Når det gjelder tilgjengelige PDF-filerI dag hører man mye om tagging av dokumenter. Med PDF-sanering er tidkrevende, er det lett å bli fristet til å merke en PDF automatisk i stedet. Dette vil imidlertid ikke gjøre PDF-filen tilgjengelig på den måten du tror.
La oss dykke inn og se nærmere på dette.
Hva er en tagget PDF?
La oss begynne med det grunnleggende - hva er en tagget PDF? En tagget PDF er en type PDF som har noe som kalles et taggtre, på samme måte som HTML, som gir og definerer strukturen i dokumentet.
Hvorfor er det viktig å tagge en PDF?
Når du tagger en PDF-fil på riktig måte, gir du dokumentet struktur. Denne strukturen blir i sin tur til tilgjengelighetsmarkeringer som, når de brukes på riktig måte, kan bidra til å optimalisere lese- og brukeropplevelsen for personer som bruker hjelpeteknologi, for eksempel skjermlesere.
Hva betyr det å merke PDF-dokumenter automatisk?
I Adobe Acrobat finnes det en funksjon som gjør det mulig å automatisk tagge et dokument som ikke allerede har et taggtre tilknyttet. Acrobat ble imidlertid ikke utviklet for å være et tilgjengelighetsverktøy, det er et publiseringsverktøy. Det betyr at verktøyene for automatisk tagging ikke er avanserte nok til å tagge et dokument fullt ut slik at det blir fullt tilgjengelig.
Kan PDF-dokumenter merkes automatisk for tilgjengelighet?
Det korte svaret er nei, du kan ikke automatisk tagge PDF-dokumenter for tilgjengelighet.
Selv om automatisk tagging kan brukes som et utgangspunkt, er det ikke nok til å rette opp dokumentet fullt ut. Du må fortsatt rette det manuelt for å sikre at taggene er nøyaktige, og for å rette opp eventuelle feil i dokumentet.
Acrobat kan for eksempel ikke tolke variasjoner i stilen i dokumentet, så det kan hende at alt blir merket med samme struktur, selv om det i virkeligheten er forskjellig.
Adobe AutoTag-funksjonen er bare starten på en lengre prosess for å oppfylle alle standarder for universell utforming, inkludert Seksjon 508, WCAG 2.1 og PDF/UA.
I tillegg kan Acrobats Tilgjengelighetskontroll ser bare etter de grunnleggende tilgjengelighetskontrollpunktene i et dokument, for eksempel:
- Bilder med alternativ tekst
- Overskriftsnivåer for navigasjon
- Dokumentets egenskaper
- Og andre grunnleggende innstillinger
Den sertifiserer ikke at filene er fullt tilgjengelige og oppfyller de offisielle standardene.
Forstå Adobe Acrobats taggtre etter automatisk tagging
Vi har allerede flagget at du ikke får en tilgjengelig PDF-fil ved å bruke Acrobats funksjon for automatisk tagging. Men hvorfor ikke? I teorien gir den strukturen som kreves for at et dokument skal ha en viss navigasjon. Så hvorfor er ikke det nok?
Acrobat er ikke i seg selv et tilgjengelighetsverktøy, og derfor tagger det ikke riktig. Det gjør antagelser i den automatiske merkingen, noe som kan føre til at dokumentet likevel ikke er tilgjengelig.
Når det gjelder tekst, kan den slås sammen med et bilde hvis det er et bilde i nærheten. Dette ser man ofte i brevpapir, der teksten i brevpapiret kombineres med logoen, slik at den samlede taggen blir en -tagg. I tillegg blir noen tekstbokser tagget som bilder i stedet for at selve teksten blir tagget på riktig måte. Siden Adobes AutoTag-funksjon ikke har funksjoner for optisk tegngjenkjenning (OCR), er det ikke mulig for AutoTag å løse dette problemet. Noen må gå inn manuelt og løse problemet. Et annet spørsmål er knyttet til overskrifter i dokumentet. Siden Acrobats AutoTag-funksjon ikke har et skarpt blikk for hvilket nivå overskriftene skal være på, antar den bare, og antagelsene er som regel feil. Basert på størrelse kan den for eksempel gjøre noe til en -tag i stedet for en
-tag.
Lister er et annet problem med automatisk tagging. Til tross for at lister har punktlister, er for eksempel punktlistene i seg selv vanligvis ikke merket på riktig måte, og dermed blir de ikke brukt. En person som bruker hjelpeteknologi, vil få en rekke verk uten å forstå sammenhengen, fordi listetaggingen er feil.
Dette er bare noen av de vanligste problemene som oppstår i forbindelse med automatisk merking i Adobe Acrobat. Men som nevnt tidligere, kan det være et utgangspunkt for utbedrere når de jobber med et dokument. Det kan bare ikke være det eneste trinnet.
Programvare for PDF-tagging
Selv om Adobe Acrobats automatiske tagging ikke gir deg en fullstendig tilgjengelig og kompatibel PDFkan programmet selv hjelpe deg med å oppnå dette resultatet med manuell utbedring.
Ved hjelp av Adobe Acrobat Pro kan brukerne følge ulike veiledninger for å lage tilgjengelige dokumenter og utbedre eventuelle problemer som dukker opp. De kan teste for problemer ved hjelp av ADScan som vil gi brukerne en Detaljrapport om tilgjengelighetog påpeke eventuelle tilgjengelighetsproblemer i dokumentet.
Er du usikker på hvor du skal begynne med tagging? AbleDocs' ADTraining kan gi deg en-til-en-opplæring eller gruppeopplæring for å veilede deg og teamet ditt gjennom hvordan du gjør en PDF-fil tilgjengelig, inkludert testing og korrigering av problemer som flagges.
Hvis du bruker Adobe InDesign til å lage dokumenter, kan du bruke MadeToTag-plugin-modulen til å klargjøre InDesign-dokumentene dine for eksport som tilgjengelige og taggede PDF-filer.
