Når skoleåret starter, udgives der i hurtigt tempo læseplaner, læselister, præsentationer, uddelingsmateriale til undervisningen, formularer og retningslinjer. Disse materialer hjælper eleverne med at deltage aktivt i undervisningen og få adgang til den støtte, der står til deres rådighed.
Når et dokument ikke kan læses med en skærmlæser, navigeres i med tastaturet eller forstås uden udelukkende at stole på farver, risikerer de studerende ikke at modtage information i samme tempo som deres medstuderende. Dette udgør en risiko i forhold til digitale rettigheder: en hindring for lige adgang for de studerende og et potentielt problem med overholdelse af lovgivningen for uddannelsesinstitutionen.
Den gode nyhed er, at alle undervisningsteams har adgang til tilgængeligt undervisningsmateriale. Brug disse fem trin til at gøre tilgængeligt materiale til skolestart til en fast del af jeres normale udgivelsesproces.
Hvorfor skoleartikler skal gennemgås med henblik på tilgængelighed
De første uger af et semester er en periode med stor udgivelsesaktivitet. Nye dokumenter finder hurtigt vej fra udkast til læringsplatforme, hjemmesider, delte drev, e-mail-vedhæftninger og studenterportaler.
Dette tempo kan medføre, at tilgængelighedsbarrierer følger med indholdet. Scannede PDF-filer, præsentationer uden tag, utilgængelige formularer, uklare tabeller og billeder uden tekstalternativer kan alle gøre det sværere at få adgang til vigtige oplysninger.
For offentlige skoler, skolekredse, højere læreanstalter og universiteter, ADA afsnit II udgør en vigtig ramme for planlægningen. Den Justitsministeriets regler om tilgængelighed på web og mobil pålægger de omfattede offentlige enheder at opfylde WCAG 2.1 niveau AA for webindhold og mobilapps, med forbehold for fastlagte undtagelser. Ministeriet har forlænget fristerne for overholdelse i 2026 til den 26. april 2027 for enheder, der betjener befolkningsgrupper på 50.000 eller flere, og til den 26. april 2028 for enheder, der betjener mindre befolkningsgrupper og særlige distriktsmyndigheder.
Mange institutioner har desuden forpligtelser i henhold til § 504 når de modtager føderale midler. Tilgængeligheds- og juridiske afdelinger bør overveje, hvordan de gældende krav forholder sig til deres programmer, tjenester og indhold rettet mod studerende.
1. Gennemgå det materiale, du planlægger at offentliggøre
Start med at lave en liste over de materialer, som studerende, familier, undervisere og ansatte får brug for i løbet af de første uger af semesteret. Medtag dokumenter, der deles via læringsplatforme, hjemmesider, studenterportaler, e-mail og delte drev.
Fokuser først på indhold, der bruges meget eller har stor indflydelse, herunder:
- Kursusbeskrivelser og læselister
- Tilmeldings-, samtykke- og tilpasningsformularer
- Dokumenter om økonomisk støtte og politik
- Præsentationer, arbejdsark og uddelingsmateriale til undervisningen
- Oplysninger om arrangementer og vejledninger til tjenester på campus
Markér filer, der er blevet scannet, udelukkende består af billeder, mangler tags, er svære at finde rundt i eller er oprettet ud fra ældre skabeloner. Dette giver dit team et klart overblik over, hvad der kræver opmærksomhed, inden eleverne begynder at bruge disse materialer.
GrackleGO kan hjælpe teams med at identificere almindelige problemer og prioritere de næste skridt ved at evaluere de enkelte PDF-filer, gennemgå tagtræet og generere rapporter.
2. Ret kildedokumentet, inden du eksporterer det
Tilgængelige PDF-filer starter med tilgængelige kildefiler. Når forfattere bruger overskrifter, meningsfulde links, tekstalternativer og en logisk læserækkefølge i Word, Google Docs, PowerPoint eller Google Slides, skaber de et bedre udgangspunkt for en tilgængelig eksport.
Opfordr indholdsskabere til at følge disse retningslinjer:
- Brug de indbyggede overskriftsformater til at strukturere indholdet.
- Tilføj kortfattet alternativ tekst til billeder og diagrammer, der har en betydning.
- Skriv en beskrivende linktekst, der forklarer, hvor linket fører hen.
- Brug enkle tabeller til data med tydelige overskrifter.
- Kombiner farver med etiketter, ikoner eller skriftlige anvisninger.
- Sørg for, at dias og dokumentelementer følger en logisk læserækkefølge.
Disse vaner bidrager til digital tilgængelighed og mindske omfanget af de tilpasninger, der senere bliver nødvendige. De hjælper desuden de studerende med at bruge materialerne sammen med skærmlæsere, forstørrelsesfunktioner, tastaturnavigation og anden hjælpemidler.
3. Mærk og korriger PDF-filer, inden du deler dem
En PDF-fil kan se professionel ud, selvom den mangler den struktur, som hjælpemidler har brug for. Tags angiver, om indholdet er en overskrift, et afsnit, en liste, en tabel, et link, et billede eller et formularfelt. De er også med til at skabe en logisk læserækkefølge.
Hvis dit team har brug for en opfriskning, Hvad er en tagget PDF? forklarer, hvorfor dokumentstrukturen er vigtig for navigation og forståelse.
Grackle PDF understøtter vejledte arbejdsgange til korrektion og validering af PDF-filer med hensyn til tags, læserækkefølge, tabeller, links, billeder, formularfelter og metadata. Det hjælper teams med at opnå en målbar forbedring af tilgængeligheden, samtidig med at en kvalificeret manuel gennemgang fortsat er vigtig for at vurdere betydning og kontekst. Grackle PDF er udviklet til at tilbyde validering i realtid og vejledt korrektion til teams, der arbejder med PDF-filer.
Ved PDF-filer, der består af scannede sider eller udelukkende billeder, skal du starte med optisk tegngenkendelse (OCR). OCR skaber søgbar tekst, som derefter kan struktureres, mærkes og gennemgås. Kontroller altid det endelige dokument for at sikre, at overskrifter, tabeller, links og billedbeskrivelser giver mening, når de åbnes med hjælpemidler.
4. Standardisere tilgængelig publicering på tværs af teamet
Det er nemmere at udarbejde tilgængeligt materiale, når alle bidragydere følger en fælles proces. Skabeloner, tjeklister og klare retningslinjer for support kan hjælpe undervisere, undervisningsudviklere, administratorer og kommunikationsteams med at udgive materiale på en mere ensartet måde.
Start med skabeloner til almindelige materialer, såsom undervisningsplaner, politikdokumenter, formularer, rapporter og præsentationer. Indbyg overskriftsformater, vejledning i tilgængelige tabeller, eksempler på beskrivende links og anvisninger til billedbeskrivelser.
Udarbejd derefter en kortfattet kontrol før offentliggørelse. Bed forfatterne om at bekræfte, at indholdet:
- Tøm overskrifter
- Relevante links
- Enkle tabeller
- Tilstrækkelig farvekontrast
- En revideret PDF-eksport
Dette gør tilgængelighed til en naturlig del af indholdsudarbejdelsen i stedet for en separat, specialiseret opgave.
Se nærmere på værktøjer og support, der er specifikt rettet mod uddannelsessektoren Grackle til uddannelse. GrackleDocs støtter uddannelsesinstitutioner med værktøjer og tjenester til undervisningsmateriale, digitale platforme og administrative dokumenter.
5. Overvåge og vedligeholde materialerne i løbet af hele semesteret
Tilgængeligheden bør sikres løbende, i takt med at der offentliggøres nye ressourcer, formularer og præsentationer. Hurtige tjek i forbindelse med de regelmæssige opdateringer hjælper teams med at sikre, at undervisningsmaterialerne forbliver tilgængelige, uden at det medfører unødvendigt arbejde i sidste øjeblik.
Gennemgå nye og reviderede PDF-filer, inden du offentliggør dem. Gennemgå de mest anvendte materialer igen efter at have modtaget feedback, og sørg for at have en klar procedure for at stille tilgængelige formater til rådighed, når en studerende har brug for det. Når det samme problem opstår gentagne gange, skal du bruge det som anledning til at forbedre en skabelon, et undervisningsmateriale eller en arbejdsgang.
Læs mere om en bredere strategi for hele campuset her Hvorfor en modenhedsmodel er den eneste måde at forbedre dokumenttilgængeligheden inden for uddannelsessektoren på. En tilgang baseret på en modenhedsmodel hjælper institutionerne med at sammenkæde de umiddelbare behov for afhjælpning med bæredygtige praksis for dokumenttilgængelighed.
Udarbejd tilgængeligt undervisningsmateriale til alle elever
Tilgængeligt materiale til skolestart hjælper eleverne med selvstændigt at få adgang til information og deltage fuldt ud. Det giver desuden undervisningspersonalet et praktisk grundlag for at forbedre tilgængeligheden gennem hele skoleåret.
Start med de materialer, som de studerende bruger mest, forbedr kildefilerne inden eksport, og gør gennemgangen af dokumenter til en del af de normale udgivelsesprocesser. Brug Grackle PDF i dag for at sikre, at alle elever får glæde af tilgængeligt undervisningsmateriale.
