Universitetene produserer og distribuerer en enorm mengde digitale dokumenter. Undervisningsmateriell, søknadsskjemaer, forskningsrapporter, retningslinjer, informasjon om økonomisk støtte, program for arrangementer, ressurser for fagpersonalet og kommunikasjon med studentene kan hope seg opp på tvers av avdelingene gjennom årene.
Dokumenthåndteringen har sjelden én eier, ett format eller én publiseringsprosess. Derfor kan forbedring av dokumenttilgjengeligheten i høyere utdanning ikke baseres på enkeltstående forbedringsforespørsler. Universiteter og høyskoler trenger en strategi som kan gjentas, og som hjelper dem med å få oversikt over dokumentbestanden, fokusere ressursene der de trengs mest og forhindre at nye barrierer oppstår.
En modenhetsmodell gir denne strukturen. Den gir ledere en realistisk måte å gå fra reaktive løsninger til en bærekraftig, campusomfattende tilnærming til tilgjengelige dokumenter.
Problemet med dokumentavfallet er større enn noen enkelt avdeling
Et universitetsdokumentarkiv er ikke et enkelt bibliotek med PDF-filer som vedlikeholdes av ett sentralt team. Det er et levende nettverk av innhold som skapes på tvers av fagavdelinger, studenttjenester, administrasjon, forskning, biblioteker, idrett og eksterne samarbeidspartnere.
Noen dokumenter er offentlige og har stor trafikk, for eksempel veiledning om opptak eller fagkataloger. Andre deles via læringsplattformer, instituttnettsteder, e-postkampanjer eller sikre studentportaler. De kan være laget i Word, PowerPoint, Google Workspace, DTP-verktøy, regneark eller eldre systemer før de konverteres til PDF-filer.
Denne skalaen utgjør en vanskelig, men viktig utfordring for dokumenttilgjengelighet. Et dokument kan se ferdig og profesjonelt ut på skjermen, men likevel by på utfordringer for personer som bruker skjermlesere, tastaturnavigering, forstørrelse eller annen hjelpeteknologi.
Vanlige problemer er blant annet:
- Manglende eller feilaktige overskriftsstrukturer
- Uklar leserekkefølge i PDF-filer
- Tabeller uten tagger eller komplekse tabeller
- Bilder uten nyttige tekstalternativer
- Lenker som ikke oppgir hvor de fører hen
- Skannede dokumenter uten søkbart tekstlag
Disse problemene er sjelden begrenset til ett enkelt team. Et sentralt kontor for tilgjengelighet kan avdekke problemet, men de som utarbeider og publiserer dokumenter, er ofte spredt over hele institusjonen.
Hvorfor engangsretting ikke lar seg skalere
Engangstiltak kan være til hjelp når en student, en ansatt eller en person utenfor universitetet trenger umiddelbar tilgang til et dokument. Dette er fortsatt en viktig del av en fleksibel tilgjengelighetsprosess.
Å rette opp dokumenter først når noen ber om det, løser imidlertid ikke problemet med de arbeidsmetodene som har ført til utilgjengelig innhold. Så lenge de samme malene, verktøyene og publiseringsvanene fortsatt er i bruk, kan etterslepet vokse raskere enn et sentralt team klarer å håndtere.
En modenhetsmodell for tilgjengelighet baner vei for en mer bærekraftig utvikling. Den kombinerer målrettede tiltak med proaktiv prioritering, retningslinjer for tilgjengelig innhold, opplæring og styring for å hjelpe utdanningsinstitusjonene med å håndtere dokumenttilgjengelighet som en kontinuerlig prosess.
En femtrinns modenhetsmodell for tilgjengelighet av dokumenter på universitetsområdet
En modenhetsmodell er et praktisk rammeverk for å forstå dagens kapasiteter og planlegge neste forbedring. Den forutsetter ikke at alle avdelinger skal nå samme stadium umiddelbart. I stedet hjelper den ledere med å fastsette en felles retning for å oppnå jevn og målbar fremgang.
De følgende fem trinnene utgjør en nyttig modell for tilgjengelighet av dokumenter i høyere utdanning.
1. Ad hoc: Tilgjengelighet tas opp kun når det meldes om et problem
I ad hoc-fasen er arbeidet med tilgjengelighet i stor grad reaktivt. Et dokument blir tilpasset etter at noen har rapportert et problem eller uttrykt bekymring.
Denne fasen kan vitne om god vilje, men den kan føre til at studenter og ansatte må vente på å få tilgang. Den gir også begrenset oversikt over hvor mange utilgjengelige dokumenter som finnes, hvor de er lagret og hvilke team som utarbeider dem.
Hva som kan være til hjelp på dette stadiet: Lag en klar fremgangsmåte for å be om tilgjengelige formater, dokumenter gjentakende problemer og kartlegg hvilke avdelinger som genererer flest forespørsler.
2. Reaktiv: Teamene begynner å håndtere kjente dokumentrisikoer
I den reaktive fasen har institusjonen erkjent at det forekommer gjentatte tilgjengelighetsproblemer. Sentrale team kan ha begynt å gjennomgå prioriterte PDF-filer eller gi veiledning til dokumentansvarlige.
Arbeidet er fremdeles i stor grad styrt av akutte behov, men lederne begynner å samle inn nyttig informasjon. De vet kanskje at opptaksdokumenter, skjemaer for økonomisk støtte eller samlinger av retningslinjer trenger oppmerksomhet, selv om de ennå ikke har en fullstendig oversikt.
Hva som er nyttig i denne fasen: Lag en oversikt over dokumenter rettet mot allmennheten og studentene. Kartlegg hvilke dokumenttyper som brukes oftest, som er juridisk sensitive eller som er nødvendige for å få tilgang til en tjeneste.
3. Administrert: Campuset har en prioriteringsprosess
I den styrte fasen blir tilgjengeliggjøring av dokumenter en planlagt aktivitet, snarere enn enkeltstående oppgaver. Institusjonen har kriterier for å avgjøre hvilket innhold som skal vurderes og tilpasses først.
Disse kriteriene bør gjenspeile den faktiske virkningen for brukerne. Dokumenter med stor trafikk, materiale som trengs for opptak eller innmelding, økonomisk informasjon, retningslinjer, skjemaer og dokumenter knyttet til sentrale studenttjenester bør generelt prioriteres.
Hva som kan være til hjelp på dette stadiet: Bruk en prioriteringsmodell basert på bruk, målgruppe og risiko:
Bruk: Blir dokumentet ofte lastet ned, delt eller henvist til?
Målgruppe: Er det noe potensielle studenter, innskrevne studenter, ansatte eller allmennheten har behov for?
Risiko: Har dette innvirkning på rettigheter, ytelser, frister, akademisk deltakelse eller tilgang til tjenester?
Format: Er det en PDF som kun består av skannede bilder, et komplisert skjema eller et dokument med omfattende tabeller?
Eierskap: Er det en avdeling som kan oppdatere kildefilen og vedlikeholde den fremover?
Denne fasen gir institusjonen en metodikk som kan begrunnes, for å kanalisere begrensede ressurser til oppfølging mot det innholdet som er viktigst.
4. Standardisert: Tilgjengelighet er integrert i dokumentopprettelsen
På det standardiserte stadiet er tilgjengelighet ikke lenger bare en etterbehandlingsaktivitet. Universitetet har felles maler, dokumenterte publiseringsstandarder, opplæring og gjennomgangsprosesser som hjelper innholdsprodusenter med å lage mer tilgjengelige dokumenter helt fra starten av.
Det er her et universitet begynner å redusere tilgjengelighetsgjelden. Et velstrukturert dokument eller en presentasjon er langt enklere å konvertere til en brukbar, tagget PDF-fil enn en fil som er opprettet uten overskrifter, tabellstruktur, meningsfull lenketekst eller bildetekster.
Hva som kan være til hjelp på dette stadiet: Utvikle tilgjengelige maler for vanlige dokumenttyper, som for eksempel læreplaner, retningslinjedokumenter, skjemaer, rapporter og presentasjoner. Innlem krav til dokumenttilgjengelighet i anskaffelsesprosesser, innholdsstyring og avdelingens publiseringsarbeidsflyter.
For å få mer informasjon om tilgjengelighet i høyere utdanning, kan du se nærmere på GrackleDocs’ rolle i å fremme tilgjengelighet i høyere utdanning.
5. Vedvarende: Tilgjengeligheten styres, måles og forbedres kontinuerlig
I den vedvarende fasen er tilgjengelighet en del av institusjonens forvaltning av digitalt innhold. Ledere gjennomgår resultatene for dokumenttilgjengelighet, sørger for opplæring, oppdaterer maler og bruker data til å identifisere tilbakevendende hindringer.
Universitetet har prosesser, ansvarsfordeling og verktøy for å imøtekomme tilgjengelighetsbehov på en effektiv måte, samtidig som det støtter praksis for tilgjengelige dokumenter i stor skala.
Hva som kan være til hjelp på dette stadiet: Fastsett ansvar for sentrale dokumentsamlinger, følg med på publiseringspraksis, involver personer med nedsatt funksjonsevne i tilbakemeldinger om brukervennlighet, og gjennomgå fremdriften innen tilgjengelighet som en del av den løpende digitale styringen.
Prioriter den eldre katalogen før det blir et prosjekt uten ende
En gjennomtenkt strategi starter ikke med å rydde opp i alle gamle PDF-filer. En slik tilnærming kan ta mye tid og belaste budsjettet uten at det forbedrer tilgangen til de dokumentene folk faktisk trenger.
I stedet bør ledere skille mellom aktivt innhold, verdifullt eldre innhold og materiale som kan anses som arkivert. I henhold til Justisdepartementets regel om tilgjengelighet for nett- og mobilapplikasjoner i henhold til Tittel II, kan visse eksisterende elektroniske dokumenter og arkivert nettinnhold falle inn under definerte unntak. Det er imidlertid ikke nok å merke innholdet som “arkivert” for at det skal være unntatt, og dokumenter som for tiden brukes til å få tilgang til tjenester, programmer eller aktiviteter, er generelt sett fortsatt prioriterte når det gjelder tilgjengelighet.
En praktisk prosess for å sortere dokumenter kan innledes med følgende spørsmål:
- Er dette dokumentet fortsatt gyldig og i aktiv bruk?
- Støtter det en viktig student, ansatt eller offentlig tjeneste?
- Er den tilgjengelig på en side med høy trafikk, eller er den nødvendig i en viktig brukerreise?
- Inneholder den tidsfrister, informasjon om hvem som er berettiget, rettigheter eller instruksjoner?
- Kan det opprinnelige kildedokumentet oppdateres i stedet for å bare korrigere PDF-filen?
- Ville det vært bedre å presentere informasjonen på en tilgjengelig nettside?
Denne tilnærmingen fremmer både brukervennlighet og effektivitet. Den hjelper teamene med å ta tak i de viktigste hindringene først, samtidig som de kan ta velbegrunnede beslutninger om innhold med lavere prioritet.
Den juridiske tidsfristen bør være retningsgivende for planleggingen, ikke skape panikk
For offentlige universiteter og høyskoler som er statlige eller kommunale enheter, ADA Title II er en viktig drivkraft i planleggingen. Justisdepartementets regelverk om tilgjengelighet på nettet og i mobilapper krever at berørte offentlige enheter oppfyller WCAG 2.1 nivå AA for nettinnholdet og mobilappene de tilbyr eller stiller til rådighet, med forbehold om fastsatte unntak og begrensninger.
Justisdepartementet forlenget de opprinnelige fristene for etterlevelse til 2026. Offentlige enheter som betjener en samlet befolkning på 50 000 eller flere, må oppfylle kravene innen 26. april 2027, mens offentlige enheter som betjener færre enn 50 000 innbyggere og spesielle distriktsmyndigheter må oppfylle kravene innen 26. april 2028.
For offentlige universiteter er den gjeldende terskelen ikke basert på antall innskrevne studenter. Den er basert på folketallet i den overordnede delstaten eller den lokale myndigheten, ved å benytte den aktuelle metoden basert på folketellingen. For eksempel kan et statlig universitet med 40 000 studenter følge fristen som gjelder for befolkningen i den aktuelle delstaten.
Denne regelen skiller seg fra Seksjon 508, som gjelder for føderale etater i USA. De fleste offentlige høyskoler og universiteter bør ikke legge til grunn at seksjon 508 er det gjeldende kravet for dem, bare fordi de mottar føderale midler. ADA tittel II og § 504 Slike hensyn er vanligvis mer relevante, og institusjonene bør søke juridisk rådgivning om hvordan kravene gjelder i deres konkrete situasjon.
Fristen gir en god anledning til å utarbeide en dokumentoversikt, en styringsmodell og en bærekraftig publiseringsprosess.
Verktøyene bør legge til rette for fremgang i alle modenhetsfaser
Teknologien støtter dokumentansvarlige og tilgjengelighetsteam ved å gi praktisk innsikt gjennom hele modenhetsmodellen. Den fungerer i kombinasjon med klare retningslinjer, opplæring og en grundig manuell gjennomgang.
Tidlig i prosessen kan vurderingsverktøy hjelpe universitetene med å få oversikt over tilstanden til enkeltstående PDF-filer og identifisere gjentakende problemer på tvers av dokumentsamlingene. Grackle GO tilbyr nettleserbasert evaluering av tilgjengeligheten til PDF-filer, analyse av tagtreet og rapportering.
Når teamene prioriterer aktiv utbedring, Grackle PDF støtter veiledede arbeidsflyter for tagger, leserekkefølge, tabeller, lenker, bilder, skjemafelt og metadata. Skannede PDF-filer eller PDF-filer som kun består av bilder må gjennomgå optisk tegngjenkjenning (OCR) før teamene effektivt kan korrigere teksten og strukturen.
Verktøyene gir en målbar forbedring av tilgjengeligheten, mens komplekse dokumenter har nytte av manuell gjennomgang for å vurdere betydning, leserekkefølge, sammenhenger i tabeller og alternativ tekst i sammenheng. For store eller svært komplekse samlinger kan spesialisert støtte til tilpasning eller arbeidsflyter på datamaskiner også hjelpe universitets- og høyskolene med å vurdere, prioritere, tilpasse, standardisere og opprettholde praksis for tilgjengelige dokumenter.
Begynn med et utgangspunkt, og bygg deretter opp fart
Et program for tilgjengelighet av dokumenter på hele campus trenger ikke å starte med en fullstendig oversikt. Det trenger et pålitelig utgangspunkt og et klart sett med prioriteringer i første omgang.
Begynn med å kartlegge dokumentsamlingene som støtter de viktigste brukerreisene for studenter og publikum. Vurder et representativt utvalg, identifiser gjentakende hindringer, tildel ansvarlige og utarbeid en tiltaksplan for innhold med høy prioritet. Bruk det du lærer til å forbedre maler, opplæring og publiseringsstandarder på tvers av hele institusjonen.
For å få en nærmere titt på hvordan tilgjengelighetsverktøy og -tjenester kan støtte undervisningsteam, kan du besøke Grackle for utdanning. Du kan også Bruk Grackle PDF for veiledet korrigering og validering.
Tilgjengelighet på hele campus blir håndterbart når det behandles som en kontinuerlig prosess, snarere enn et engangsprosjekt for opprydding. En modenhetsmodell gir utdanningsinstitusjonene en praktisk veiledning for å lage, vedlikeholde og forbedre tilgjengelige dokumenter i den skalaen som høyere utdanning krever.
