellbeziehungen, der Geltungsbereich und die Lesereihenfolge liefern den Nutzern den notwendigen Kontext für Finanzkennzahlen.
Grackle PDF unterstützt Teams bei der Bearbeitung dieser strukturellen Details. Mit den integrierten Tools können Nutzer Tabellen, Verknüpfungen, Bilder, Tags und Metadaten überprüfen und korrigieren. Die tabellenorientierten Funktionen der Plattform unterstützen zudem Arbeiten mit Kopfzellen, Spannen sowie dem Zusammenführen und Aufteilen von Zellen.
Finanzteams können diesen Arbeitsablauf nutzen, um sich auf die Dokumente zu konzentrieren, die für die Nutzer die größten Auswirkungen haben, darunter:
- Kontoauszüge und Transaktionsübersichten
- Unterlagen zur Anmeldung für Sozialleistungen
- Offenlegungen zu Anlagen und Produkten
- Rechnungen, Quittungen und Zahlungsinformationen
- Jahresberichte und Finanzpräsentationen
- Formulare zu Steuern, Rechnungsstellung und Dienstleistungen
Leicht zugängliche Finanzdokumente tragen zu einer klareren Kommunikation bei. Außerdem helfen sie Unternehmen dabei, Kunden und Mitarbeitern mehr Eigenständigkeit bei der Einsicht in Informationen zu gewähren, die ihre Entscheidungen, Konten und Leistungen betreffen.
Regierung: Förderung des Zugangs zu öffentlichen Dienstleistungen und Informationen
Behörden veröffentlichen in großem Umfang PDF-Dateien. Bekanntmachungen, Anträge, Tagesordnungen für Sitzungen, öffentliche Unterlagen, Leitfäden und Programmaktualisierungen werden häufig zwischen den Abteilungen weitergeleitet und erreichen ein breites Publikum.
Diese Dokumente können entscheidend dafür sein, ob jemand ein öffentliches Programm versteht, einen Antrag stellen, an einer Sitzung teilnehmen, eine Gebühr entrichten oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen kann. Daher steht die Barrierefreiheit von Dokumenten in engem Zusammenhang mit den Erfahrungen der Bürger mit der Verwaltung.
Auch staatliche und kommunale Behörden müssen ihre Verantwortlichkeiten gemäß ADA Titel II. Die derzeitige Richtlinie zur Barrierefreiheit im Web und auf Mobilgeräten sieht vor, dass WCAG 2.1 Stufe AA als technischer Standard für die betreffenden Webinhalte und mobilen Apps. Öffentlich zugängliche PDF-Dateien und Formulare können ein wichtiger Bestandteil des gesamten digitalen Serviceerlebnisses sein.
Behörden verwalten häufig umfangreiche Dokumentensammlungen, die von zahlreichen Personen aus verschiedenen Behörden, Abteilungen, Ämtern und öffentlichen Programmen erstellt wurden. Ein praktischer Arbeitsablauf muss sowohl unmittelbare Prioritäten als auch die fortlaufende Veröffentlichung unterstützen.
Grackle PDF hilft Teams dabei, zunächst die Struktur bestehender PDF-Dateien durch automatische Kennzeichnung und angeleitete Korrekturen zu verbessern. Die Plattform unterstützt bei der Lesereihenfolge, Überschriften, Tabellen, Bildern, Links, Formularfeldern und Metadaten und ermöglicht es den Mitarbeitern so, häufige Barrieren bei der Barrierefreiheit effizienter zu beseitigen.
Bei amtlichen Dokumenten umfasst eine sinnvolle Prioritätenreihenfolge häufig:
- Anträge und Formulare, die für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen erforderlich sind
- Bekanntmachungen mit Fristen, Teilnahmebedingungen oder Informationen zur öffentlichen Sicherheit
- Unterlagen und Tagesordnungen für öffentliche Sitzungen
- Leitfäden zu Dienstleistungen und Informationen zu Leistungen
- Häufig angeforderte öffentliche Unterlagen
- Dokumente, auf die von stark frequentierten Webseiten aus verlinkt wird
Geschwindigkeit ist entscheidend, wenn öffentliche Informationen schnell verfügbar sein müssen. Gleichzeitig ist Genauigkeit von großer Bedeutung, da behördliche Dokumente Rechte, Pflichten und den Zugang zu Dienstleistungen beeinflussen können. Der geführte Workflow von Grackle PDF bietet Teams praktische Unterstützung bei der Korrektur, wobei die manuelle Überprüfung hinsichtlich Kontext und Qualität weiterhin gewährleistet bleibt.
Marketing: Das Markenerlebnis in jeder PDF-Datei schützen
Marketingteams nutzen PDF-Dateien, um Geschichten zu erzählen, Fachkompetenz zu demonstrieren und die Menschen zum nächsten Schritt zu führen. Markenberichte, Broschüren, Vertriebsmaterialien, Veranstaltungsführer und Fallstudien präsentieren das Unternehmen in einem sehr anschaulichen Format.
Dieser visuelle Schwerpunkt kann die Barrierefreiheit von PDF-Dateien zu einer Herausforderung machen. Marketingdokumente enthalten häufig individuelle Layouts, Fotos, Illustrationen, Diagramme, dekorative Elemente, Markenfarben und mehrspaltige Seiten. Jedes Element muss die Botschaft unterstützen, ohne unnötige Barrieren zu schaffen.
Alternativtext ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Eine Bildbeschreibung sollte widerspiegeln, warum das Bild vorhanden ist, und nicht einfach jedes sichtbare Detail beschreiben. Beispielsweise benötigt ein Diagramm in einem Forschungsbericht möglicherweise einen Text, der den Trend oder die wichtigste Erkenntnis vermittelt. Ein dekoratives Hintergrundbild muss möglicherweise so gekennzeichnet werden, dass ein Screenreader es überspringen kann.
Grackle PDF unterstützt Nutzer, die Kontrolle über diese inhaltlichen Entscheidungen benötigen. Die Tools zur geführten Korrektur helfen Teams bei der Bearbeitung von Bildern, Links, Lesereihenfolge, Tags, Tabellen und Metadaten und ermöglichen es menschlichen Prüfern gleichzeitig, Inhalte zu verfeinern, die von der Automatisierung nicht vollständig interpretiert werden können.
Marketingteams können die Plattform nutzen, um die Barrierefreiheit in verschiedenen Materialien zu gewährleisten, darunter:
- Berichte und Fachartikel zum Herunterladen
- Produktbroschüren und Servicehandbücher
- Veranstaltungsprogramme und Sponsorenunterlagen
- Vertriebspräsentationen und Angebotsunterlagen
- Kundenberichte und Fallstudien
- Zugriffsbeschränkte Ressourcen und Kampagnenmaterialien
Barrierefreie Marketing-PDFs ermöglichen es mehr Menschen, die Inhalte selbstständig aufzurufen und zu verstehen. Außerdem tragen sie zu einem einheitlicheren Markenerlebnis bei, indem sie Informationen für ein breiteres Publikum klar, übersichtlich und benutzerfreundlich gestalten.
Ein Tool, drei Gründe, die Barrierefreiheit von PDF-Dateien zu verbessern
Finanz-, Behörden- und Marketingteams gehen das Thema Barrierefreiheit von PDF-Dateien aus unterschiedlichen Blickwinkeln an. Finanzteams benötigen eine präzise Struktur für komplexe Informationen. Behörden müssen den Zugriff auf öffentliche Dokumente in großem Umfang ermöglichen. Marketingteams müssen die Aussagekraft und die Markenqualität visueller Inhalte bewahren.
Grackle PDF bietet eine gemeinsame Plattform für diese unterschiedlichen Anforderungen. Der browserbasierte Workflow vereint Validierung, automatische Kennzeichnung und angeleitete Korrekturmaßnahmen und unterstützt Teams dabei, häufige Barrieren bei der Barrierefreiheit von PDF-Dateien zu beseitigen, ohne dass Adobe Acrobat erforderlich ist.
Für Dokumente, die eine eingehendere fachliche Prüfung erfordern, ist „Grackle PDF Desktop“ im Lieferumfang eines Grackle-PDF-Abonnements enthalten. Damit stehen manuelle Korrekturfunktionen auf Expertenniveau sowie formelle Compliance-Berichte für Teams zur Verfügung, die einen dokumentierten Prozess zur Überprüfung der Barrierefreiheit benötigen.
Für jedes Team gilt dasselbe Grundprinzip: Die Automatisierung beschleunigt den Prozess, während die Überprüfung durch Menschen dazu beiträgt, dass ein Dokument klar verständlich ist und wie beabsichtigt funktioniert. Durch die Kombination beider Ansätze entwickeln Unternehmen praxisorientiertere und nachhaltigere Verfahren zur Barrierefreiheit von Dokumenten.
Ganz gleich, ob es sich bei Ihrer Priorität um eine Finanzoffenlegung, ein Formular für den öffentlichen Dienst oder einen kundenorientierten Bericht handelt, Grackle PDF verwenden für eine schrittweise Anleitung zur Erstellung barrierefreierer PDF-Dateien.
