PDF'er bruges i vid udstrækning til at dele dokumenter, da de bevarer formateringen på tværs af enheder og platforme. Det er dog ikke alle PDF'er, der er tilgængelige for alle. Ved at skabe tilgængelige PDF'er sikrer man, at personer med handicap, f.eks. dem, der bruger skærmlæsere eller andre hjælpemidler, kan få adgang til og forstå indholdet. Tilgængelige PDF'er forbedrer også brugervenligheden for alle brugere og hjælper organisationer med at opfylde juridiske og etiske standarder.
At skabe tilgængelige PDF'er, der opfylder WCAG- og PDF/UA-standarderne, kræver en klar og ensartet proces. Her introducerer vi vigtige trin, herunder planlægning, vigtige tilgængelighedsfunktioner, oprettelse af tilgængelige PDF'er fra Word, testning og brug af værktøjer som Grackle PDF.
Hvorfor er tilgængelighed vigtig i PDF'er?
Tilgængelighed i PDF'er er ikke kun et teknisk krav; det handler om at gøre information brugbar for alle. Når dokumenter er designet med tilgængelighed for øje, kan mennesker med handicap lettere læse, navigere og interagere med indholdet. Ud over at overholde love og standarder fremmer tilgængelige PDF'er inklusion, forbedrer brugervenligheden og sikrer, at vigtig information når ud til det bredeste publikum.
Hvem har gavn af tilgængelige PDF'er?
Tilgængelige PDF'er tjener mennesker med en lang række handicap, herunder synshandicap, kognitive handicap og motoriske udfordringer. Skærmlæserbrugere er afhængige af korrekt taggede PDF'er med korrekt læserækkefølge og alternativ tekst. Svagsynede har gavn af god farvekontrast og skalerbare skrifttyper. Brugere, der kun bruger tastatur, har brug for logisk navigation og tilgængelige formularer. Ud over handicap hjælper tilgængelige PDF'er brugere i situationer som støjende miljøer eller ældre voksne med forringet syn.
Juridiske og etiske overvejelser
Mange lande kræver digital tilgængelighed ved lov. I USA, Afsnit 508 og den Lov om handicappede amerikanere (ADA) give mandat til tilgængeligt digitalt indhold til føderale agenturer og offentlige tjenester. Den Den europæiske lov om tilgængelighed (EAA) og andre regionale love kræver ligeledes tilgængelige dokumenter. Manglende overholdelse risikerer juridiske sanktioner og skader omdømmet. Etisk set sikrer tilgængelige PDF'er lige adgang til information og tjenester, hvilket afspejler både socialt ansvar og inklusion.
Almindelige tilgængelighedsbarrierer i PDF'er
PDF'er har ofte barrierer som manglende eller forkerte tags, dårlig læserækkefølge, billeder uden alternativ tekst, utilgængelige tabeller og formularer og utilstrækkelig farvekontrast. Disse problemer forhindrer hjælpemidler i at fortolke indholdet korrekt. PDF'er, der er konverteret fra andre formater uden ordentlig forberedelse, mangler ofte den nødvendige struktur, der kræves for tilgængelighed.
Planlæg tilgængelighed, før du opretter din PDF
Før du eksporterer et dokument som PDF, bør tilgængelighed allerede være en del af designprocessen. Planlægning på forhånd sparer tid og sikrer, at din endelige fil kan bruges af alle. Ved at vælge det rigtige redigeringsværktøj, anvende den rigtige struktur og skrive med tilgængelighed i tankerne, skaber du et stærkt fundament, der reducerer behovet for komplekse rettelser senere.
Vælg det rigtige redigeringsværktøj (Word, PowerPoint, InDesign)
Start med et redigeringsværktøj, der understøtter tilgængelighedsfunktioner og eksporterer taggede PDF'er. Microsoft Word og PowerPoint har indbyggede tilgængelighedskontroller og eksportmuligheder for taggede PDF'er. Adobe InDesign tilbyder avanceret layoutkontrol og tagging-funktioner. Ved at bruge disse værktøjer på en hensigtsmæssig måde reduceres behovet for udbedring senere.
Brug indbyggede stilarter og struktur
Anvend indbyggede overskriftsformater, lister og andre semantiske elementer i dit kildedokument. Det skaber en logisk struktur, som overføres til PDF-tags. Undgå manuel formatering som f.eks. fed tekst for at simulere overskrifter, da det ikke skaber en tilgængelig struktur.
Skriv med tilgængelighed i tankerne
Brug klare og beskrivende overskrifter til at strukturere dit indhold. Skriv meningsfuld linktekst, der beskriver destinationen eller handlingen, og undgå vage sætninger som "klik her". Brug et enkelt sprog og præcise sætninger, hvor det er muligt, for at forbedre læsbarheden for alle brugere.
Nøglefunktioner i en tilgængelig PDF
Tilgængelige PDF'er er afhængige af specifikke funktioner, der gør indholdet brugbart og i overensstemmelse med standarderne. Korrekt tagging, klar struktur, alt-tekst, overskrifter, tabeller, formularer og farvekontrast arbejder alle sammen for at sikre, at dokumentet kan læses og navigeres af alle. Følgende er de primære funktioner, der skal overvejes for at sikre, at en PDF er tilgængelig.
Sådan opretter du en tilgængelig PDF fra Word
Oprettelse af en tilgængelig PDF starter med at bygge tilgængelighed ind i selve Word-dokumentet. Word har værktøjer og indstillinger, der hjælper med at sikre, at dit indhold er korrekt struktureret før eksport, hvilket gør det nemmere at generere en PDF, der både overholder reglerne og er brugervenlig. De følgende trin beskriver, hvordan man bruger Words tilgængelighedsfunktioner, eksportmuligheder og indstillinger til at producere en tagget og tilgængelig PDF.
Brug af Microsoft Words tilgængelighedstjek
Før du eksporterer dit dokument, skal du køre Words indbyggede tilgængelighedskontrol. Den identificerer problemer som f.eks. manglende alt-tekst, forkert overskriftsstruktur og problemer med farvekontrast.
Eksporterer som en tagget PDF
Brug Words "Gem som"- eller "Eksporter"-funktion til at oprette en PDF. Sørg for, at muligheden for at inkludere dokumentstruktur-tags er aktiveret. Dette bevarer overskrifter, lister og andre semantiske elementer i PDF'en.
Kontrol af eksportindstillinger
Bekræft eksportindstillingerne, herunder tags, bogmærker og dokumentmetadata som f.eks. titel og forfatter. Disse elementer forbedrer navigation og søgbarhed i PDF'en.
Test og validering af PDF-tilgængelighed
Når en PDF er oprettet, skal den testes for at bekræfte, at tilgængelighedsfunktionerne fungerer efter hensigten. Automatiserede checkere og manuel testning spiller en afgørende rolle for at identificere problemer, der kan forhindre brugere i at få adgang til indhold. Ved at kombinere værktøjer som Grackle PDF og Adobe Acrobat med test i den virkelige verden ved hjælp af skærmlæsere og tastaturer kan du validere, at standarderne overholdes, og sikre en brugbar oplevelse for alle læsere.
Grackle PDF
Grackle PDF er et specialiseret værktøj til at teste og afhjælpe PDF'er for tilgængelighed. Det integrerer en validator, der tjekker overensstemmelse med PDF/UA, WCAG og Section 508 standarder. Grackle PDF giver problemdetektering i realtid og guidede guider til at løse problemer, herunder taggingfejl, manglende alt-tekst og problemer med tabelstruktur. Grænsefladen synkroniserer sidevisningen med tag-træet, hvilket gør udbedringen intuitiv og effektiv.
Adobe Acrobats tilgængelighedstjek
Adobe Acrobat Pro indeholder et Accessibility Full Check, der scanner PDF'er for almindelige tilgængelighedsproblemer. Dette værktøj genererer kun en rapport. Det guider ikke brugerne interaktivt gennem rettelser. Manuel afhjælpning er påkrævet ved hjælp af Acrobats tagging- og redigeringsværktøjer.
Manuelle kontroller
Automatiserede værktøjer kan ikke fange alle problemer. Manuel test med skærmlæsere som NVDA, JAWS eller VoiceOver er afgørende for at kontrollere læserækkefølgen, kvaliteten af alternativ tekst og formularens anvendelighed. Test af navigation med kun tastatur sikrer, at man kan bruge det uden mus.
Værktøjer og ressourcer til PDF-tilgængelighed
Opnåelse og vedligeholdelse af PDF-tilgængelighed kræver den rette kombination af værktøjer, standarder og løbende læring. Fra software, der forenkler afhjælpning til internationalt anerkendte retningslinjer og fællesskabsdrevet support, giver disse ressourcer praktiske måder at sikre, at dine dokumenter forbliver kompatible, inkluderende og effektive.
Grackle PDF
Grackle PDF strømliner PDF-sanering med intuitive guider til tabeller, links, billeder og metadata. Det tilbyder masseredigering, fortrydelse/genoprettelse og en indbygget validator. Sammenlignet med andre, mere traditionelle værktøjer reducerer Grackle PDF kompleksiteten i at rette PDF'er.
Retningslinjer (WCAG 2.2, PDF/UA-standarder)
WCAG 2.2 udgør den globale ramme for digital tilgængelighed, herunder PDF'er. PDF/UA (ISO 14289) er den tekniske standard specifikt for tilgængelige PDF'er. Forståelse og anvendelse af disse standarder sikrer overholdelse og brugervenlighed.
Online-træning og støtte fra fællesskabet
Mange organisationer tilbyder træning i bedste praksis for digital tilgængelighed. Fællesskaber og fora giver peer-support og opdateringer om nye standarder. Kontinuerlig læring hjælper med at opretholde tilgængelighed, når teknologi og retningslinjer ændres.
Sidste tjekliste til en tilgængelig PDF
Før du deler dit dokument, er det vigtigt at kontrollere, at alle tilgængelighedskrav er opfyldt. En sidste tjekliste hjælper med at bekræfte, at PDF'en er korrekt struktureret, brugbar med hjælpemidler og i overensstemmelse med tilgængelighedsstandarderne. Ved at gennemgå hvert af disse punkter sikrer du, at dit dokument er inkluderende, funktionelt og klar til distribution.
- Brug semantiske stilarter og struktur i kildedokumentet
- Inkluder beskrivende alt-tekst til alle betydningsfulde billeder
- Sørg for korrekt overskriftshierarki og listetagging
- Kontrollér, at tabellerne har korrekte overskrifter og omfang
- Angiv alle formularfelter tydeligt, og link etiketter
- Bekræft tilstrækkelig farvekontrast og læsbare skrifttyper
- Eksporter PDF med tags og bogmærker aktiveret
- Tilføj dokumentmetadata (titel, forfatter, sprog)
- Kør tilgængelighedstjek (Grackle PDF, Acrobat)
- Udfør manuel test med skærmlæsere og tastatur
- Løs alle identificerede problemer før distribution
At gøre PDF'er tilgængelige er afgørende for inklusion og compliance
Tilgængelige PDF'er sikrer, at alle, uanset evner, kan få adgang til dit indhold. De understøtter juridisk overholdelse af standarder som WCAG, PDF/UA og Section 508, samtidig med at de forbedrer brugervenligheden for alle brugere. Tilgængelighed er en løbende forpligtelse, der kræver planlægning, testning og løbende forbedringer.
Grackle PDF tilbyder kraftfulde, brugervenlige værktøjer til at forenkle test og afhjælpning af PDF-tilgængelighed. For at skabe virkelig tilgængelige PDF'er skal du starte med tilgængelige kildedokumenter, bruge de rigtige værktøjer og validere dine PDF'er grundigt.
For ekspertvejledning og for at strømline din indsats for PDF-tilgængelighed, brug Grackle PDF eller Kontakt GrackleDocs for yderligere støtte.