Hvorfor digital inkludering er viktig
Tilgjengelighet er en sentral del av inkludering og et lovpålagt krav. Organisasjoner innen alt fra utdanning til offentlig forvaltning, helsevesen og finans produserer enorme mengder digitalt innhold, mye av det i PDF-format. Men hvis man ikke passer på, kan utilgjengelige PDF-filer gjøre det vanskelig for skjermlesere å tolke innholdet, forhindre navigering gjennom strukturerte overskrifter og gjøre bilder uleselige.
Mens PDF-tilgjengelighet er avgjørende, sliter mange organisasjoner med å skape dokumenter som er i samsvar med kravene. Det er her utbedring kommer inn i bildet. Selv om utbedring ofte brukes etter at en PDF er opprettet - noen ganger av en annen avdeling eller et annet team - kan det også fungere som et pedagogisk verktøy for å hjelpe brukerne med å utforme tilgjengelig innhold fra starten av. Proaktiv bruk av relevante verktøy effektiviserer utbedringsarbeidet og bygger opp en langsiktig bevissthet om tilgjengelighet i organisasjonen.
Denne artikkelen tar for seg fem viktige steg enhver organisasjon kan ta for å bygg et inkluderende digitalt fundament ved hjelp av utbedring, slik at PDF-filene deres blir kompatible og tilgjengelige for alle.
1: Vurder PDF-filene dine med tanke på tilgjengelighetsproblemer
Det første trinnet i enhver tilgjengelighetsstrategi er å forstå om PDF-filene dine er tilgjengelige - eller ikke. Mange organisasjoner produserer utilgjengelige dokumenter uten å vite det, og antar at de er i orden fordi de vises godt visuelt. Men når det gjelder PDF-filer, er ikke alt som det først ser ut til å være. Uten riktig tagging, strukturert leserekkefølge og alternativ tekst sliter skjermlesere og hjelpeteknologier med å tolke innholdet riktig.
En god måte å begynne på er å bruke en nettbasert tilgjengelighetssjekk som Grackle GO. Dette rimelige og enkle inngangspunktet gir umiddelbar tilbakemelding på opplastede filer, slik at organisasjoner raskt kan identifisere tilgjengelighetshull og avgjøre om det er nødvendig å utbedre PDF-filer.
2: Strukturer dokumentene dine med riktig tagging
PDF-tilgjengelighet begynner med riktig dokumentstruktur. En godt merket PDF gjør det mulig for skjermlesere å lese alle overskrifter, lister, tabeller og bilder på riktig måte. Dessverre lages mange PDF-filer uten disse viktige elementene, noe som fører til en frustrerende opplevelse for brukere som er avhengige av hjelpeteknologi.
PDF-utbedring verktøy som Grackle PDF forenkler denne prosessen ved å gi brukerne veiledning i hvordan de kan løse vanlige strukturelle problemer. Funksjoner som automatisk merking og intuitive redigeringsverktøy gjør det enkelt å rette opp problemer, selv for dem som ikke er vant til å overholde kravene til universell utforming. Mange brukere håndterer utbedringen selv, mens andre foretrekker å sette ut prosessen til spesialiserte utbedringsteam - noe som sikrer at selv de mest komplekse PDF-ene blir fullt tilgjengelige.
3: Sørg for at tabeller og data er lesbare
Bord er en av de største utfordringer knyttet til tilgjengelighet i PDF-filer. Hvis de ikke er strukturert på riktig måte, kan de være praktisk talt uleselige for hjelpemidler, noe som hindrer brukerne i å forstå dataene.
A Verktøy for PDF-sanering gjør det mulig for brukere å :
- Definer rad- og kolonneoverskrifter for å gjøre det tydeligere
- Slå sammen, del opp og juster tabeller for å tilpasse dem til tilgjengelighetsstandarder
For organisasjoner som ofte arbeider med datatunge PDF-filer, er det en fordel å bruke en Verktøy for PDF-sanering kan bidra til å eliminere potensiell forvirring og sikre tabelltilgjengelighet for alle brukere.
4: Valider og løs problemer i sanntid
Tilgjengelighet krever kontinuerlig innsats og forbedring. Mange Verktøy for PDF-sanering krever at brukerne tester dokumenter manuelt, noe som fører til forsinkelser og ineffektivitet. De beste løsningene for utbedring inkluderer imidlertid innebygde valideringsverktøy som gir tilbakemelding i sanntid etter hvert som brukerne foretar rettelser.
Disse løsningene gjør det mulig for brukerne å umiddelbart validere endringer mot standarder som PDF/UA. Denne umiddelbare tilbakemeldingssløyfen gjør utbedringsprosessen rask, pålitelig og effektiv.
Proaktiv bruk av utbedring gjennom hele innholdsproduksjonen hjelper dessuten brukerne med å gjenkjenne hyppige tilgjengelighetsproblemer. Dette gjør det i sin tur enklere å utforme fremtidige dokumenter med tanke på samsvar. Og ved å integrere tilgjengelighet i den daglige arbeidsflyten kan organisasjoner sakte, men sikkert skape en kultur for kontinuerlig digital inkludering.
5: Skalere arbeidet med tilgjengelighet på tvers av team
Effektiv tilgjengelighet handler selvsagt ikke om at én person gjør det rette, men krever konsekvent samarbeid på tvers av team og avdelinger. Organisasjoner sliter ofte med konsekvens fordi de ansatte oppretter og publiserer PDF-filer på unike måter ved hjelp av flere ulike verktøy - uten noen standardisert praksis for tilgjengelighet.
Utbredt bruk av PDF-utbedring gjør det mulig for team å samarbeide mer effektivt, og hjelper brukere i hele organisasjonen med å følge de samme retningslinjene for tilgjengelighet. Det er imidlertid ikke alle organisasjoner som har tid eller ressurser til å håndtere utbedringen internt. Det er derfor White Glove Services finnes - for å gi ekspertstøtte til organisasjoner som foretrekker å outsource arbeidet med tilgjengelighet, eller som ikke har den nødvendige kompetansen internt til å håndtere prosessen.
Ved å bruke en kombinasjon av selvbetjeningsverktøy og profesjonell assistanse kan organisasjoner enkelt skalere tilgjengelighetsinitiativene sine. Enten et internt team håndterer utbedring eller outsourcer komplekse dokumenter, vil løpende PDF-utbedring holder universell utforming i fokus.
Å bygge en inkluderende digital fremtid
Å skape tilgjengelig innhold er mer enn bare å oppfylle samsvarskrav. Organisasjoner som sørger for at PDF-filene deres er tilgjengelige skape et digitalt fundament som kommer alle til gode. PDF-innholdet deres vil alltid være enkelt å navigere i og kan brukes av alle målgrupper.
Nøkkelen er å få prosessen i gang. Organisasjoner kan begynne i det små ved å bruke nettbaserte verktøy som Grackle GO for å vurdere eksisterende dokumenter og raskt identifisere tilgjengelighetshull som må rettes opp. Innføringen av dedikerte Verktøy for PDF-sanering forbedrer organisasjonens evne til å håndtere tilgjengelighetsproblemer i sanntid, noe som sikrer enda bedre samsvar med tilgjengelighetsstandardene.
For de teamene som ikke har den nødvendige interne kompetansen, eller som har spesielt komplekse PDF-dokumenter, kan det være nyttig å sette ut arbeidet til eksterne utbedringstjenester. Den økte graden av eksperthjelp kan effektivisere utbedringsprosessen, samtidig som tilgjengelighetsstandardene opprettholdes.
Uansett virksomhet, med de rette verktøyene og en proaktiv og inkluderende digital tilnærmingblir PDF-tilgjengelighet en sentral, integrert del av innholdsproduksjonen. Organisasjoner med en slik arbeidsmetodikk vil ikke bare bli mer effektive når det gjelder å skape innhold av høy kvalitet, tilgjengelig innhold men vil også sørge for at ingen blir etterlatt.
