Sådan gør du en PDF tilgængelig for alle brugere

PDF-filer er stadig en af de mest almindelige måder at dele rapporter, vejledninger og formularer på. Uden tilgængelighed for øje kan en PDF-fil udelukke visse personer, især dem, der er afhængige af en skærmlæser eller anden hjælpemiddelteknologi. Denne vejledning forklarer, hvordan man gør en PDF-fil tilgængelig fra starten, hvordan man retter eksisterende filer, og hvordan man offentliggør tilgængelige PDF-filer online og i WordPress.

Hvad gør en PDF tilgængelig?

En tilgængelig PDF er et dokument, som folk kan læse, navigere i og forstå, uanset deres adgangsbehov. I praksis betyder det, at PDF-filen:

1. Bruger en klar overskriftsstruktur, der matcher det visuelle layout
2. Har korrekte tags og læserækkefølge til hjælpemidler
3. Indeholder ægte tekst i stedet for billeder af tekst
4. Tilbyder alternativ tekst til meningsfulde billeder og ikoner
5. Tilbyder tilstrækkelig farvekontrast mellem tekst og baggrund
6. Inkluderer tilgængelige formularfelter, hvor brugerne kan indtaste oplysninger
7. Kan bruges med tastatur og skærmlæser

Hvis du designer med disse punkter i tankerne, er du allerede meget tættere på en PDF, der fungerer for alle.

Sådan oprettes en tilgængelig PDF fra bunden

Den nemmeste måde at gøre en PDF tilgængelig på er at indbygge tilgængelighed i det originale dokument i Word, Google Docs eller dit layoutværktøj. Derefter eksporterer du til PDF uden at ødelægge strukturen.

Brug tilgængelige skrifttyper og klar formatering

Skærmlæsere er ligeglade med, hvilken skrifttype du bruger, men det er mennesker med nedsat syn bestemt ikke.

1. Vælg enkle skrifttyper som Arial, Verdana eller Helvetica til brødteksten.
2. Undgå dekorative skrifttyper eller skrifttyper med håndskrift til alt, der er længere end en overskrift.
3. Hold skriftstørrelsen generøs, normalt mindst 11 eller 12 for brødteksten.
4. Brug rigtige afsnit, overskrifter og lister i stedet for manuelt at formatere almindelig tekst.
5. Undgå tekstfelter og flydende elementer til kerneindhold, da de kan forvirre læserækkefølgen.

Strukturér dit indhold med overskrifter og tags

Overskrifter er dokumentets skelet. Tags er den måde, hvorpå dette skelet vises for hjælpemidler.

1. Brug overskrift 1 til hovedtitlen
2. Brug overskrift 2 til hovedafsnit og overskrift 3 til underafsnit.
3. Spring ikke overskriftsniveauer over af stilistiske årsager.
4. Når du eksporterer til PDF, skal du beholde indstillingen for at inkludere strukturkoder.
5. I et værktøj som Adobe Acrobat skal du åbne tagpanelet og kontrollere, at overskrifter, afsnit og lister er tagget korrekt.
6. Brug en læserækkefølge eller et rækkefølgepanel til at bekræfte, at indholdet læses i en logisk rækkefølge.

En overskuelig overskrifts- og tagstruktur gør det meget nemmere for personer, der bruger en skærmlæser, at springe rundt i din PDF-fil.

Tilføj meningsfuld alternativ tekst til billeder og grafik

Billeder, ikoner og diagrammer kan være meget nyttige visuelt, men fuldstændig meningsløse for nogen, der ikke kan se dem. Alternativ tekst udfylder dette hul.

1. Beskriv billedets formål, ikke alle visuelle detaljer
2. Hold beskrivelserne korte og fokuserede på det, brugeren har brug for at vide.
3. Markér rent dekorative billeder som dekorative, så skærmlæsere kan springe dem over.
4. For komplekse diagrammer eller skemaer kan du kombinere en kort alternativ tekst med en mere uddybende forklaring i hovedteksten eller et bilag.

Type	Eksempel
Dårlig beskrivelse	Billede af en graf
Nyttig beskrivelse	Linjediagram, der viser en fordobling af trafikken på hjemmesiden mellem januar og juni

Brug beskrivende linktekst

Skærmlæsere kan vise en liste over links på en side uden den omgivende tekst. Generiske links bliver meget forvirrende i denne liste.

1. Undgå linktekster som "klik her" eller "læs mere".
2. Brug linktekst, der forklarer destinationen eller handlingen, for eksempel
   Download PDF-tjeklisten for tilgængelighed
3. Hold linkteksten unik, hvor det er muligt, så folk kan skelne mellem links.

Gør formularer og interaktive PDF-filer tilgængelige

Hvis din PDF indeholder formularer, skal de være tilgængelige for tastaturbrugere og brugere af skærmlæsere.

1. Brug rigtige formularfelter, ikke linjer eller kasser tegnet på siden
2. Giv hvert felt en tydelig etiket, der matcher enhver synlig etiket i layoutet.
3. Tilføj ekstra instruktioner eller tip, hvor det er nødvendigt, f.eks. acceptable datoformater.
4. Indstil tabulatorrækkefølgen, så tastaturbrugere kan bevæge sig gennem formularen i en logisk rækkefølge.
5. Sørg for, at fejlmeddelelser eller obligatoriske felter er tydelige uden kun at stole på farver.

Brug farver og kontraster, som alle kan se

Farver kan understøtte dit budskab, men de bør aldrig være den eneste måde, du kommunikerer noget vigtigt på.

1. Sørg for stærk kontrast mellem tekst og baggrund, f.eks. mørk tekst på lys baggrund.
2. Undgå meget lysegrå tekst, især på hvid baggrund.
3. Brug ikke kun farver til at vise betydning, f.eks. rød tekst til negative tal uden andre tegn.
4. Fremhæv linkteksten på mere end én måde, f.eks. med farve og understregning.

Tilføj et mærket indholdsfortegnelse til længere PDF-filer

For længere dokumenter er en indholdsfortegnelse afgørende for orienteringen.

1. Brug overskriftsformater, så dit forfatterværktøj automatisk kan generere en indholdsfortegnelse.
2. Sørg for, at hver indtastning linker til det korrekte afsnit.
3. Kontroller, at indholdsfortegnelsen er korrekt mærket, så skærmlæsere kan bruge den.

Test din PDF med tilgængelighedsværktøjer

Gå aldrig ud fra, at en PDF-fil er tilgængelig, bare fordi den ser fin ud på skærmen.

1. Brug en indbygget tilgængelighedskontrol i din PDF-editor for at scanne efter almindelige problemer
2. Gennemgå manuelt tagtræet og læserækkefølgen
3. Test PDF-filen ved kun at bruge tastaturet
4. Hvis det er muligt, skal du kontrollere med mindst én skærmlæser, f.eks. NVDA eller JAWS, for at se, hvordan indholdet annonceres.

Testning afslører hurtigt ting som manglende alternativ tekst, forkert læserækkefølge og umærkede formularfelter.

Sådan gør du en PDF tilgængelig for folk, der er blinde eller svagtseende

Ovenstående trin hjælper alle, men nogle aspekter er særligt vigtige for blinde og svagtseende læsere.

Læseorden og navigation

For en bruger af skærmlæser er læserækkefølgen oplevelsen.

1. Sørg for, at overskrifterne følger en logisk hierarki, så brugerne kan springe mellem sektionerne.
2. Kontroller læsere rækkefølgen, så indholdet præsenteres i en fornuftig rækkefølge og ikke kolonne for kolonne på en forvirrende måde.
3. Tilføj en indholdsfortegnelse med tydelige afsnitstitler.

Alternativ tekst og beskrivelser

Alternativ tekst er ofte den eneste måde, hvorpå man kan forstå billeder eller diagrammer.

1. Beskriv, hvad billedet betyder i sammenhængen, ikke kun de visuelle elementer.
2. Hvis et billede er afgørende, bør du overveje at tilføje en ekstra tekstbeskrivelse i nærheden.
3. Undgå at gentage de samme oplysninger i både alternativ tekst og brødtekst, medmindre det er nødvendigt.

Linkets klarhed

Lister med links er en almindelig måde at navigere gennem indhold ved hjælp af en skærmlæser.

1. Sørg for, at linkteksten giver mening uden for sammenhængen
2. Undgå at have mange links med identisk tekst, der fører til forskellige steder.

Visuel klarhed for svagtseende læsere

Ikke alle, der har problemer med PDF-filer, bruger en skærmlæser.

1. Brug en god tekststørrelse og generøs linjeafstand.
2. Undgå tætte tekstblokke uden mellemrum eller overskrifter.
3. Hold layoutet enkelt, så zoomning ikke ødelægger siden fuldstændigt.

At designe med disse behov for øje forbedrer oplevelsen for blinde og svagtseende brugere markant.

Sådan gør du en PDF tilgængelig online

Udgivelse af en PDF på internettet medfører nogle ekstra overvejelser vedrørende tilgængelighed og overholdelse af regler. Du omstrukturerer ikke PDF-filen, men sikrer, at den er klar til brug på internettet og kan findes.

Kontroller tilgængeligheden, før du uploader

Hvis du bruger Grackle Docs, kan du scanne dit Google Doc og eksportere en fuldt tagget, tilgængelig PDF. For eksisterende filer kontrollerer Grackle GO PDF-filer i forhold til PDF/UA-standarder direkte i din browser. Løs eventuelle problemer, inden de bliver offentliggjort.

Tilføj korrekte dokumentmetadata

Titel, forfatter, emne og sprog er vigtigt online. Grackle tilføjer og validerer automatisk disse metadata, så hjælpemidler og søgemaskiner kan identificere filen korrekt.

Undgå PDF-filer, der kun indeholder billeder

Scannede eller billedbaserede PDF-filer kan ikke læses af skærmlæsere. Brug OCR til at konvertere dem til ægte tekst eller genopbyg dem fra en tilgængelig kilde i Grackle Docs.

Udgiv med klare, beskrivende links

Beskriv filen og dens formål i dit webindhold:
“Download vores tilgængelighedsrapport for 2025 (PDF, 2 MB)”
Dette hjælper både mennesker og skærmlæsere.

Overvåg tilgængeligheden over tid

Brug Grackle Scan til at gennemgå din hjemmeside, finde alle hostede PDF-filer og generere tilgængelighedsrapporter. Dette gør langvarig vedligeholdelse og overholdelse af reglerne meget nemmere.

Sådan gør du en PDF-fil tilgængelig i WordPress

WordPress gør det nemt at uploade filer, men det vil uden problemer vise både tilgængelige og utilgængelige PDF-filer. Forskellen ligger i, hvordan du forbereder filen, og hvordan du præsenterer den.

Upload en tilgængelig PDF til mediebiblioteket

Det bedste sted at løse tilgængelighedsproblemer er, før PDF-filen overhovedet kommer i kontakt med WordPress.

1. Opret dit dokument i Google Docs eller et lignende redigeringsprogram.
2. Brug Grackle Docs at scanne det, løse problemer med tilgængelighed og eksportere en tagget, tilgængelig PDFGoogle
3. Du kan eventuelt køre den eksporterede PDF gennem Grackle GO for at dobbelttjekke den i forhold til PDF UA-standarder og få en klar rapport om, hvorvidt den er godkendt eller afvist.
4. Når du er tilfreds med resultatet, skal du uploade PDF-filen til WordPress-mediebiblioteket som normalt.
5. Giv filen et meningsfuldt navn, som mennesker kan forstå, i stedet for en tilfældig række tegn.

På den måde er alt, hvad du tilføjer til WordPress, allerede klar til skærmlæsere og anden hjælpende teknologi.

Tilføj tilgængelige links til PDF-filer i indlæg og sider

Når filen er i WordPress, er det din opgave at gøre den nem at finde og forstå.

1. Indsæt PDF-filen fra mediebiblioteket i dit indlæg eller på din side.
2. Rediger linkteksten, så den forklarer, hvad PDF-filen indeholder, og ikke kun at det er en fil.
3. Undgå vage betegnelser som "download" eller "vis fil".
4. Tilføj kontekst i den omgivende tekst, når det er relevant, f.eks. hvem dokumentet er beregnet til, eller hvilket år det dækker.

For eksempel
Download vores tilgængelige PDF-vejledning til oprettelse af inkluderende formularer

Dette fortæller brugerne, hvad de får, og hjælper også søgemaskinerne med at forstå linket.

Tilbyd alternativer, når du kan

For vigtigt indhold såsom politikker, vejledning eller formularer er det en god idé at tilbyde mere end ét format.

1. Brug WordPress-sideindholdet til de vigtigste oplysninger
2. Tilbyd PDF-filen som en udskriftsvenlig eller offline kopi
3. Gør det klart, at de samme oplysninger er tilgængelige i begge formater, så brugerne kan vælge det, der passer dem bedst.

Hvis du allerede har et stort antal PDF-filer vedhæftet indlæg og sider, Grackle Scan kan bruges til at gennemgå alle PDF-filer på dit WordPress-websted, rapportere hvilke der ikke opfylder tilgængelighedskravene og hjælpe dig med at prioritere, hvad der skal rettes først.

Denne kombination af redigering med Grackle Docs, validering med Grackle GO og overvågning med Grackle Scan giver dig en komplet arbejdsgang for tilgængelige PDF-filer, der fungerer godt sammen med WordPress og med de mennesker, der har brug for dem.