Hvorfor digital inklusion er vigtig
Tilgængelighed er en central del af inklusion og et lovkrav. Fra uddannelse til myndigheder, fra sundhedsvæsenet til finansverdenen producerer organisationer store mængder digitalt indhold, meget af det i PDF-format. Men uden passende pleje gør utilgængelige PDF'er det vanskeligt for skærmlæsere at fortolke indhold, forhindrer navigation gennem strukturerede overskrifter og gør billeder ulæselige.
Mens PDF-tilgængelighed er afgørende, kæmper mange organisationer med at skabe dokumenter, der overholder reglerne. Det er her, afhjælpning kommer ind i billedet. Selvom det ofte bruges, efter at en PDF er blevet oprettet - nogle gange af en anden afdeling eller et andet team - kan afhjælpning også fungere som et uddannelsesværktøj, der hjælper brugerne med at designe tilgængeligt indhold fra begyndelsen. Proaktiv brug af relevante værktøjer strømliner afhjælpning og opbygger langsigtet tilgængelighedsbevidsthed i organisationer.
Denne artikel udforsker fem vigtige skridt, som enhver organisation kan tage for at opbyg et inkluderende digitalt fundament ved hjælp af afhjælpning, hvilket gør deres PDF'er kompatible og tilgængelige for alle.
1: Vurder dine PDF'er for tilgængelighedsproblemer
Det første skridt i enhver tilgængelighedsstrategi er at forstå, om dine PDF'er er tilgængelige - eller ej. Mange organisationer producerer ubevidst utilgængelige dokumenter og antager, at de er i orden, fordi de vises godt visuelt. Men med PDF'er er ikke alt, som det først ser ud til. Uden ordentlig tagging, struktureret læserækkefølge og alternativ tekst har skærmlæsere og hjælpeteknologier svært ved at fortolke indholdet korrekt.
En god måde at starte på er at bruge en webbaseret tilgængelighedstjekker som f.eks. Grackle GO. Denne billige indgang med få berøringer giver øjeblikkelig feedback på uploadede filer og hjælper organisationer med hurtigt at identificere huller i tilgængeligheden og afgøre, om der er behov for at rette op på PDF-filer.
2: Strukturér dine dokumenter med korrekt tagging
PDF-tilgængelighed begynder med en ordentlig dokumentstruktur. En godt tagget PDF gør det muligt for skærmlæsere at læse alle overskrifter, lister, tabeller og billeder korrekt. Desværre oprettes mange PDF'er uden disse vigtige elementer, hvilket fører til en frustrerende oplevelse for brugere, der er afhængige af hjælpemidler.
PDF-afhjælpning værktøjer som Grackle PDF forenkler denne proces ved at tilbyde guidet afhjælpning, der fører brugerne igennem, hvordan de løser almindelige strukturelle problemer. Funktioner som automatisk tagging og intuitive redigeringsværktøjer gør det nemt at rette problemer, selv for dem, der ikke er vant til at overholde tilgængelighedsreglerne. Mens mange brugere selv håndterer afhjælpning, foretrækker andre at outsource processen til specialiserede afhjælpningsteams - hvilket sikrer, at selv de mest komplekse PDF'er bliver gjort fuldt tilgængelige.
3: Sørg for, at tabeller og data er læsbare
Borde er en af de største udfordringer med tilgængelighed i PDF'er. Hvis de ikke er struktureret korrekt, kan de være næsten ulæselige for hjælpemidler og forhindre brugerne i at få mening ud af dataene.
A Værktøj til afhjælpning af PDF gør det muligt for brugerne at :
- Definer række- og kolonneoverskrifter for overskuelighedens skyld
- Flette, opdele og justere tabeller, så de passer til tilgængelighedsstandarder
For organisationer, der ofte arbejder med datatunge PDF'er, er det en god idé at bruge en Værktøj til afhjælpning af PDF kan hjælpe med at fjerne potentiel forvirring og sikre, at tabellen er tilgængelig for alle brugere.
4: Valider og løs problemer i realtid
Tilgængelighed kræver en kontinuerlig indsats og forbedring. Mange Værktøjer til afhjælpning af PDF'er kræver, at brugerne tester dokumenterne manuelt, hvilket fører til forsinkelser og ineffektivitet. Men de stærkeste afhjælpningstilbud omfatter indbyggede valideringsværktøjer, der giver feedback i realtid, når brugerne foretager rettelser.
Disse løsninger giver brugerne mulighed for øjeblikkeligt at validere ændringer i forhold til standarder som f.eks. PDF/UA. Denne øjeblikkelige feedback-loop gør afhjælpningsprocessen hurtig, pålidelig og effektiv.
Derudover hjælper proaktiv brug af afhjælpning i forbindelse med oprettelse af indhold brugerne med at genkende hyppige tilgængelighedsproblemer. Det gør det igen nemmere at designe fremtidige dokumenter med compliance for øje. Og ved at integrere tilgængelighed i de daglige arbejdsgange skaber organisationer langsomt, men sikkert en kultur af løbende digital inklusion.
5: Skalér indsatsen for tilgængelighed på tværs af teams
Effektiv tilgængelighed handler selvfølgelig ikke om, at én person gør det rigtige - men kræver konsekvent samarbejde på tværs af teams og afdelinger. Organisationer kæmper ofte med ensartethed, fordi medarbejderne opretter og udgiver PDF'er på unikke måder ved hjælp af flere forskellige værktøjer - uden nogen standardiseret tilgængelighedspraksis.
Udbredt brug af PDF-afhjælpning gør det muligt for teams at arbejde mere effektivt sammen og hjælper brugere i hele organisationen med at følge de samme retningslinjer for tilgængelighed. Det er dog ikke alle organisationer, der har tid eller ressourcer til at håndtere afhjælpning internt. Det er derfor, White Glove Services findes - for at give ekspertsupport til organisationer, der foretrækker at outsource deres tilgængelighedsindsats eller ikke har kompetencerne internt til at styre processen.
Ved at bruge en kombination af selvbetjeningsværktøjer og professionel assistance kan organisationer nemt skalere deres tilgængelighedsinitiativer. Uanset om et internt team håndterer afhjælpning eller outsourcer komplekse dokumenter, kan løbende PDF-afhjælpning holder fokus på tilgængelighed.
Opbygning af en inkluderende digital fremtid
At skabe tilgængeligt indhold er mere end bare at opfylde compliance-krav. Organisationer, der sikrer, at deres PDF'er er tilgængelige skab et digitalt fundament der er til gavn for alle. Deres PDF-indhold vil altid være let at navigere i og kunne bruges af alle målgrupper.
Det vigtigste er at få gang i processen. Organisationer kan starte i det små ved at bruge webbaserede værktøjer som Grackle GO til at vurdere eksisterende dokumenter og hurtigt identificere huller i tilgængeligheden, som kræver opmærksomhed. Indførelsen af dedikerede Værktøjer til afhjælpning af PDF'er forbedrer yderligere organisationens evne til at løse tilgængelighedsproblemer i realtid, hvilket sikrer endnu bedre overholdelse af tilgængelighedsstandarder.
For de teams, der ikke har de nødvendige interne færdigheder, eller som har særligt komplekse PDF-dokumenter, kan det være nyttigt at outsource til eksterne afhjælpningstjenester. Det øgede niveau af ekspertbistand kan strømline afhjælpningsprocessen, mens man stadig opretholder tilgængelighedsstandarder af høj kvalitet.
Uanset hvilken virksomhed der er tale om, kan man med de rigtige værktøjer og en proaktiv og inkluderende digital tilgangbliver PDF-tilgængelighed en central, integreret del af indholdsskabelsen. Organisationer med denne driftsetik vil ikke kun blive mere effektive til at skabe indhold af høj kvalitet, tilgængeligt indhold men vil også sikre, at ingen bliver ladt i stikken.
