PDF-Dateien werden häufig für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet, da sie die Formatierung auf allen Geräten und Plattformen beibehalten. Allerdings sind nicht alle PDF-Dateien für jedermann zugänglich. Durch die Erstellung barrierefreier PDFs wird sichergestellt, dass Menschen mit Behinderungen, die z. B. Bildschirmlesegeräte oder andere unterstützende Technologien verwenden, auf den Inhalt zugreifen und ihn verstehen können. Barrierefreie PDFs verbessern auch die Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzer und helfen Organisationen, rechtliche und ethische Standards einzuhalten.
Die Erstellung barrierefreier PDFs, die den WCAG- und PDF/UA-Standards entsprechen, erfordert einen klaren, einheitlichen Prozess. Hier stellen wir die wichtigsten Schritte vor, darunter die Planung, die wichtigsten Funktionen für Barrierefreiheit, die Erstellung barrierefreier PDFs aus Word, das Testen und den Einsatz von Tools wie Grackle PDF.
Warum Barrierefreiheit in PDFs wichtig ist
Barrierefreiheit in PDF-Dokumenten ist nicht nur eine technische Anforderung, sondern es geht darum, Informationen für alle nutzbar zu machen. Wenn Dokumente barrierefrei gestaltet sind, können Menschen mit Behinderungen die Inhalte leichter lesen, navigieren und mit ihnen interagieren. Über die Einhaltung von Gesetzen und Normen hinaus fördern barrierefreie PDFs die Integration, verbessern die Benutzerfreundlichkeit und sorgen dafür, dass wichtige Informationen ein möglichst breites Publikum erreichen.
Wer profitiert von barrierefreien PDFs?
Barrierefreie PDF-Dateien sind für Menschen mit einer Vielzahl von Behinderungen geeignet, darunter Sehbehinderungen, kognitive Behinderungen und motorische Einschränkungen. Benutzer von Bildschirmlesegeräten sind auf richtig gekennzeichnete PDF-Dateien mit korrekter Lesereihenfolge und Alternativtext angewiesen. Menschen mit Sehschwäche profitieren von einem guten Farbkontrast und skalierbaren Schriftarten. Benutzer, die nur mit der Tastatur arbeiten, benötigen eine logische Navigation und zugängliche Formulare. Abgesehen von Behinderungen helfen barrierefreie PDF-Dateien auch Nutzern in lauten Umgebungen oder älteren Menschen mit nachlassender Sehkraft.
Rechtliche und ethische Überlegungen
In vielen Ländern ist die digitale Zugänglichkeit gesetzlich vorgeschrieben. In den USA, Abschnitt 508 und die Gesetz für Menschen mit Behinderungen (ADA) den Auftrag, digitale Inhalte für Bundesbehörden und öffentliche Dienste zugänglich zu machen. Die Website Europäisches Gesetz über Zugänglichkeit (EAA) und andere regionale Gesetze verlangen in ähnlicher Weise die Zugänglichkeit von Dokumenten. Bei Nichteinhaltung drohen gesetzliche Strafen und Rufschädigung. Aus ethischer Sicht gewährleisten barrierefreie PDF-Dokumente einen gleichberechtigten Zugang zu Informationen und Dienstleistungen und spiegeln damit sowohl die soziale Verantwortung als auch die Integration wider.
Häufige Barrierefreiheit in PDFs
PDFs weisen oft Barrieren auf, wie fehlende oder falsche Tags, schlechte Lesereihenfolge, Bilder ohne Alternativtext, unzugängliche Tabellen und Formulare und unzureichender Farbkontrast. Diese Probleme verhindern, dass unterstützende Technologien den Inhalt richtig interpretieren. PDF-Dateien, die ohne entsprechende Vorbereitung aus anderen Formaten konvertiert wurden, weisen häufig nicht die für die Barrierefreiheit erforderliche Struktur auf.
Planung der Barrierefreiheit vor der Erstellung Ihrer PDF-Datei
Bevor Sie ein Dokument als PDF-Datei exportieren, sollte die Barrierefreiheit bereits Teil des Entwurfsprozesses sein. Eine vorausschauende Planung spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre endgültige Datei von allen genutzt werden kann. Durch die Wahl des richtigen Authoring-Tools, die Anwendung einer angemessenen Struktur und das Schreiben unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit schaffen Sie eine solide Grundlage, die den Bedarf an komplexen Korrekturen zu einem späteren Zeitpunkt verringert.
Wählen Sie das richtige Erstellungswerkzeug (Word, PowerPoint, InDesign)
Beginnen Sie mit einem Autorentool, das Funktionen für Barrierefreiheit unterstützt und getaggte PDF-Dateien exportiert. Microsoft Word und PowerPoint verfügen über integrierte Barrierefreiheitsprüfungen und Exportoptionen für getaggte PDFs. Adobe InDesign bietet erweiterte Layoutkontrolle und Tagging-Funktionen. Wenn Sie diese Werkzeuge richtig einsetzen, verringert sich der Bedarf an späteren Korrekturen.
Integrierte Stile und Strukturen verwenden
Wenden Sie integrierte Überschriftenstile, Listen und andere semantische Elemente in Ihrem Quelldokument an. So entsteht eine logische Struktur, die sich auf die PDF-Tags überträgt. Vermeiden Sie manuelle Formatierungen, wie z. B. fettgedruckten Text, um Überschriften zu simulieren, da dies keine zugängliche Struktur schafft.
Schreiben Sie mit Blick auf die Barrierefreiheit
Strukturieren Sie Ihren Inhalt mit klaren und aussagekräftigen Überschriften. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Linktext, der das Ziel oder die Aktion beschreibt, und vermeiden Sie vage Formulierungen wie "hier klicken". Verwenden Sie nach Möglichkeit eine einfache Sprache und kurze Sätze, um die Lesbarkeit für alle Nutzer zu verbessern.
Hauptmerkmale einer barrierefreien PDF-Datei
Barrierefreie PDFs beruhen auf bestimmten Merkmalen, die den Inhalt benutzbar machen und den Standards entsprechen. Korrekte Kennzeichnung, klare Struktur, Alt-Text, Überschriften, Tabellen, Formulare und Farbkontraste sorgen dafür, dass das Dokument von jedem gelesen und navigiert werden kann. Im Folgenden sind die wichtigsten Merkmale aufgeführt, die bei der Gewährleistung der Barrierefreiheit einer PDF-Datei zu berücksichtigen sind.
Erstellen einer barrierefreien PDF-Datei aus Word
Die Erstellung einer barrierefreien PDF-Datei beginnt mit der Integration der Barrierefreiheit in das Word-Dokument selbst. Word bietet Tools und Einstellungen, die sicherstellen, dass Ihr Inhalt vor dem Export ordnungsgemäß strukturiert ist, was die Erstellung einer sowohl konformen als auch benutzerfreundlichen PDF-Datei erleichtert. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Sie die Eingabehilfen, Exportoptionen und Einstellungen von Word nutzen können, um eine mit Tags versehene und barrierefreie PDF-Datei zu erstellen.
Zugänglichkeitsprüfung von Microsoft Word verwenden
Bevor Sie Ihr Dokument exportieren, führen Sie die in Word integrierte Eingabehilfenprüfung durch. Sie identifiziert Probleme wie fehlenden Alt-Text, eine falsche Überschriftenstruktur und Farbkontrastprobleme.
Exportieren als getaggte PDF-Datei
Verwenden Sie die Word-Funktion "Speichern unter" oder "Exportieren", um eine PDF-Datei zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass die Option zum Einfügen von Dokumentstruktur-Tags aktiviert ist. Dadurch bleiben Überschriften, Listen und andere semantische Elemente in der PDF-Datei erhalten.
Überprüfung der Exporteinstellungen
Zu den überprüfbaren Exporteinstellungen gehören Tags, Lesezeichen und Dokument-Metadaten wie Titel und Autor. Diese Elemente verbessern die Navigation und die Durchsuchbarkeit in der PDF-Datei.
Prüfung und Validierung der Barrierefreiheit von PDF-Dateien
Sobald eine PDF-Datei erstellt ist, muss sie getestet werden, um zu bestätigen, dass die Zugänglichkeitsfunktionen wie vorgesehen funktionieren. Automatisierte Prüfprogramme und manuelle Tests spielen eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung von Problemen, die Benutzern den Zugang zu Inhalten verwehren könnten. Durch die Kombination von Werkzeugen wie Grackle PDF und Adobe Acrobat mit realen Tests unter Verwendung von Bildschirmlesegeräten und Tastaturen können Sie die Einhaltung von Standards überprüfen und ein benutzerfreundliches Erlebnis für alle Leser gewährleisten.
Grackle PDF
Grackle PDF ist ein spezielles Werkzeug zum Testen und Korrigieren von PDFs auf Barrierefreiheit. Es integriert einen Validator, der prüft Übereinstimmung mit PDF/UA, WCAG und Section 508 Standards. Grackle PDF bietet Problemerkennung in Echtzeit und geführte Assistenten zur Behebung von Problemen, einschließlich Tagging-Fehlern, fehlendem Alt-Text und Problemen mit der Tabellenstruktur. Die Benutzeroberfläche synchronisiert die Seitenansicht mit dem Tag-Baum, was die Behebung intuitiv und effizient macht.
Überprüfung der Zugänglichkeit von Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro enthält eine vollständige Prüfung auf Barrierefreiheit, mit der PDF-Dateien auf gängige Probleme mit der Barrierefreiheit geprüft werden können. Dieses Werkzeug erstellt lediglich einen Bericht. Es führt die Anwender nicht interaktiv durch die Korrekturen. Manuelle Korrekturen sind erforderlich, wobei die Kennzeichnungs- und Bearbeitungswerkzeuge von Acrobat zu verwenden sind.
Manuelle Kontrollen
Automatisierte Tools können nicht alle Probleme aufdecken. Manuelle Tests mit Bildschirmleseprogrammen wie NVDA, JAWS oder VoiceOver sind unerlässlich, um die Lesereihenfolge, die Qualität des Alt-Textes und die Benutzerfreundlichkeit des Formulars zu überprüfen. Navigationstests nur mit der Tastatur gewährleisten die Bedienbarkeit ohne Maus.
Werkzeuge und Ressourcen für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien
Um die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten zu erreichen und zu erhalten, bedarf es der richtigen Kombination aus Werkzeugen, Standards und kontinuierlicher Weiterbildung. Von Software zur Vereinfachung von Korrekturmaßnahmen bis hin zu international anerkannten Richtlinien und Unterstützung durch die Community bieten diese Ressourcen praktische Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente konform, integrativ und effektiv bleiben.
Grackle PDF
Grackle PDF rationalisiert die PDF-Bereinigung mit intuitiven Assistenten für Tabellen, Links, Bilder und Metadaten. Es bietet Massenbearbeitung, Rückgängigmachen/Wiederherstellen und einen integrierten Validator. Im Vergleich zu anderen, traditionelleren Werkzeugen reduziert Grackle PDF die Komplexität der Korrektur von PDFs.
Richtlinien (WCAG 2.2, PDF/UA-Standards)
WCAG 2.2 bietet den globalen Rahmen für die digitale Zugänglichkeit, einschließlich PDFs. PDF/UA (ISO 14289) ist der technische Standard speziell für barrierefreie PDFs. Das Verständnis und die Anwendung dieser Standards gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und die Benutzerfreundlichkeit.
Online-Schulung und Unterstützung durch die Gemeinschaft
Viele Organisationen bieten Schulungen zu bewährten Verfahren für die digitale Barrierefreiheit an. Communities und Foren bieten Unterstützung durch Gleichgesinnte und Updates zu sich entwickelnden Standards. Kontinuierliches Lernen hilft, die Zugänglichkeit zu erhalten, wenn sich Technologie und Richtlinien ändern.
Abschließende Checkliste für eine barrierefreie PDF-Datei
Bevor Sie Ihr Dokument weitergeben, müssen Sie unbedingt überprüfen, ob alle Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllt sind. Anhand einer abschließenden Checkliste können Sie überprüfen, ob die PDF-Datei ordnungsgemäß strukturiert ist, mit unterstützenden Technologien verwendet werden kann und den Zugänglichkeitsstandards entspricht. Die Überprüfung jedes einzelnen Punktes stellt sicher, dass Ihr Dokument inklusiv und funktional ist und für die Verteilung bereitsteht.
- Verwendung semantischer Stile und Strukturen im Quelldokument
- Fügen Sie für alle aussagekräftigen Bilder einen beschreibenden Alt-Text ein.
- Sicherstellung einer korrekten Überschriftenhierarchie und Listenkennzeichnung
- Überprüfen Sie, ob die Tabellen die richtigen Überschriften und den richtigen Umfang haben.
- Beschriften Sie alle Formularfelder deutlich und verlinken Sie Beschriftungen
- Achten Sie auf ausreichenden Farbkontrast und lesbare Schriftarten
- PDF mit aktivierten Tags und Lesezeichen exportieren
- Hinzufügen von Dokument-Metadaten (Titel, Autor, Sprache)
- Zugänglichkeitsprüfungen durchführen (Grackle PDF, Acrobat)
- Durchführung manueller Tests mit Bildschirmlesegeräten und Tastatur
- Behebung aller festgestellten Probleme vor der Verteilung
Die Zugänglichkeit von PDF-Dateien ist für die Eingliederung und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich
Barrierefreie PDF-Dateien gewährleisten, dass jeder, unabhängig von seinen Fähigkeiten, auf Ihre Inhalte zugreifen kann. Sie unterstützen die Einhaltung von Standards wie WCAG, PDF/UA und Section 508 und verbessern gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit für alle Nutzer. Barrierefreiheit ist eine ständige Verpflichtung, die Planung, Tests und kontinuierliche Verbesserungen erfordert.
Grackle PDF bietet leistungsstarke, benutzerfreundliche Werkzeuge zur Vereinfachung von Tests und Korrekturen der Barrierefreiheit von PDF-Dateien. Um wirklich barrierefreie PDFs zu erstellen, sollten Sie mit barrierefreien Quelldokumenten beginnen, die richtigen Werkzeuge verwenden und Ihre PDFs gründlich validieren.
Für eine fachkundige Anleitung und zur Optimierung Ihrer Bemühungen um die Barrierefreiheit von PDF-Dateien verwenden Sie Grackle PDF oder Kontakt zu GrackleDocs für weitere Unterstützung.