Comment créer un PDF conforme à la section 508 ?

La plupart des PDF ne sont pas automatiquement accessibles. Si un document manque de structure, de balisage, d'ordre de lecture ou de texte alternatif, les technologies d'assistance telles que les lecteurs d'écran ne peuvent pas l'interpréter correctement.

Pour se conformer à Article 508 de la loi sur la réhabilitation de 1973, les agences fédérales et les organisations recevant des fonds fédéraux doivent s'assurer que leurs documents électroniques sont accessibles aux personnes handicapées. Pour les PDF, cela signifie qu'ils doivent respecter les normes d'accessibilité technique alignées sur les WCAG et les exigences PDF/UA.

Voici comment créer un PDF véritablement conforme à l'article 508.

1. Commencer par un document source accessible

L'accessibilité commence avant la création du PDF.

Si vous utilisez Microsoft Word, structurez correctement votre document en utilisant les styles de titres intégrés (H1, H2, H3), des listes formatées et des tableaux correctement structurés. Évitez de mettre manuellement du texte en gras pour simuler des titres. Les lecteurs d'écran s'appuient sur la structure sémantique et non sur le style visuel.

Définissez la langue du document et veillez à ce que le contraste des couleurs entre le texte et l'arrière-plan soit suffisant. Évitez d'utiliser la couleur seule pour transmettre le sens.

Lorsqu'elle est exportée correctement, une grande partie de cette structure se retrouve dans le PDF.

2. Assurer un balisage correct dans le PDF

A conforme Le PDF doit comporter une structure logique de balises. Les balises définissent les titres, les paragraphes, les listes, les tableaux et d'autres éléments afin que les technologies d'assistance puissent interpréter la hiérarchie du contenu. Dans Adobe Acrobat Pro : Ouvrez le panneau Balises pour vérifier la structure. Confirmez que les titres suivent une hiérarchie logique. Assurez-vous que les listes et les tableaux sont correctement balisés. Vérifiez que les éléments décoratifs sont marqués comme des artefacts. Un PDF non balisé, même s'il est visuellement propre, n'est pas conforme.

3. Vérifier l'ordre de lecture

L'ordre de lecture détermine la manière dont le contenu est présenté aux utilisateurs de lecteurs d'écran.

Utilisez l'outil d'ordre de lecture d'Acrobat pour confirmer que le contenu s'écoule logiquement de haut en bas et de gauche à droite. Les mises en page en plusieurs colonnes échouent souvent à ce test et doivent être corrigées manuellement.

4. Ajouter un texte alternatif aux images significatives

Les images qui transmettent des informations doivent être accompagnées d'un texte alternatif descriptif. Les images décoratives doivent être marquées comme des artefacts afin d'être ignorées par les lecteurs d'écran.

Le texte Alt doit décrire l'objectif et non l'apparence. Au lieu de “Image d'un graphique”, écrivez “Diagramme à barres montrant une augmentation de 25% des recettes de 2022 à 2023”.”

5. Structurer correctement les tableaux

Les tableaux doivent comporter des lignes d'en-tête définies par programme. Il ne suffit pas de mettre la première ligne en gras.

Chaque cellule de données doit être associée à l'en-tête correct. Les tableaux complexes peuvent nécessiter des ajustements de balisage supplémentaires.

Exemple : L'importance des en-têtes de tableau

Considérons le tableau simple suivant :

Visuellement, ce tableau semble structuré parce que la première ligne est en gras. Cependant, la mise en gras ne suffit pas à rendre un tableau accessible.

Pour qu'un PDF soit conforme à la section 508, les lignes d'en-tête doivent être définies de manière programmatique. Cela signifie que les cellules d'en-tête doivent être étiquetées comme des en-têtes de tableau (TH), et pas seulement stylisées visuellement.

Si le tableau n'est pas correctement balisé, un lecteur d'écran peut lire le contenu comme un flux continu de texte :

“Année Recettes Bénéfice 2022 1 000 000 200 000 2023 1 250 000 275 000”.”

Sans associations d'en-têtes, les utilisateurs ne peuvent pas déterminer quelles données appartiennent à quelle colonne.

S'il est correctement étiqueté, un lecteur d'écran annoncera chaque valeur avec l'en-tête qui lui est associé, par exemple :

“Année : 2022. Recettes : $1 000 000. Bénéfice : $200 000.”

Cette relation structurée entre les en-têtes et les cellules de données est essentielle pour l'accessibilité.

Considérations sur les tableaux complexes

Les tableaux plus complexes nécessitent une attention particulière. Par exemple :

Dans cet exemple, “Revenu” fonctionne comme un en-tête de colonne groupée, tandis que “2022” et “2023” agissent comme des sous-en-têtes. Pour rendre cela accessible :

• L'étendue de l'en-tête (ligne ou colonne) doit être correctement définie.
• Les cellules d'en-tête peuvent nécessiter des associations explicites avec les cellules de données.
• Les cellules fusionnées doivent être utilisées avec prudence, car elles brisent souvent la logique structurelle.

L'absence de définition programmatique de ces relations peut entraîner un ordre de lecture incorrect et une mauvaise interprétation des données par les technologies d'assistance.

Comment améliorer l'accessibilité des tableaux

Dans Microsoft Word :

• Utilisez l'option “Ligne d'en-tête” dans la conception du tableau.
• Évitez de formater manuellement les en-têtes avec du texte en gras uniquement.
• Réduire au minimum les cellules fusionnées dans la mesure du possible.

Dans Adobe Acrobat Pro :

• Vérifier que les cellules d'en-tête sont marquées comme dans le panneau Tags.
• Utilisez l'éditeur de tableau pour confirmer l'étendue et les associations de l'en-tête.
• Veiller à ce que les cellules de données () sont correctement mis en correspondance avec leurs en-têtes respectifs.

L'accessibilité est basée sur la structure et non sur l'apparence. Un tableau dont l'aspect visuel est correct peut néanmoins ne pas être conforme si le balisage sous-jacent est incomplet.

6. Rendre les formulaires accessibles

Si votre PDF comporte des champs de formulaire :

• Ajouter des étiquettes claires pour les champs.
• Veiller à ce que l'ordre des onglets suive une séquence logique.
• Fournir des instructions et un retour d'information sur les erreurs.

L'accessibilité des formulaires est l'un des points d'échec les plus courants des audits 508.

Exemple : Champs de formulaire PDF accessibles (étiquettes, ordre des tabulations, instructions, erreurs)

Imaginez un simple formulaire PDF dans lequel un utilisateur demande à être rappelé :

• Nom complet
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Méthode de contact préférée (courriel / téléphone)
• Bouton de soumission

A quoi ressemble souvent un PDF non conforme (défaillance courante de la norme 508)

Visuellement, le formulaire a l'air bien. Mais sous le capot :

• Les champs ne sont pas étiquetés (ou les étiquettes ne sont pas programmatiquement liées aux champs).
• L'ordre des onglets se déplace de manière aléatoire sur la page.
• Les champs obligatoires sont uniquement marqués d'un astérisque rouge (couleur unique).
• Si l'utilisateur soumet un document avec des données manquantes, le message d'erreur apparaît visuellement mais n'est pas annoncé aux lecteurs d'écran.

Ce que vit l'utilisateur d'un lecteur d'écran :

• “Éditer. Modifier. Modifier”. (aucune idée de la fonction de chaque champ)
• Le tabouage permet de sauter de l'e-mail → Soumettre → Téléphone → Retour au nom
• Ils soumettent le formulaire et rien n'a de sens, car l'erreur n'est pas communiquée de manière accessible.

C'est un échec dans le cadre d'un audit 508.

7. Définir les propriétés du document et les métadonnées

Un PDF conforme doit comprendre

• Titre du document (affiché dans la barre de titre)
• Langue du document définie
• Champs de métadonnées appropriés

Cela permet aux technologies d'assistance d'interpréter correctement le document.

8. Éviter les PDF contenant uniquement des images (scannées)

Les documents numérisés sont essentiellement des images. Sans reconnaissance optique de caractères (OCR) et sans étiquetage approprié, ils ne sont pas accessibles.

Lancer l'OCR dans Acrobat, puis vérifier manuellement l'ordre de marquage et de lecture.

Comment vérifier si votre PDF est conforme à la section 508

Conforme Utiliser des vérificateurs d'accessibilité automatisés en premier lieu. Adobe Acrobat Pro comprend un vérificateur d'accessibilité qui signale les problèmes structurels.

Toutefois, les tests automatisés ne garantissent pas la conformité. L'examen manuel est essentiel.

Pour une validation plus complète, des outils tels que ADScan peut tester les PDF/UA et de fournir des conseils détaillés en matière de remédiation.

Peut-on rendre un document Microsoft Word conforme à la section 508 ?

Oui, et vous devriez. La création d'un PDF accessible commence par un document Word accessible. Word intègre des fonctions d'accessibilité telles que

• Styles d'en-tête pour la structure
• Champs de texte Alt pour les images
• Formatage accessible des tableaux
• Paramètres linguistiques
• Contrôleur d'accessibilité

Lorsqu'elle est correctement structurée, l'exportation au format PDF préserve une grande partie de cette accessibilité, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour remédier à la situation par la suite.

Au-delà de la conformité : Pourquoi c'est important

La conformité à l'article 508 n'est pas simplement une obligation légale. Elle garantit un accès équitable à l'information et réduit les risques liés aux plaintes ou aux audits en matière d'accessibilité.

Les PDF accessibles améliorent la convivialité pour tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent des appareils mobiles, des loupes d'écran ou la navigation au clavier.

La conformité est la base. La facilité d'utilisation est l'objectif.