Du vet at du må skape tilgjengelig innhold, men hva mener vi når vi snakker om tilgjengelige PDF-filer? Vi er her for å hjelpe deg med å forstå alt du trenger å vite om dem!
Hva er forskjellen mellom en PDF og en tilgjengelig PDF?
Et PDF-dokument (Portable Document Format) er et av de mest brukte digitale formater. PDF-filer er allsidige og kan opprettes fra en rekke ulike plattformer, og det gjør dem til det foretrukne dokumentformatet for både små og store organisasjoner. Nesten alle programvareverktøy som genererer digitale filer, støtter PDF-formatet, og brukerne kan til og med opprette PDF-versjoner av filene sine fra programvarene sine.
De er imidlertid ikke tilgjengelige når de først genereres.
A PDF-dokumentet anses som tilgjengelig bare hvis det kan brukes av alle på en uavhengig og barrierefri måte. Det betyr at mennesker som bruker hjelpemidler, som skjermlesere, skal kunne navigere i dokumentet ditt uten problemer når det er virkelig tilgjengelig.
Hva er en tilgjengelig PDF?
En tilgjengelig PDF er et dokument som er riktig merket, noe som gjør det universelt enkelt å bruke og oppfyller de etablerte standardene for tilgjengelighet, inkludert Seksjon 508, WCAG 2.1 og PDF/UA.
En tilgjengelig PDF gjør det mulig for personer som bruker hjelpeteknologi, som skjermlesere, å se, lese og samhandle med dokumentet på en uavhengig og barrierefri måte.
Hvordan gjør vi PDF-filer tilgjengelige? Det skjer ved at vi tagger en PDF på riktig måte og gir den en struktur.
Hva er tagger i en Adobe PDF?
Når det gjelder PDF-filer, tagger eller et taggtre er det som gjør PDF-filer tilgjengelige. De skaper en struktur for dokumentet, som i sin tur blir til tilgjengelighetsmarkeringer som, når de brukes riktig, kan bidra til å optimalisere lese- og brukeropplevelsen for personer som bruker hjelpeteknologi, som skjermlesere.
De felles elementene som det fokuseres på i PDF-sanering prosessen inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Overskrifter
- Lenker
- Lister
- Bord
- Bilder
Når et PDF-dokument er korrekt tagget og fullt tilgjengelig og kompatibelt, forbedrer det sluttbrukeropplevelsen og dokumentets søkemotoroptimalisering (SEO), slik at det blir lettere å finne når folk søker etter informasjon.
Arbeidsflyt for å lage tilgjengelige PDF-filer
Slik lager du raskt og enkelt en tilgjengelig PDF-fil i Adobe Acrobat Pro:
- Angi dokumentegenskapene.
- Tagg PDF-filen (overskrifter, lenker, lister, tabeller, bilder osv.)
- Opprett bokmerker i lengre dokumenter.
- Gjør grafikk eller bilder tilgjengelige ved å legge til alternativ tekst.
- Kontroller fargekontrasten på innholdet i dokumentet.
- Kontroller den logiske leserekkefølgen i Rekkefølge-ruten.
- Opprett navigasjonslenker i dokumentet.
- Gjør bordene dine tilgjengelige.
Dette virker enkelt nok, men det kan være ganske kjedelig og tidkrevende, avhengig av hvor komplekst innholdet er. Den beste måten å minimere utbedringsarbeidet på, er å gjøre dokumentet så tilgjengelig som mulig før konvertere den til en PDF-fil.
Ta hensyn til tilgjengelighet før du konverterer dokumenter til PDF-filer
Enten du oppretter et dokument ved hjelp av Microsoft Suite, Google Workspace eller InDesign, vil det spare deg for mye tid når du skal rette opp PDF-versjonen av dokumentet, hvis du sørger for å gjøre det så tilgjengelig som mulig.
Ved å bruke avsnittsformatene dine på disse plattformene kan du legge til taggstruktur i innholdet ditt, for eksempel vil en
-tagg være for overskrift 1-elementer, mens en
-tagg vil være knyttet til brødteksten.
Hvis du har bilder, kan du legge til alternativ tekst til dem før du eksporterer til en PDF-fil. Dette vil spare deg for tid når du skal rette opp.
Dette er enkelt for enkle typer dokumenter, men hva med mer komplekse dokumenter, som utfyllbare skjemaer?
Utfyllbare skjemafelt og beskrivelser
Å lage utfyllbare skjemaer er en annen måte organisasjoner kan bruke PDF-filer på. Hvis PDF-filen din inneholder skjemafelt, kan du bruke Verktøy > Tilgjengelighet > Kjør skjemafeltgjenkjenning for å oppdage skjemafelt og gjøre dem interaktive (utfyllbare).
I Adobe Acrobat Pro oppretter du en utfyllbar PDF-fil på følgende måte:
- Åpne Acrobat:
Klikk på “Verktøy” fanen og velg “Klargjør skjema.”
- Velg en fil eller skann et dokument:
Acrobat analyserer automatisk dokumentet og legger til skjemafelter.
- Legg til nye skjemafelt:
Bruk verktøylinjen øverst, og juster oppsettet ved hjelp av verktøyene i høyre rute.
- Spar din utfyllbare PDF-fil:
Du kan også dele den med andre eller klikke på Distribuere for å samle inn svar automatisk.
Det virker enkelt nok, men hvor tilgjengelige er de?
Når du oppretter skjemafeltene dine, må du også legge til en verktøytips, som er en forklaring på hva som kreves for å svare riktig på spørsmålet. Denne informasjonen brukes av hjelpeteknologien for å gi ytterligere kontekst eller beskrivelse. Når skjemafeltene er lagt til, må personen som oppretter dokumentet, merke feltene på riktig måte i taggetreet for å sikre nøyaktig navigering i selve skjemaet.
Ikke glem å angi tabulatorrekkefølgen
Fanerekkefølgen bestemmer hvordan en bruker kan navigere gjennom feltene i et skjema ved hjelp av tastaturet. Den som oppretter skjemaet, kan tilpasse fanerekkefølgen fra standardinnstillingen for geografisk rekkefølge (fra venstre til høyre og fra topp til bunn).
For å sjekke PDF-filens tabulatorrekkefølge, går du til Vis > Verktøy > Skjemaer > Rediger i Adobe Acrobat Pro. Der finner du alle skjemafeltene oppført i den gjeldende fanerekkefølgen i et sidepanel. Du trenger bare å dra feltene til riktig posisjon i fanerekkefølgen.
Reparere problemer med PDF-tagging i Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro er fortsatt en av de mest brukte programvarene for å fikse PDF-filer for tilgjengelighet. For å reparere problemer med PDF-tagging med Adobe Acrobat Pro, må du åpne Tagger ruten i navigasjonen til venstre.
Derfra kan du redigere ting som:
Overskrifter
Overskrifter (H1, H2, H3 osv.) er et navigasjonsverktøy som bidrar til å organisere dokumenter og informere leserne om hva de inneholder.
Overskrifter bidrar til å gjøre innholdet mer forståelig for personer som bruker hjelpemidler, ved å dele det inn i lettfordøyelige deler og skape navigasjonsmessige landemerker i dokumentet. I tillegg kan personer som bruker hjelpeteknologi, velge å bare lese overskriftene i et dokument, slik at de vet hva dokumentet inneholder.
En PDF-fil uten overskrifter vil føre til at en hjelpemiddelbruker må lese hver eneste linje i dokumentet for å finne det han eller hun leter etter.
Lenker
Når opprette en PDF-fil, har du kanskje lagt til lenker slik at brukerne kan lære mer om et bestemt emne. Disse lenkene må merkes som lenker når du utbedrer dem.
Hvis du ikke angir hvor en lenke fører, er det ikke sikkert at sluttbrukerne vet at de forlater dokumentet ditt eller hvor de ender opp.
Lister
Lister må tagges på en bestemt måte for å unngå at hvert element ser ut som en haug med urelaterte ord uten sammenheng.
Når en liste er korrekt tagget, vil den informere sluttbrukerens hjelpemiddel om antall elementer i listen og hvor de befinner seg i listen.
Bord
Generelt kan tabeller være utfordrende å forstå med hjelpemidler. Hver celle må refereres til ved hjelp av rad og kolonne, men det kan være nødvendig med tilleggsinformasjon for å forstå dataene riktig. Ting som kolonne- og radoverskrifter må identifiseres for at det skal være enklere å navigere i rekkefølgen på dataene.
Bilder
For at hjelpeteknologi skal kunne lese bilder, trenger de alternativ tekst (alt-tekst).
Den alternative teksten formidler "hvorfor" et bilde er relatert til innholdet i et dokument. Det er i hovedsak bildet som beskrives med ord som leses høyt av hjelpemidler, for eksempel skjermlesere, og som indekseres av søkemotorer.
Et bilde som mangler alt-tekst i en PDF-fil, blir lest som et bilde eller en grafikk, men det gis ingen ytterligere kontekst eller informasjon.
Hvis bildet bare er dekorativt, trenger det ikke alt-tekst, men det må i stedet plasseres innenfor dokumentets tagger. Disse elementene kan inkludere, men er ikke begrenset til:
- Bakgrunnsbilder
- Bokser
- Repeterende logoer
- Designelementer som linjer, sirkler og firkanter
Hva med tagger i kombinerte PDF-filer?
Når du kombinerer flere PDF-filer til én tagget PDF-fil, bør du dobbeltsjekke taggetreet og eventuelt tagge hele det kombinerte dokumentet på nytt.
