Sådan laver du en Section 508-kompatibel PDF

De fleste PDF'er er ikke automatisk tilgængelige. Hvis et dokument mangler korrekt struktur, tagging, læserækkefølge eller alternativ tekst, kan hjælpemidler som f.eks. skærmlæsere ikke fortolke det korrekt.

For at overholde Afsnit 508 i Rehabilitation Act of 1973 skal føderale agenturer og organisationer, der modtager føderal finansiering, sikre, at deres elektroniske dokumenter er tilgængelige for mennesker med handicap. For PDF'er betyder det, at de skal opfylde tekniske tilgængelighedsstandarder i overensstemmelse med WCAG- og PDF/UA-kravene.

Her kan du se, hvordan du laver en PDF, der er i overensstemmelse med § 508.

1. Start med et tilgængeligt kildedokument

Tilgængelighed begynder, før PDF'en oprettes.

Hvis du bruger Microsoft Word, skal du strukturere dit dokument korrekt ved hjælp af indbyggede overskriftstyper (H1, H2, H3), formaterede lister og korrekt strukturerede tabeller. Undgå manuelt at gøre tekst fed for at simulere overskrifter. Skærmlæsere er afhængige af semantisk struktur, ikke visuel styling.

Indstil dokumentsproget, og sørg for tilstrækkelig farvekontrast mellem tekst og baggrund. Undgå at bruge farver alene til at formidle betydning.

Når den eksporteres korrekt, følger meget af denne struktur med over i PDF'en.

2. Sørg for korrekt tagging i PDF'en

En kompatibel PDF skal indeholde en logisk tag-struktur. Tags definerer overskrifter, afsnit, lister, tabeller og andre elementer, så hjælpemidler kan fortolke indholdshierarkiet. I Adobe Acrobat Pro: Åbn Tags-panelet for at kontrollere strukturen. Bekræft, at overskrifterne følger et logisk hierarki. Sørg for, at lister og tabeller er korrekt tagget. Tjek, at dekorative elementer er markeret som artefakter. En umærket PDF, selv om den ser ren ud visuelt, er ikke i overensstemmelse med reglerne.

3. Bekræft læserækkefølgen

Læserækkefølgen bestemmer, hvordan indholdet præsenteres for brugere af skærmlæsere.

Brug Acrobats værktøj til læserækkefølge til at bekræfte, at indholdet flyder logisk fra top til bund og fra venstre mod højre. Layouts med flere kolonner klarer ofte ikke denne test og skal rettes manuelt.

4. Tilføj alternativ tekst til betydningsfulde billeder

Billeder, der formidler information, skal indeholde beskrivende alternativ tekst. Dekorative billeder skal markeres som artefakter, så de ignoreres af skærmlæsere.

Alt-teksten skal beskrive formålet, ikke udseendet. I stedet for “Billede af diagram” skal du skrive “Søjlediagram, der viser 25% stigning i omsætning fra 2022 til 2023.”

5. Strukturer tabeller korrekt

Tabeller skal indeholde overskriftsrækker, der er defineret programmatisk. Det er ikke nok bare at gøre den første række fed.

Hver datacelle skal knyttes til den korrekte overskrift. Komplekse tabeller kan kræve yderligere tagging-justeringer.

Eksempel: Hvorfor korrekte tabeloverskrifter er vigtige

Se på følgende enkle tabel:

Visuelt ser denne tabel struktureret ud, fordi den første række er fed. Men fed formatering alene gør ikke en tabel tilgængelig.

For at en PDF skal være i overensstemmelse med Section 508, skal overskriftsrækker defineres programmatisk. Det betyder, at overskriftscellerne skal tagges som tabeloverskrifter (TH) og ikke bare styles visuelt.

Hvis tabellen ikke er korrekt tagget, kan en skærmlæser læse indholdet som en kontinuerlig strøm af tekst:

“År Omsætning Overskud 2022 1.000.000 200.000 2023 1.250.000 275.000.”

Uden overskriftsassociationer kan brugerne ikke afgøre, hvilke data der hører til hvilken kolonne.

Når den er tagget korrekt, vil en skærmlæser annoncere hver værdi med den tilhørende overskrift, som f.eks:

“Række 2. År: 2022. Indtægter: $1.000.000. Overskud: $200.000.”

Dette strukturerede forhold mellem overskrifter og dataceller er afgørende for tilgængeligheden.

Overvejelser om komplekse tabeller

Mere komplekse tabeller kræver ekstra opmærksomhed. For eksempel:

I dette eksempel fungerer “Revenue” som en grupperet kolonneoverskrift, mens “2022” og “2023” fungerer som underoverskrifter. For at gøre dette tilgængeligt:

• Overskriftens omfang (række eller kolonne) skal være korrekt defineret.
• Overskriftsceller kan kræve eksplicit tilknytning til dataceller.
• Sammenslåede celler skal bruges med forsigtighed, da de ofte bryder den strukturelle logik.

Hvis man ikke definerer disse relationer programmatisk, kan det resultere i forkert læserækkefølge og fejlfortolkning af data med hjælpemidler.

Sådan løser du tilgængeligheden af tabeller

I Microsoft Word:

• Brug indstillingen “Overskriftsrække” i Tabeldesign.
• Undgå at formatere overskrifter manuelt med fed tekst alene.
• Minimér flettede celler, hvor det er muligt.

I Adobe Acrobat Pro:

• Kontroller, at header-celler er tagget som . i Tags-panelet.
• Brug Table Editor til at bekræfte overskriftens omfang og tilknytning.
• Sørg for, at dataceller (.) er korrekt mappet til deres respektive overskrifter.

Tilgængelighed er baseret på struktur, ikke udseende. En tabel, der ser korrekt ud visuelt, kan stadig ikke overholde kravene, hvis den underliggende tagging er ufuldstændig.

6. Gør formularer tilgængelige

Hvis din PDF indeholder formularfelter:

• Tilføj tydelige feltetiketter.
• Sørg for, at fanebladene følger en logisk rækkefølge.
• Giv instruktioner og fejlfeedback.

Formulartilgængelighed er et af de mest almindelige fejlpunkter i 508-audits.

Eksempel: Tilgængelige PDF-formularfelter (etiketter, tabulatorrækkefølge, instruktioner, fejl)

Forestil dig en simpel PDF-formular, hvor en bruger beder om at blive ringet op:

• Fuldt navn
• E-mail-adresse
• Telefonnummer
• Foretrukken kontaktmetode (e-mail / telefon)
• Send-knap

Sådan ser en PDF, der ikke overholder kravene, ofte ud (almindelig 508-fejl)

Visuelt ser formen fin ud. Men under motorhjelmen:

• Felterne er ikke mærket (eller mærkerne er ikke programmatisk knyttet til felterne).
• Tabulatorrækkefølgen springer tilfældigt rundt på siden.
• Obligatoriske felter er kun markeret med en rød stjerne (kun farve).
• Hvis brugeren sender med manglende data, vises fejlmeddelelsen visuelt, men den meddeles ikke til skærmlæsere.

Hvad en skærmlæserbruger oplever:

• “Rediger. Rediger. Rediger.” (ingen idé om, hvad de enkelte felter er til)
• Tabulatorspring fra E-mail → Send → Telefon → Tilbage til Navn
• De sender formularen, og intet giver mening, fordi fejlen ikke kommunikeres på en tilgængelig måde.

Det er en fejl i en 508-audit.

7. Indstil dokumentegenskaber og metadata

En overensstemmende PDF skal indeholde:

• Dokumentets titel (vises i titellinjen)
• Defineret dokumentsprog
• Korrekte metadatafelter

Det sikrer, at hjælpemidlerne fortolker dokumentet korrekt.

8. Undgå PDF'er med kun billeder (scannede)

Scannede dokumenter er i bund og grund billeder. Uden optisk tegngenkendelse (OCR) og korrekt tagging er de ikke tilgængelige.

Kør OCR i Acrobat, og kontrollér derefter manuelt tagging og læserækkefølge.

Sådan tjekker du, om din PDF er Section 508

Overensstemmende Brug automatiserede tilgængelighedstjek som første skridt. Adobe Acrobat Pro indeholder en Accessibility Checker, der markerer strukturelle problemer.

Automatiseret testning garanterer dog ikke compliance. Manuel gennemgang er afgørende.

Til mere omfattende validering kan værktøjer som ADScan kan teste mod PDF/UA standarder og give detaljeret vejledning om afhjælpning.

Kan man gøre et Microsoft Word-dokument § 508-kompatibelt?

Ja, og det bør du gøre. Oprettelse af en tilgængelig PDF starter med et tilgængeligt Word-dokument. Word har indbyggede tilgængelighedsfunktioner som f.eks:

• Overskriftsformater til struktur
• Alt-tekstfelter til billeder
• Tilgængelig tabelformatering
• Sprogindstillinger
• Tilgængelighedstjek

Når den er struktureret korrekt, bevarer eksport til PDF en stor del af denne tilgængelighed, hvilket reducerer den senere reparationstid betydeligt.

Ud over compliance: Hvorfor det betyder noget

Overholdelse af Section 508 er ikke blot et lovkrav. Det sikrer lige adgang til information og reducerer risikoen for klager over tilgængelighed eller revisioner.

Tilgængelige PDF'er forbedrer brugervenligheden for alle brugere, også dem, der bruger mobile enheder, skærmforstørrere eller tastaturnavigation.

Overholdelse er udgangspunktet. Brugervenlighed er målet.