En merket PDF-fil inneholder et skjult strukturlag som hjelper skjermlesere og annen hjelpeteknologi med å forstå og navigere i dokumentet.
Tagger endrer ikke utseendet på PDF-filen. Den visuelle utformingen, merkevaren, skrifttypene, fargene og bildene forblir de samme. I stedet legger PDF-tagger til informasjon bak den synlige siden for å sikre en meningsfull leseopplevelse for brukere av hjelpeteknologi.
Hva er en merket PDF-fil?
En merket PDF-fil bruker strukturelle merker, såkalte PDF-tagger, for å beskrive formålet med og sammenhengen mellom dokumentets innhold. Denne strukturen støtter dokumenttilgjengelighet ved å hjelpe hjelpeteknologi med å identifisere overskrifter, avsnitt, lister, tabeller, lenker, bilder og skjemafelt.
Tenk på koder som dokumentets underliggende oversikt. De forteller en skjermleser hvor en overskrift begynner, hvilke elementer som hører til i en liste, hvordan en tabell er organisert og i hvilken rekkefølge innholdet skal leses opp.
Vanlige PDF-koder er blant annet:
- Overskrifter for å identifisere overskrifter på underavsnitt og fastsette en hierarkisk struktur
- Paragrafer for å skille vanlig brødtekst
- Lister for å gruppere relaterte elementer i riktig rekkefølge
- Bord for å koble sammen overskrifter og dataceller
- Lenker for å identifisere lenket tekst og hvor den fører hen
- Tall å oppgi alternativtekst for bilder med innhold
En korrekt merket PDF-fil har også en logisk leserekkefølge. Dette innebærer at en skjermleser skal presentere innholdet i samme meningsfulle rekkefølge som dokumentforfatteren hadde til hensikt.
PDF-filer med og uten tagger
En PDF-fil med tagger og en uten tagger kan se helt like ut på skjermen. Forskjellen blir tydelig når noen bruker en skjermleser, tastaturnavigering eller annen hjelpeteknologi.
I en PDF-fil med tagger kan programvaren gjenkjenne dokumenttittelen, hoppe mellom overskrifter, lese opp elementer på lister og formidle sammenhengen mellom tabelloverskrifter og data. Brukeren kan dermed navigere mer effektivt i dokumentet og få en bedre forståelse av hvordan innholdet er organisert.
I en PDF-fil uten tagger kan innholdet leses opp i feil rekkefølge eller som én lang tekstblokk. En skjermleser vil kanskje ikke gjenkjenne overskrifter, tabeller eller bilder på riktig måte. Den kan for eksempel lese opp en sidefot midt i et avsnitt eller lese opp separate tabellceller uten å forklare sammenhengen mellom dem.
| PDF med merkelapper | PDF uten merkelapper |
|---|---|
| Tilbyr et strukturlag for hjelpeteknologi | Gir liten eller ingen brukbar struktur |
| Støtter logisk leserekkefølge | Kan leses i en ulogisk rekkefølge |
| Identifiserer overskrifter, lister, tabeller og lenker | Kan presentere innholdet som usammenhengende tekst |
| Gjør navigasjonen mer effektiv | Gjør det vanskeligere å finne frem |
| Beholder det synlige designet uendret | Kan se riktig ut, men likevel være vanskelig å bruke |
Tagger er ikke synlige for de fleste lesere, men de har stor betydning for hvordan folk opplever et dokument.
Hvorfor PDF-koder er viktige for tilgjengeligheten
PDF-koder bidrar til å sikre at informasjonen er tilgjengelig for personer som ikke kan stole på visuell formatering alene. De støtter brukere som navigerer i dokumenter ved hjelp av skjermleser, tastatur, oppdaterbar punktskriftdisplay eller annen hjelpeteknologi.
En overskrift som er visuelt formatert, kan for eksempel ha større skriftstørrelse og være uthevet med fet skrift. Uten en overskriftskode kan imidlertid ikke en skjermleser på en pålitelig måte fortelle brukeren at teksten innleder et nytt avsnitt. På samme måte kan en visuell tabell virke oversiktlig for en seende leser, men være forvirrende hvis cellene ikke er merket riktig.
Tags er et viktig grunnlag for digital tilgjengelighet, men det er ikke nok i seg selv. Et dokument må også ha meningsfull alternativtekst, riktig leserekkefølge, tydelig lenketekst, korrekt strukturerte tabeller og brukervennlige skjemafelt.
Tags støtter standarder som PDF/UA, som angir tekniske krav til tilgjengelige PDF-dokumenter. De kan også støtte dokumentkrav i henhold til Seksjon 508 i relevante føderale sammenhenger i USA.
En PDF-fil med tagger garanterer imidlertid ikke automatisk full overholdelse av PDF/UA eller Section 508. Taggene må være nøyaktige, og det ferdige dokumentet må fortsatt valideres og gjennomgås av en person.
For mer informasjon om selve standarden, les PDF/UA: den globale standarden for tilgjengelighet i PDF-filer.
Hvordan finne ut om en PDF-fil er merket
Du kan sjekke om en PDF-fil har tagger ved hjelp av et PDF-redigeringsprogram eller et verktøy for tilgjengelighetskontroll. Dette er et nyttig første skritt, men det at dokumentet har tagger, er i seg selv ikke nok til å bekrefte at det er fullt tilgjengelig.
Hvis du bruker Adobe Acrobat, åpner du «Tags»-panelet. Hvis dokumentet inneholder et tag-tre med elementer som overskrifter, avsnitt, lister og tabeller, er det merket med tagger. Et tomt eller manglende tag-tre tyder vanligvis på at dokumentet ikke er merket med tagger.
Du kan også bruke et nettleserbasert verktøy for å sjekke dette, for eksempel GrackleGO for å gå gjennom PDF-filens tagtre og vurdere strukturen. Dette kan bidra til å avdekke problemer som manglende tagger, feil leserekkefølge eller tabeller med feil struktur.
Når du gjennomgår en PDF-fil med tagger, må du ikke bare se på om det finnes tagger. Sjekk om de gjenspeiler dokumentets faktiske betydning og oppbygning:
- Er overskriftene merket i en logisk hierarki?
- Gir leserekkefølgen mening?
- Har meningsfulle bilder nyttig alternativtekst?
- Er tabellene strukturert med passende overskrifter?
- Har lenkene beskrivende tekst?
- Er feltene i skjemaet tydelig merket?
Slik merker du en PDF-fil
Fremgangsmåten for å merke opp en PDF-fil avhenger av dokumentets opprinnelse, struktur og kompleksitet. De enkleste filene trenger kanskje bare et automatisert utgangspunkt og en rask gjennomgang, mens skjemaer, komplekse tabeller og omfattende rapporter ofte krever mer manuelt arbeid.
Med Grackle PDF, you can upload a PDF in your browser and use Automatisk merking med AI to create an initial structure. The tool is designed to identify reading order, headings, paragraphs, lists, tables, and images while preserving the document’s visible branding and fonts.
Etter automatisk tagging bør du gjennomgå resultatet og rette opp eventuelle gjenværende problemer. Automatisering kan gi målbare forbedringer, men manuell gjennomgang er fortsatt viktig der betydningen avhenger av konteksten; dette gjelder blant annet alternativ tekst, leserekkefølge, komplekse tabeller og interaktive skjemaer.
For en nærmere gjennomgang av automatiserte arbeidsflyter, se Forståelse av automatisk merking av PDF-dokumenter. Du kan også utforske Enkel merking av PDF-filer med Grackle PDF for å få en oversikt over plattformen.
Hva med skannede PDF-filer?
PDF-filer som består av skannede sider eller kun bilder, må gjennomgå optisk tegngjenkjenning (OCR) før merking kan fungere effektivt. OCR oppretter et tekstlag som gir verktøy for automatisk merking ekte tekst å tolke.
OCR er bare det første trinnet. Gjenkjenningsfeil, feil kolonner og uklare tabellstrukturer kan fortsatt påvirke det endelige dokumentet, så det er nødvendig å gjennomgå det før publisering.
Lag en PDF med merker i nettleseren din
Å lage en PDF med tagger trenger ikke å starte med en komplisert arbeidsflyt på datamaskinen. Nettleserbasert automatisk tagging kan hjelpe teamet ditt med å etablere en dokumentstruktur raskt, samtidig som det visuelle utseendet som leserne kjenner igjen, bevares.
Kom i gang med Grackle PDF for å prøve PDF-merking på ditt eget dokument.
