AI-baseret automatisk mærkning kan hjælpe dig med at oprette en struktureret PDF hurtigere ved at identificere almindelige elementer såsom overskrifter, afsnit, lister, tabeller, billeder og links. Det giver dig et praktisk udgangspunkt for at forbedre dokumentets tilgængelighed.
Automatisk mærkning er ikke en garanti for fuld tilgængelighed med et enkelt klik. Du skal stadig gennemgå strukturen, læserækkefølgen, alternativ tekst og komplekst indhold, før du deler dokumentet.
Hvad er automatisk mærkning?
PDF-tags udgør et skjult strukturlag, der hjælper skærmlæsere og anden hjælpeteknologi med at fortolke et dokument. De angiver indholdets formål og bidrager til at skabe en meningsfuld læserækkefølge uden at ændre det synlige layout, branding eller skrifttyper.
For yderligere oplysninger, se Hvad er en tagget PDF?. AI-baseret automatisk tagging bruger dokumentanalyse til automatisk at tilføje en indledende tagstruktur, i stedet for at brugeren skal oprette hvert enkelt tag manuelt.
Afhængigt af filen kan AI-PDF-tagging identificere:
- Overskrifter og afsnit
- Lister og listeelementer
- Tabeller og billeder
- Links og dokumentets grundlæggende struktur
- Et forslag til læserækkefølge
- Steder, hvor alternativ tekst muligvis kræver opmærksomhed
Dette kan give en mærkbar forbedring af tilgængeligheden på få sekunder. Det er især nyttigt, når en PDF-fil har et overskueligt layout og tekst, der kan markeres, men dokumentet stadig skal gennemgås af en person, før det er færdigt.
Sådan mærker du automatisk en PDF med AI
En browserbaseret arbejdsgang kan hjælpe teams med at komme i gang med arbejdet med PDF-tilgængelighed uden at skulle installere software på computeren. Grackle PDF bruger automatisk mærkning via kunstig intelligens i browseren til at hjælpe brugerne med at oprette en indledende dokumentstruktur.
Følg disse trin for at mærke en PDF automatisk med AI:
- Upload din PDF-fil
Vælg det dokument, du vil forbedre, og upload det til platformen. Start med en PDF-fil, der indeholder ægte, markérbar tekst, i stedet for en scanning, der udelukkende består af billeder. - Kør automatisk AI-mærkning
Lad AI’en analysere dokumentet og oprette en indledende tagstruktur. Processen kan identificere almindelige elementer, herunder overskrifter, afsnit, lister, tabeller, billeder og links. - Gennemgå tagstrukturen
Gennemgå tagsene for at sikre, at hvert element afspejler indholdets egentlige formål. For eksempel kan en lang, fed tekstlinje se ud som en overskrift, men skal alligevel rettes, hvis den er mærket som et afsnit. - Tjek læserækkefølgen
Gennemgå den rækkefølge, hvori en skærmlæser vil præsentere indholdet. Vær særlig opmærksom på flerkolonneopstillinger, sidepaneler, billedtekster, sidehoveder, sidefødder og infobokse. - Tilføj eller forbedr alternativ tekst
Sørg for, at relevante billeder, grafer og diagrammer er ledsaget af kortfattede beskrivelser, der forklarer deres formål. Markér dekorative billeder som »artefakter«, så de ikke forstyrrer læseoplevelsen. - Gennemgå tabeller, links og formularer
Kontroller, om tabellerne har præcise overskrifter og sammenhæng med datacellerne. Sørg for, at links har beskrivende tekst, og at interaktive formularfelter har nyttige etiketter og logisk tastaturnavigation. - Eksporter og valider PDF-filen
Gem det opdaterede dokument, udfør derefter en tilgængelighedskontrol, og foretag en sidste manuel gennemgang, inden du offentliggør det.
Hvad AI klarer godt, og hvad der kræver et menneske
AI-baseret automatisk tagging kan hurtigt identificere gentagne og forudsigelige strukturer. Den kan oprette et indledende tag-træ, foreslå en læserækkefølge og genkende almindelige indholdstyper, som ellers ville tage længere tid at tagge manuelt.
Dette er nyttigt til rapporter, vejledninger, retningslinjer og andre dokumenter med et forholdsvis ensartet layout. Det kan også hjælpe teams med at komme videre med ældre PDF-filer, der blev eksporteret uden en brugbar struktur.
AI kan ikke pålideligt afgøre, om alle beslutninger vedrørende tilgængelighed er korrekte. Et menneske bør gennemgå:
- Læserækkefølge, især i komplekse opsætninger eller sider med flere spalter
- Alternativ tekst, fordi betydningen afhænger af billedets formål i den givne sammenhæng
- Overskriftsniveauer, for at sikre, at hierarkiet afspejler dokumentets opbygning
- Komplekse tabeller, herunder sammenlagte celler, flere overskrifter og anvendelsesområde
- Interaktive formularer, herunder etiketter, vejledninger og tastaturrækkefølge
- Dekorativt indhold, som muligvis skal markeres som en artefakt
Automatiserede værktøjer giver en målbar forbedring, men de garanterer ikke i sig selv fuld PDF/UA eller Afsnit 508 Overensstemmelse. Der er stadig behov for en grundig manuel kontrol før godkendelse, især når det drejer sig om komplekse dokumenter eller dokumenter med stor betydning.
For at se den komplette proces, der omfatter oprettelse, rettelse og gennemgang af dokumenter, kan du besøge Sådan opretter du en tilgængelig PDF-fil.
Automatisk mærkning af scannede PDF-filer
Scannede PDF-filer eller PDF-filer, der udelukkende består af billeder, skal gennemgå optisk tegngenkendelse (OCR), før AI-baseret automatisk mærkning kan fungere effektivt. En scanning er som regel et billede af tekst og ikke et dokument med egentlig tekst, som hjælpemidler kan læse.
OCR opretter et tekstlag, hvor teksten kan markeres, hvilket giver et værktøj til automatisk tagging noget at fortolke. Efter OCR-behandlingen skal du gennemgå den genkendte tekst omhyggeligt. Fejl i genkendelsen, kolonner, overskrifter eller tabeller kan påvirke både tagstrukturen og læseoplevelsen.
Når teksten er korrekt, kan du automatisk mærke PDF-filen og følge den samme gennemgangsproces. Historiske dokumenter, håndskrevne tekster, komplekse formularer og tætpakkede tabeller kan kræve en mere omfattende manuel korrektion.
Kontroller resultatet og ret det
Automatisk tagging er starten på processen, ikke det sidste trin. Når AI har oprettet en indledende struktur, skal du kontrollere PDF-filen og sikre dig, at den er forståelig for personer, der bruger skærmlæsere, tastaturnavigation eller anden hjælpemiddelteknologi.
Gennemgå følgende, inden du offentliggør:
- Giver læserækkefølgen mening fra start til slut?
- Er overskrifterne opbygget i et klart og logisk hierarki?
- Har meningsfulde billeder en nyttig alternativ tekst?
- Er tabellerne forståelige, når man læser dem celle for celle?
- Giver links og formularfelter et klart indtryk af deres formål?
- Er dokumentets titel og hovedsprog angivet korrekt?
Et kontrolværktøj kan afdække mange tekniske problemer, men det kan ikke bekræfte, at en beskrivelse giver mening, eller at et sidelayout fungerer, når det læses højt. Læs Sådan tjekker du, om en PDF-fil er tilgængelig for yderligere oplysninger.
Hvis der stadig er problemer efter den første automatiske mærkning, skal du rette dem og kontrollere dokumentet igen.
Gå i gang med automatisk mærkning af PDF-filer i din browser
AI-baseret automatisk mærkning kan fremskynde dit teams arbejde med at opbygge dokumentstrukturen, samtidig med at det synlige design i din PDF bevares. Det er et praktisk første skridt til at forbedre eksisterende filer, reducere gentagne arbejdsopgaver og forberede dokumenter til en grundig gennemgang.
Kom i gang med Grackle PDF, anvend browserbaseret AI-automatisk mærkning, og gennemgå resultaterne i dit eget dokument.
