Wie man eine PDF-Datei für alle Benutzer zugänglich macht

PDF-Dateien sind nach wie vor eine der gängigsten Methoden, um Berichte, Leitfäden und Formulare zu teilen. Ohne Berücksichtigung der Barrierefreiheit kann eine PDF-Datei Menschen ausschließen, insbesondere diejenigen, die auf einen Screenreader oder andere assistive Technologien angewiesen sind. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Sie eine PDF-Datei von Anfang an barrierefrei gestalten, bestehende Dateien korrigieren und barrierefreie PDF-Dateien online und in WordPress veröffentlichen können.

Was macht ein PDF zugänglich?

Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das Menschen unabhängig von ihren Zugangsbedürfnissen lesen, navigieren und verstehen können. In der Praxis bedeutet das, dass das PDF:

1. Verwendet eine klare Überschriftenstruktur, die dem visuellen Layout entspricht.
2. Verfügt über korrekte Tags und Lesereihenfolge für assistive Technologien
3. Enthält echten Text statt Textbilder
4. Bietet Alternativtext für aussagekräftige Bilder und Symbole
5. Bietet einen ausreichenden Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund.
6. Enthält barrierefreie Formularfelder, in die Benutzer Informationen eingeben können.
7. Kann mit einer Tastatur und einem Bildschirmlesegerät verwendet werden

Wenn Sie diese Punkte bei der Gestaltung berücksichtigen, sind Sie einem PDF, das für alle funktioniert, schon viel näher.

So erstellen Sie eine barrierefreie PDF-Datei von Grund auf neu

Der einfachste Weg, eine PDF-Datei barrierefrei zu gestalten, besteht darin, die Barrierefreiheit bereits im Originaldokument in Word, Google Docs oder Ihrem Layout-Tool zu integrieren. Anschließend exportieren Sie das Dokument als PDF, ohne die Struktur zu verändern.

Verwenden Sie barrierefreie Schriftarten und eine klare Formatierung.

Bildschirmlesegeräte kümmern sich nicht darum, welche Schriftart Sie verwenden, aber Menschen mit Sehbehinderung tun dies sehr wohl.

1. Wählen Sie einfache Schriftarten wie Arial, Verdana oder Helvetica für den Fließtext.
2. Vermeiden Sie dekorative oder Schreibschrift-Schriftarten für alles, was länger als eine Überschrift ist.
3. Verwenden Sie eine großzügige Schriftgröße, in der Regel mindestens elf oder zwölf für Fließtext.
4. Verwenden Sie echte Absätze, Überschriften und Listen, anstatt einfachen Text manuell zu formatieren.
5. Vermeiden Sie Textfelder und schwebende Elemente für Kerninhalte, da diese die Lesereihenfolge verwirren können.

Strukturieren Sie Ihre Inhalte mit Überschriften und Tags.

Überschriften sind das Gerüst Ihres Dokuments. Tags bestimmen, wie dieses Gerüst für assistive Technologien dargestellt wird.

1. Verwenden Sie Überschrift 1 für den Haupttitel.
2. Verwenden Sie Überschrift 2 für Hauptabschnitte und Überschrift 3 für Unterabschnitte.
3. Überspringen Sie keine Überschriftenebenen aus stilistischen Gründen.
4. Behalten Sie beim Exportieren in PDF die Option zum Einfügen von Struktur-Tags bei.
5. Öffnen Sie in einem Tool wie Adobe Acrobat das Tag-Bedienfeld und überprüfen Sie, ob Überschriften, Absätze und Listen korrekt getaggt sind.
6. Verwenden Sie eine Lesereihenfolge oder ein Reihenfolgefeld, um sicherzustellen, dass der Inhalt in einer logischen Reihenfolge gelesen wird.

Eine übersichtliche Überschriften- und Tag-Struktur erleichtert es Benutzern von Screenreadern erheblich, innerhalb Ihrer PDF-Datei zu navigieren.

Fügen Sie Bildern und Grafiken aussagekräftigen Alternativtext hinzu.

Bilder, Symbole und Diagramme können visuell sehr hilfreich sein, sind jedoch für jemanden, der sie nicht sehen kann, völlig bedeutungslos. Alternativtext füllt diese Lücke.

1. Beschreiben Sie den Zweck des Bildes, nicht jedes visuelle Detail.
2. Halten Sie Beschreibungen kurz und konzentrieren Sie sich auf das, was der Benutzer wissen muss.
3. Markieren Sie rein dekorative Bilder als dekorativ, damit Screenreader sie überspringen können.
4. Bei komplexen Diagrammen oder Schaubildern kombinieren Sie einen kurzen Alternativtext mit einer ausführlicheren Erklärung im Haupttext oder in einem Anhang.

Typ	Beispiel
Schlechte Beschreibung	Bild eines Diagramms
Nützliche Beschreibung	Liniendiagramm, das die Verdopplung des Website-Traffics zwischen Januar und Juni zeigt

Beschreibenden Linktext verwenden

Bildschirmleseprogramme können eine Liste von Links auf einer Seite ohne den umgebenden Text anzeigen. Generische Links werden in dieser Liste sehr verwirrend.

1. Vermeiden Sie Linktexte wie „Hier klicken“ oder „Weiterlesen“.
2. Verwenden Sie Linktexte, die das Ziel oder die Aktion beschreiben, zum Beispiel
   Laden Sie die PDF-Checkliste zur Barrierefreiheit herunter.
3. Halten Sie den Linktext nach Möglichkeit einzigartig, damit die Nutzer die Links unterscheiden können.

Formulare und interaktive PDFs barrierefrei gestalten

Wenn Ihre PDF-Datei Formulare enthält, müssen diese für Tastaturbenutzer und Benutzer von Bildschirmleseprogrammen zugänglich sein.

1. Verwenden Sie echte Formularfelder, keine auf der Seite gezeichneten Linien oder Kästchen.
2. Geben Sie jedem Feld eine eindeutige Bezeichnung, die mit einer sichtbaren Bezeichnung im Layout übereinstimmt.
3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Anweisungen oder Hinweise hinzu, z. B. zulässige Datumsformate.
4. Legen Sie die Tabulatorreihenfolge so fest, dass sich Tastaturbenutzer in einer logischen Reihenfolge durch das Formular bewegen können.
5. Stellen Sie sicher, dass Fehlermeldungen oder Pflichtfelder deutlich erkennbar sind, ohne sich nur auf Farben zu verlassen.

Verwenden Sie Farben und Kontraste, die jeder sehen kann.

Farbe kann Ihre Botschaft unterstreichen, sollte jedoch niemals das einzige Mittel sein, um etwas Wichtiges zu vermitteln.

1. Streben Sie einen starken Kontrast zwischen Text und Hintergrund an, beispielsweise dunkler Text auf hellem Hintergrund.
2. Vermeiden Sie sehr hellgrauen Text, insbesondere auf weißem Hintergrund.
3. Verwenden Sie nicht nur Farben, um Bedeutungen zu vermitteln, wie z. B. roten Text für negative Zahlen ohne weitere Hinweise.
4. Heben Sie den Linktext auf verschiedene Weise hervor, beispielsweise durch Farbe und Unterstreichung.

Fügen Sie ein mit Tags versehenes Inhaltsverzeichnis für längere PDF-Dateien hinzu.

Bei längeren Dokumenten ist ein Inhaltsverzeichnis für die Orientierung unerlässlich.

1. Verwenden Sie Überschriftenformate, damit Ihr Autorenwerkzeug automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen kann.
2. Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag mit dem richtigen Abschnitt verknüpft ist.
3. Überprüfen Sie, ob das Inhaltsverzeichnis korrekt markiert ist, damit Screenreader es verwenden können.

Testen Sie Ihre PDF-Datei mit Tools zur Barrierefreiheit.

Gehen Sie niemals davon aus, dass eine PDF-Datei barrierefrei ist, nur weil sie auf dem Bildschirm gut aussieht.

1. Verwenden Sie eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung. in Ihrem PDF-Editor, um nach häufigen Problemen zu suchen
2. Überprüfen Sie manuell die Tag-Struktur und die Lesereihenfolge.
3. Testen Sie die PDF-Datei nur mit der Tastatur.
4. Wenn möglich, überprüfen Sie mit mindestens einem Screenreader wie NVDA oder JAWS, wie Inhalte angezeigt werden.

Durch Tests werden schnell Dinge wie fehlender Alternativtext, fehlerhafte Lesereihenfolge und nicht beschriftete Formularfelder aufgedeckt.

Wie man eine PDF-Datei für blinde oder sehbehinderte Menschen zugänglich macht

Die oben genannten Schritte helfen allen, aber einige Aspekte sind besonders wichtig für blinde oder sehbehinderte Leser.

Lesereihenfolge und Navigation

Für einen Screenreader-Benutzer ist die Lesereihenfolge das Erlebnis.

1. Stellen Sie sicher, dass die Überschriften einer logischen Hierarchie folgen, damit die Leser zwischen den Abschnitten hin- und herspringen können.
2. Überprüfen Sie die Lesereihenfolge, damit der Inhalt in einer sinnvollen Reihenfolge angezeigt wird und nicht verwirrend Spalte für Spalte.
3. Stellen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit eindeutigen Abschnittsnamen bereit.

Alternativtext und Beschreibungen

Alternativtext ist oft die einzige Möglichkeit, Bilder oder Diagramme verständlich zu machen.

1. Beschreiben Sie, was das Bild im Kontext bedeutet, nicht nur die visuellen Elemente.
2. Wenn ein Bild entscheidend ist, sollten Sie eine zusätzliche Textbeschreibung in der Nähe bereitstellen.
3. Vermeiden Sie es, dieselben Informationen sowohl im Alternativtext als auch im Fließtext zu wiederholen, es sei denn, dies ist erforderlich.

Link-Klarheit

Linklisten sind eine gängige Methode, um sich mit einem Screenreader durch Inhalte zu bewegen.

1. Stellen Sie sicher, dass der Linktext auch außerhalb des Kontexts Sinn ergibt.
2. Vermeiden Sie viele Links mit identischem Text, die zu unterschiedlichen Orten führen.

Visuelle Klarheit für sehbehinderte Leser

Nicht jeder, der Probleme mit PDF-Dateien hat, verwendet einen Screenreader.

1. Verwenden Sie eine gute Textgröße und einen großzügigen Zeilenabstand.
2. Vermeiden Sie dichte Textblöcke ohne Abstände oder Überschriften.
3. Halten Sie Layouts einfach, damit das Vergrößern die Seite nicht komplett zerstört.

Die Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Gestaltung verbessert die Benutzererfahrung für blinde und sehbehinderte Nutzer erheblich.

Wie man eine PDF-Datei online zugänglich macht

Die Veröffentlichung einer PDF-Datei im Internet bringt einige zusätzliche Aspekte hinsichtlich Barrierefreiheit und Konformität mit sich. Sie erstellen die PDF-Datei nicht neu, sondern stellen sicher, dass sie für das Internet geeignet und auffindbar ist.

Überprüfen Sie die Barrierefreiheit vor dem Hochladen.

Wenn Sie verwenden Grackle-Dokumente, Sie können Ihr Google Doc scannen und eine vollständig getaggte, barrierefreie PDF-Datei exportieren. Bei bestehenden Dateien überprüft Grackle GO PDF-Dateien direkt in Ihrem Browser anhand der PDF/UA-Standards. Beheben Sie etwaige Probleme, bevor sie live gehen.

Fügen Sie die richtigen Dokument-Metadaten hinzu.

Titel, Autor, Thema und Sprache sind online von Bedeutung. Grackle fügt diese Metadaten automatisch hinzu und validiert sie, damit assistive Technologien und Suchmaschinen die Datei korrekt identifizieren können.

Vermeiden Sie PDF-Dateien, die nur Bilder enthalten.

Gescannte oder bildbasierte PDF-Dateien können von Screenreadern nicht gelesen werden. Verwenden Sie OCR, um sie in echten Text umzuwandeln, oder erstellen Sie sie aus einer barrierefreien Quelle in Grackle Docs neu.

Veröffentlichen Sie mit klaren, beschreibenden Links

Beschreiben Sie in Ihren Webinhalten die Datei und ihren Zweck:
“Laden Sie unseren Barrierefreiheitsbericht 2025 herunter (PDF, 2 MB)”
Dies hilft sowohl Menschen als auch Screenreadern.

Überwachen Sie die Zugänglichkeit im Zeitverlauf

Verwenden Sie Grackle Scan, um Ihre Website zu crawlen, alle gehosteten PDF-Dateien zu finden und Barrierefreiheitsberichte zu erstellen. Dies erleichtert die langfristige Wartung und Einhaltung von Vorschriften erheblich.

Wie man eine PDF-Datei in WordPress zugänglich macht

WordPress macht das Hochladen von Dateien einfach, aber es stellt sowohl unzugängliche als auch zugängliche PDF-Dateien bereit. Der Unterschied liegt darin, wie Sie die Datei vorbereiten und wie Sie sie präsentieren.

Laden Sie eine barrierefreie PDF-Datei in die Medienbibliothek hoch.

Der beste Zeitpunkt, um die Barrierefreiheit zu verbessern, ist, bevor die PDF-Datei überhaupt mit WordPress in Berührung kommt.

1. Erstellen Sie Ihr Dokument in Google Docs oder einem ähnlichen Editor.
2. Verwenden Sie Grackle-Dokumente es scannen, Probleme mit der Barrierefreiheit beheben und eine getaggte, barrierefreie PDF-Datei exportierenGoogle
3. Optional können Sie die exportierte PDF-Datei mit Grackle GO überprüfen, um sie anhand der PDF-UA-Standards zu überprüfen und einen eindeutigen Pass-/Fail-Bericht zu erhalten.
4. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, laden Sie die PDF-Datei wie gewohnt in die WordPress-Medienbibliothek hoch.
5. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen, den Menschen verstehen können, anstatt eine zufällige Zeichenfolge.

Auf diese Weise ist alles, was Sie zu WordPress hinzufügen, bereits für Screenreader und andere assistive Technologien gut geeignet.

Fügen Sie barrierefreie Links zu PDF-Dateien in Beiträgen und Seiten hinzu.

Sobald die Datei in WordPress ist, ist es Ihre Aufgabe, sie leicht auffindbar und verständlich zu machen.

1. Fügen Sie die PDF-Datei aus der Medienbibliothek in Ihren Beitrag oder Ihre Seite ein.
2. Bearbeiten Sie den Linktext so, dass er erklärt, was die PDF-Datei enthält, und nicht nur, dass es sich um eine Datei handelt.
3. Vermeiden Sie vage Bezeichnungen wie „Datei herunterladen“ oder „Datei anzeigen“.
4. Fügen Sie bei Bedarf Kontextinformationen in den umgebenden Text ein, z. B. für wen das Dokument bestimmt ist oder welches Jahr es abdeckt.

Zum Beispiel
Laden Sie unseren barrierefreien PDF-Leitfaden zum Erstellen inklusiver Formulare herunter.

Dies informiert die Nutzer darüber, was sie erhalten, und hilft Suchmaschinen dabei, den Link zu verstehen.

Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie können.

Für wichtige Inhalte wie Richtlinien, Leitfäden oder Formulare empfiehlt es sich, mehr als ein Format anzubieten.

1. Verwenden Sie den Inhalt der WordPress-Seite für die wichtigsten Informationen.
2. Bieten Sie das PDF als druckfreundliche oder Offline-Kopie an.
3. Machen Sie deutlich, dass dieselben Informationen in beiden Formaten verfügbar sind, damit die Benutzer wählen können, was für sie am besten geeignet ist.

Wenn Sie bereits eine große Anzahl von PDF-Dateien an Beiträge und Seiten angehängt haben, Grackle-Scan kann verwendet werden, um alle PDF-Dateien auf Ihrer WordPress-Website zu überprüfen, zu melden, welche die Barrierefreiheitsprüfungen nicht bestehen, und Ihnen dabei zu helfen, Prioritäten für die zu behebenden Probleme zu setzen.

Diese Kombination aus Erstellung mit Grackle Docs, Validierung mit Grackle GO und Überwachung mit Grackle Scan bietet Ihnen einen durchgängigen Workflow für barrierefreie PDF-Dateien, die sich gut mit WordPress und den Menschen, die sie benötigen, vereinbaren lassen.