PDF-filer er mye brukt til å dele dokumenter, ettersom de bevarer formateringen på tvers av enheter og plattformer. Det er imidlertid ikke alle PDF-filer som er tilgjengelige for alle. Ved å lage tilgjengelige PDF-filer sikrer du at personer med nedsatt funksjonsevne, for eksempel de som bruker skjermlesere eller annen hjelpeteknologi, kan få tilgang til og forstå innholdet. Tilgjengelige PDF-filer forbedrer også brukervennligheten for alle brukere og hjelper organisasjoner med å oppfylle juridiske og etiske standarder.
Å lage tilgjengelige PDF-filer som oppfyller WCAG- og PDF/UA-standardene, krever en tydelig og enhetlig prosess. Her presenterer vi viktige trinn, inkludert planlegging, viktige tilgjengelighetsfunksjoner, oppretting av tilgjengelige PDF-filer fra Word, testing og bruk av verktøy som Grackle PDF.
Hvorfor tilgjengelighet er viktig i PDF-filer
Tilgjengelighet i PDF-filer er ikke bare et teknisk krav; det handler om å gjøre informasjonen brukbar for alle. Når dokumenter er utformet med tanke på tilgjengelighet, kan personer med nedsatt funksjonsevne lettere lese, navigere og samhandle med innholdet. I tillegg til å overholde lover og standarder fremmer tilgjengelige PDF-filer inkludering, forbedrer brukervennligheten og sørger for at viktig informasjon når ut til et bredt publikum.
Hvem har nytte av tilgjengelige PDF-filer?
Tilgjengelige PDF-filer er tilgjengelige for personer med en rekke ulike funksjonshemminger, inkludert synshemminger, kognitive funksjonshemminger og motoriske utfordringer. Brukere av skjermlesere er avhengige av korrekt merkede PDF-filer med riktig leserekkefølge og alternativ tekst. Personer med nedsatt syn har nytte av god fargekontrast og skalerbare skrifttyper. Brukere som kun bruker tastatur, trenger logisk navigering og tilgjengelige skjemaer. Utover funksjonshemminger er tilgjengelige PDF-filer til hjelp for brukere i situasjoner som støyende omgivelser eller eldre voksne med svekket syn.
Juridiske og etiske betraktninger
I mange land er digital tilgjengelighet lovpålagt. I USA, Seksjon 508 og Lov om amerikanske borgere med nedsatt funksjonsevne (ADA) pålegge tilgjengelig digitalt innhold for føderale etater og offentlige tjenester. De Den europeiske tilgjengelighetsloven (EAA) og andre regionale lover krever også tilgjengelige dokumenter. Manglende overholdelse kan føre til bøter og skade omdømmet. Etisk sett sikrer tilgjengelige PDF-filer lik tilgang til informasjon og tjenester, noe som gjenspeiler både samfunnsansvar og inkludering.
Vanlige tilgjengelighetsbarrierer i PDF-filer
PDF-filer har ofte barrierer som manglende eller feil tagger, dårlig leserekkefølge, bilder uten alternativ tekst, utilgjengelige tabeller og skjemaer og utilstrekkelig fargekontrast. Disse problemene hindrer hjelpeteknologier i å tolke innholdet riktig. PDF-filer som er konvertert fra andre formater uten skikkelig forberedelse, mangler ofte den nødvendige strukturen som kreves for tilgjengelighet.
Planlegg for tilgjengelighet før du lager PDF-filen
Før du eksporterer et dokument som PDF, bør universell utforming allerede være en del av designprosessen. Planlegging på forhånd sparer tid og sikrer at den endelige filen kan brukes av alle. Ved å velge riktig redigeringsverktøy, bruke riktig struktur og skrive med tanke på tilgjengelighet, legger du et solid grunnlag som reduserer behovet for komplekse korrigeringer senere.
Velg riktig redigeringsverktøy (Word, PowerPoint, InDesign)
Begynn med et redigeringsverktøy som støtter tilgjengelighetsfunksjoner og eksporterer merkede PDF-filer. Microsoft Word og PowerPoint har innebygde tilgjengelighetskontroller og eksportalternativer for taggede PDF-filer. Adobe InDesign har avanserte funksjoner for layoutkontroll og tagging. Ved å bruke disse verktøyene på riktig måte reduserer du behovet for utbedringer senere.
Bruk innebygde stiler og struktur
Bruk innebygde overskriftstiler, lister og andre semantiske elementer i kildedokumentet. Dette skaper en logisk struktur som overføres til PDF-taggene. Unngå manuell formatering, for eksempel utheving av tekst for å simulere overskrifter, da dette ikke skaper en tilgjengelig struktur.
Skriv med tanke på universell utforming
Bruk tydelige og beskrivende overskrifter for å strukturere innholdet. Skriv meningsfull lenketekst som beskriver destinasjonen eller handlingen, og unngå vage fraser som "klikk her". Bruk et enkelt språk og konsise setninger der det er mulig, for å forbedre lesbarheten for alle brukere.
Viktige funksjoner i en tilgjengelig PDF
Tilgjengelige PDF-filer er avhengige av spesifikke funksjoner som gjør innholdet brukbart og i samsvar med standarder. Riktig tagging, tydelig struktur, alternativ tekst, overskrifter, tabeller, skjemaer og fargekontrast bidrar til å sikre at dokumentet kan leses og navigeres av alle. Følgende er de viktigste funksjonene du må ta hensyn til når du skal sikre at en PDF-fil er tilgjengelig.
Slik lager du en tilgjengelig PDF-fil fra Word
Å lage en tilgjengelig PDF starter med å bygge tilgjengelighet inn i selve Word-dokumentet. Word har verktøy og innstillinger som bidrar til å sikre at innholdet er riktig strukturert før eksport, noe som gjør det enklere å generere en PDF-fil som er både kompatibel og brukervennlig. I det følgende beskrives det hvordan du bruker tilgjengelighetsfunksjonene, eksportalternativene og innstillingene i Word til å produsere en tagget og tilgjengelig PDF-fil.
Bruke Microsoft Words tilgjengelighetskontroll
Før du eksporterer dokumentet, bør du kjøre Words innebygde tilgjengelighetskontroll. Den identifiserer problemer som manglende alternativ tekst, feilaktig overskriftsstruktur og problemer med fargekontraster.
Eksportere som en tagget PDF-fil
Bruk Words "Lagre som"- eller "Eksporter"-funksjon for å opprette en PDF-fil. Sørg for at alternativet for å inkludere dokumentstrukturtagger er aktivert. Dette bevarer overskrifter, lister og andre semantiske elementer i PDF-filen.
Kontrollerer eksportinnstillingene
Verifiser eksportinnstillingene, inkludert tagger, bokmerker og dokumentmetadata som tittel og forfatter. Disse elementene forbedrer navigasjonen og søkbarheten i PDF-filen.
Testing og validering av PDF-tilgjengelighet
Når en PDF-fil er opprettet, må den testes for å bekrefte at tilgjengelighetsfunksjonene fungerer som tiltenkt. Automatiserte kontrollverktøy og manuell testing spiller en avgjørende rolle når det gjelder å identifisere problemer som kan hindre brukere i å få tilgang til innholdet. Ved å kombinere verktøy som Grackle PDF og Adobe Acrobat med testing i den virkelige verden ved hjelp av skjermlesere og tastaturer, kan du validere samsvar med standarder og sikre en brukbar opplevelse for alle lesere.
Grackle PDF
Grackle PDF er et spesialisert verktøy for testing og utbedring av PDF-filer med tanke på tilgjengelighet. Det integrerer en validator som sjekker samsvar med PDF/UA, WCAG og Section 508-standarder. Grackle PDF oppdager problemer i sanntid og tilbyr veiledede veivisere for å løse problemer, inkludert taggfeil, manglende alt-tekst og problemer med tabellstruktur. Grensesnittet synkroniserer sidevisningen med taggtreet, noe som gjør utbedringen intuitiv og effektiv.
Adobe Acrobat-tilgjengelighetskontroll
Adobe Acrobat Pro inneholder en Accessibility Full Check som skanner PDF-filer for vanlige tilgjengelighetsproblemer. Dette verktøyet genererer bare en rapport. Det veileder ikke brukerne interaktivt gjennom korrigeringene. Manuell utbedring er nødvendig ved hjelp av Acrobats verktøy for tagging og redigering.
Manuelle kontroller
Automatiserte verktøy kan ikke fange opp alle problemer. Manuell testing med skjermlesere, som NVDA, JAWS eller VoiceOver, er avgjørende for å verifisere leserekkefølgen, kvaliteten på alternativ tekst og skjemaets brukervennlighet. Testing av navigasjon med kun tastatur sikrer at det er mulig å bruke siden uten mus.
Verktøy og ressurser for PDF-tilgjengelighet
For å oppnå og opprettholde PDF-tilgjengelighet kreves den rette kombinasjonen av verktøy, standarder og kontinuerlig læring. Disse ressursene tilbyr alt fra programvare som forenkler utbedring til internasjonalt anerkjente retningslinjer og fellesskapsdrevet støtte, og gir deg praktiske måter å sikre at dokumentene dine forblir kompatible, inkluderende og effektive.
Grackle PDF
Grackle PDF effektiviserer PDF-utbedring med intuitive veivisere for tabeller, lenker, bilder og metadata. Det tilbyr masseredigering, angre/gjenopprett og en innebygd validator. Sammenlignet med andre, mer tradisjonelle verktøy reduserer Grackle PDF kompleksiteten ved å fikse PDF-filer.
Retningslinjer (WCAG 2.2, PDF/UA-standarder)
WCAG 2.2 utgjør det globale rammeverket for digital tilgjengelighet, inkludert PDF-filer. PDF/UA (ISO 14289) er den tekniske standarden for tilgjengelige PDF-filer. Forståelse og bruk av disse standardene sikrer samsvar og brukervennlighet.
Nettbasert opplæring og støtte fra fellesskapet
Mange organisasjoner tilbyr opplæring i beste praksis for digital tilgjengelighet. Fellesskap og fora gir støtte fra fagfeller og oppdateringer om standarder i utvikling. Kontinuerlig læring bidrar til å opprettholde tilgjengeligheten etter hvert som teknologien og retningslinjene endres.
Endelig sjekkliste for en tilgjengelig PDF
Før du deler dokumentet ditt, er det viktig å kontrollere at alle tilgjengelighetskrav er oppfylt. En siste sjekkliste bidrar til å bekrefte at PDF-filen er riktig strukturert, at den kan brukes med hjelpeteknologier, og at den er i samsvar med tilgjengelighetsstandardene. Ved å gå gjennom hvert av disse punktene sikrer du at dokumentet ditt er inkluderende, funksjonelt og klart for distribusjon.
- Bruk semantiske stiler og struktur i kildedokumentet
- Inkluder beskrivende alt-tekst for alle meningsfulle bilder
- Sørg for riktig overskriftshierarki og listetagging
- Kontroller at tabellene har riktige overskrifter og omfang
- Merk alle skjemafeltene tydelig og lenkeetiketter
- Bekreft tilstrekkelig fargekontrast og lesbare skrifter
- Eksporter PDF med tagger og bokmerker aktivert
- Legg til metadata om dokumentet (tittel, forfatter, språk)
- Kjør tilgjengelighetskontroller (Grackle PDF, Acrobat)
- Utfør manuell testing med skjermlesere og tastatur
- Fiks alle identifiserte problemer før distribusjon
Å gjøre PDF-filer tilgjengelige er avgjørende for inkludering og samsvar
Tilgjengelige PDF-filer sikrer at alle, uavhengig av funksjonsevne, kan få tilgang til innholdet ditt. De støtter juridisk samsvar med standarder som WCAG, PDF/UA og Section 508, samtidig som de forbedrer brukervennligheten for alle brukere. Tilgjengelighet er en kontinuerlig forpliktelse som krever planlegging, testing og kontinuerlig forbedring.
Grackle PDF tilbyr kraftige, brukervennlige verktøy som forenkler testing og utbedring av PDF-tilgjengelighet. For å skape virkelig tilgjengelige PDF-filer må du starte med tilgjengelige kildedokumenter, bruke de riktige verktøyene og validere PDF-filene grundig.
For ekspertveiledning og for å effektivisere arbeidet med PDF-tilgjengelighet, bruk Grackle PDF eller kontakt GrackleDocs for ytterligere støtte.