Hvorfor det er vigtigt med tilgængelige dokumenter: En guide til WCAG-standarder for PDF'er

I henhold til CDChar 27% af de voksne, eller cirka hver fjerde, et handicap, og Adobe rapporterer, at over 90% af de eksisterende PDF'er mangler fuld tilgængelighed, hvilket skaber store udfordringer for personer med handicap. Forestil dig, at du forsøger at læse et vigtigt dokument eller udfylde en vigtig onlineformular og opdager, at din skærmlæser ikke kan fortolke teksten, at layoutet er rodet, eller at vigtige oplysninger er helt utilgængelige. For millioner af mennesker med handicap er dette ikke bare en frustration, men en betydelig barriere for uafhængighed og deltagelse.

Tilgængelige dokumenter er afgørende for inklusion og sikrer, at alle, uanset evner, kan læse, navigere og interagere med digitalt indhold. Retningslinjerne for tilgængelighed af webindhold (WCAG) udgør den globale ramme for at gøre webindhold mere tilgængeligt. Ved at følge WCAG-principperne kan organisationer også forbedre tilgængeligheden og anvendeligheden af digitale dokumenter som PDF'er, opfylde juridiske krav og fremme en mere inkluderende digital oplevelse for alle.

Hvordan dokumenttilgængelighed adskiller sig fra webtilgængelighed

Webtilgængelighed fokuserer på at sikre, at hjemmesider er tilgængelige for alle brugere, mens dokumenttilgængelighed sikrer, at filer, der kan downloades - f.eks. rapporter, formularer og vejledninger - er lige så tilgængelige. For at opnå fuld tilgængelighed skal alle dokumenter, der kan downloades, også være tilgængelige. WCAG regulerer dog ikke eksplicit PDF-tilgængelighed ud fra et strukturelt synspunkt - dette falder ind under PDF/UA (ISO 14289), den internationale standard for tilgængelige PDF'er. Ved at inddrage vejledning fra WCAG2ICT, som forklarer, hvordan man anvender WCAG på informations- og kommunikationsteknologier, der ikke er på nettet, som f.eks. PDF'er, får man information om, hvordan indhold og designvalg i et dokument kan være tilgængeligt ud over struktur og metadata.

Bemærk: Denne artikel tjener som en generel vejledning til at forklare disse standarder, men dækker ikke de fulde tekniske krav eller implementeringsdetaljer for PDF/UA.

Forståelse af tilgængelighed

Hvad er dokumenttilgængelighed?

Dokumenttilgængelighed refererer til processen med at designe og strukturere digitale dokumenter, så de let kan læses, navigeres og forstås af alle brugere, også dem med handicap. Det betyder, at man skal sikre, at PDF'er, Word-dokumenter, regneark og præsentationer er kompatible med hjælpeteknologier som skærmlæsere, tekst-til-tale-software og alternative inputenheder.

For personer med synshandicap kan det indebære at tilføje alternativ tekst til billeder og sikre, at teksten er læsbar med indstillinger for høj kontrast. For personer med motoriske handicap betyder det, at der skal oprettes dokumenter, som udelukkende kan navigeres via tastaturkommandoer. Tilgængelige dokumenter er også til gavn for personer med kognitive handicap, da de giver klar formatering, enkelt sprog og en logisk læserækkefølge.

Ud over at overholde lovkrav fremmer tilgængelige dokumenter lighed og inklusion, så brugere med handicap kan få uafhængig adgang til information. Uanset om det er en medarbejderhåndbog, en formular eller markedsføringsmateriale, sikrer tilgængelige dokumenter, at alle personer kan engagere sig fuldt ud i digitalt indhold uden barrierer.

Omfanget af tilgængelighed i digitale dokumenter

Digital tilgængelighed er ikke begrænset til én type handicap - den skal tage højde for en bred vifte af behov. Nogle nøgleområder omfatter:

• Synshandicap: Brugere kan være afhængige af skærmlæsere, forstørrelsesværktøjer eller indstillinger med høj kontrast for at læse indhold. Dårligt strukturerede PDF'er kan gøre det svært eller umuligt at navigere.
• Hørehandicap: Døve eller hørehæmmede har brug for undertekster til lydindhold og udskrifter til multimediemateriale.
• Kognitive funktionsnedsættelser: Personer med ordblindhed, ADHD, psykiske funktionsnedsættelser, autisme eller indlæringsvanskeligheder kan have gavn af klare layouts, forenklet sprog og strukturerede overskrifter for at lette forståelsen.
• Motoriske handicap: Brugere med begrænset mobilitet navigerer ofte ved hjælp af et tastatur eller hjælpemidler. Dårligt formaterede dokumenter med forkert tabulatorrækkefølge eller utilgængelige formularfelter kan være en stor hindring.

I digital kommunikation giver inklusion god kommerciel mening ud over at være et moralsk eller juridisk krav. Virksomheder, der prioriterer tilgængelighed, øger deres rækkevidde og hjælper med at sikre, at så mange brugere som muligt kan få adgang til markedsføringsmateriale, rapporter og instruktionsressourcer. I markedsundersøgelser og reklamekommunikation er tilgængelighed også en vigtig overvejelse, da det gør det muligt for brands at interagere meningsfuldt med mange målgrupper og tilfredsstille alle forbrugeres behov.

Betydningen af WCAG-standarder

World Wide Web Consortium (W3C) skabte WCAG for at skabe et globalt benchmark for digital tilgængelighed. Reglerne blev oprindeligt præsenteret i 1999 med WCAG 1.0, og de er blevet ændret for at afspejle den tekniske udvikling og sikre, at digital information er tilgængelig for mennesker med funktionsnedsættelser.

• WCAG 1.0 (1999): Fokuserede på HTML-baseret indhold og lagde vægt på tekstalternativer til billeder og multimedier.
• WCAG 2.0 (2008): Introducerede fire kerneprincipper - Perceivable, Operable, Understandable, and Robust (POUR), som giver en mere struktureret tilgang til tilgængelighed.
• WCAG 2.1 (2018): Tilføjet vejledning for mobiltilgængelighed, kognitive handicap og svagtseende brugere, hvilket afspejler den stigende brug af digitale platforme på tværs af enheder.
• WCAG 2.2 (2023): Udvidede WCAG 2.1 ved at indføre nye succeskriterier for at forbedre tilgængeligheden for brugere med kognitive og indlæringsmæssige handicap, nedsat syn og begrænset mobilitet. De vigtigste opdateringer omfatter forbedrede fokusindikatorer, krav til træk-og-slip-funktionalitet og yderligere vejledning om tilgængelig autentificering for at reducere afhængigheden af hukommelsesbaserede opgaver. Disse opdateringer har til formål at gøre digitalt indhold mere inkluderende og brugervenligt på tværs af en bredere vifte af evner og enheder.

Principperne og begreberne i WCAG fungerer som det globale benchmark for overholdelse af tilgængelighed på tværs af websites, apps og digitale dokumenter, herunder PDF'er.

Hvordan gælder standarder og retningslinjer for PDF'er?

PDF'er er et af de mest udbredte dokumentformater i erhvervslivet, på uddannelsesområdet og i den offentlige kommunikation, men de udgør en særlig udfordring for tilgængeligheden. PDF'er mangler ofte korrekt tagging, logisk læserækkefølge og alternativ tekst til ikke-tekstlige elementer, hvilket gør det vanskeligt for hjælpemidler at fortolke dem.

PDF/UA er en international tilgængelighedsstandard, der giver rammerne for at sikre, at en PDF er universelt tilgængelig (UA) med alle hjælpemidler. På den måde stiller PDF/UA krav til dokumentets struktur, som f.eks.

• Korrekt strukturerede overskrifter og tags til understøttelse af skærmlæsere.
• Beskrivende alternativ tekst til billeder, diagrammer og grafik.
• Tastaturnavigation, så brugerne kan interagere med indholdet uden mus.

Mens WCAG2ICT (vejledning fra W3C om anvendelse af WCAG på generel ICT, herunder PDF'er) giver yderligere teknikker til tilgængelighed, er der områder, hvor PDF/UA alene ikke er i fuld overensstemmelse med WCAG-principperne. Det gælder f.eks:

• Krav til farvekontrast - PDF/UA kræver ikke tilstrækkelige kontrastforhold til læsbarhed, hvilket er et vigtigt WCAG-kriterium for brugere med nedsat syn.
• Billedtekster og udskrifter til multimedier - PDF/UA tager ikke højde for behovet for synkroniserede undertekster eller udskrifter af indlejret lyd og video, som WCAG anser for at være afgørende for døve og hørehæmmede brugere.
• Fejlidentifikation og hjælp til input - Formularer i PDF'er kan tagges for tilgængelighed under PDF/UA, men WCAG sætter en højere standard ved at kræve tydelig fejlidentifikation, forslag til rettelser og hjælp til indtastning for brugere med kognitive funktionsnedsættelser.

Mens PDF/UA sikrer teknisk overensstemmelse med hjælpemidler, udvider WCAG tilgængeligheden yderligere ved at fokusere på perception, brugervenlighed og interaktion. For at skabe virkelig tilgængelige PDF'er bør organisationer overveje begge standarder og sikre, at dokumenterne ikke kun er teknisk læsbare, men også funktionelt anvendelige for alle målgrupper.

Hvad så med WCAG? 

Selvom de er skrevet eksplicit til webindhold, kan principperne i WCAG også anvendes i dokumenter. Som navnet siger, vedrører WCAG indholdet på et website. Når en PDF placeres på en hjemmeside eller linkes fra en hjemmeside, bliver den en del af hjemmesidens indhold og skal understøtte WCAG's vejledende principper: opfattelig, anvendelig, forståelig og robust.

Praksis med at anvende WCAG-principper på PDF'er og andre digitale dokumenter kaldes WCAG2ICT. Det er vigtigt, at vi anvender både PDF/UA og WCAG2ICT, hvis et PDF-dokument, der skal bruges online eller i en digital sammenhæng, skal være tilgængeligt.

WCAG-principper + PDF-dokument = WCAG2ICT

At ignorere PDF/UA og WCAG2ICT for online PDF'er kan have juridiske konsekvenser. I henhold til love som f.eks:

• Loven om amerikanere med handicap (ADA): Virksomheder skal sikre, at deres digitale indhold er tilgængeligt, ellers risikerer de retssager og økonomiske sanktioner.
• Afsnit 508 (USA): Føderale agenturer og organisationer, der modtager offentlige midler, skal opfylde strenge tilgængelighedskrav.
• Den europæiske lov om tilgængelighed (EAA): Håndhæver tilgængelighedsstandarder for virksomheder, der opererer i EU.
• Loven om tilgængelighed i Canada (ACA): Kræver, at føderalt regulerede organisationer sikrer, at digitalt indhold, herunder PDF'er, er tilgængeligt.
• Lov om tilgængelighed for personer med handicap i Ontario (AODA) (Canada): Påbyder offentlige og private organisationer i Ontario at opfylde tilgængelighedskrav, herunder overholdelse af dokumenter.
• Lov om forskelsbehandling af handicappede (DDA) (Australien): Kræver, at virksomheder og offentlige enheder foretager rimelige tilpasninger for at sikre lige adgang, med en opdateret rådgivende note fra den australske menneskerettighedskommission, der anbefaler overholdelse af PDF/UA for online-PDF'er.

Manglende overholdelse kan resultere i:

• Bøder og sagsomkostninger fra retssager om tilgængelighed.
• Mistet kontrakter med offentlige myndigheder og virksomheder, der kræver overholdelse af tilgængelighed.
• Skader på omdømmet, der fører til tab af forbrugernes tillid og forretningsmuligheder.

Manglende overholdelse kan også føre til skade på omdømmet og tabte forretningsmuligheder, hvilket gør WCAG og andre vigtige standarder som PDF/UA afgørende for risikobegrænsningen.

Vigtige WCAG2ICT-principper, der er relevante for PDF'er

Retningslinjerne for webindhold er bygget op omkring fire kerneprincipper: Perceivable, Operable, Understandable og Robust (POUR). Ved at anvende disse principper på PDF'er sikrer man, at de er optimeret og struktureret til tilgængelighed, så personer, der bruger hjælpemidler, kan navigere og forstå indholdet effektivt.

Opfattelig

For at indholdet skal være tilgængeligt, skal det kunne opfattes af alle brugere, også dem med syns-, høre- eller kognitive funktionsnedsættelser. I PDF'er betyder det f.eks. at sikre, at:

• Alternativer til tekst er tilgængelige - Billeder, diagrammer og andre ikke-tekstlige elementer bør have en alternativ tekst (alt-tekst), der beskriver deres formål eller betydning.
• Indhold er tilpasningsdygtigt - PDF'er skal være struktureret med korrekt taggede overskrifter, lister og tabeller, så skærmlæsere kan fortolke indholdet præcist.
• Der bruges tilstrækkelig farvekontrast - Teksten skal kunne læses mod baggrunden og opfylde WCAG's retningslinjer for farvekontrastforhold for at tilgodese brugere med nedsat syn eller farveblindhed.

Kan betjenes

Et dokument er brugbart, når alle brugere kan navigere effektivt i det, uanset hvordan de interagerer med teknologien. Vigtige overvejelser for at gøre PDF'er brugbare omfatter:

• Tastatur-navigation - Brugerne skal kunne bevæge sig gennem et dokument udelukkende ved hjælp af et tastatur, uden at være afhængige af en mus, og de skal kunne gøre det på en logisk og meningsfuld måde. Det kræver korrekt tabulatorrækkefølge og fokusindikatorer.
• Klar dokumentstruktur - PDF'er skal følge en logisk læserækkefølge og bruge overskrifter, lister og passende tabelmarkup, som hjælpemidler kan fortolke korrekt.
• Konsistente navigationselementer - Bogmærker, hyperlinks og indholdsfortegnelser skal være velstrukturerede, så brugerne hurtigt kan springe til relevant indhold.

Forståeligt

PDF-indhold skal være forståeligt, hvilket betyder, at brugerne let kan følge de præsenterede oplysninger uden forvirring. Det kræver det:

• Klare og forudsigelige layouts - Dokumenter skal have en ensartet struktur og undgå unødvendig kompleksitet i formateringen.
• Enkelt, kortfattet sprog - Indholdet skal skrives i et almindeligt sprog og så vidt muligt undgå jargon eller alt for tekniske udtryk.
• Beskrivende linktekst - I stedet for en vag tekst som "Klik her" bør links give en kontekst, f.eks. "Download tilgængelighedsguiden (PDF)".

Ved at fokusere på klarhed og forudsigelighed kan organisationer gøre dokumenter mere brugervenlige og forbedre forståelsen for personer med kognitive handicap eller begrænsede digitale færdigheder.

Robust

Et robust dokument forbliver tilgængeligt på tværs af forskellige enheder og hjælpemidler. For at sikre langsigtet tilgængelighed bør PDF'er:

• Brug standardiserede tags - Korrekt semantisk tagging sikrer kompatibilitet med skærmlæsere og fremtidssikring mod teknologiske fremskridt.
• Inkluder metadata og dokumentegenskaber - Ved at tildele et dokument titel, sprog og andre metadata hjælper hjælpemidlerne med at give den korrekte læseoplevelse.
• Følg PDF/UA-standarder - PDF'er skal være i overensstemmelse med retningslinjerne for PDF/Universal Accessibility (PDF/UA) for at sikre, at de opfylder internationalt anerkendte tilgængelighedskrav.

Et robust dokument er fremtidssikret, hvilket betyder, at det forbliver tilgængeligt, selv når teknologien udvikler sig. Det sikrer langsigtet brugervenlighed og overholdelse af tilgængelighedsstandarder.

Ved at følge POUR-principperne og anvende PDF/UA-standarderne kan organisationer skabe WCAG2ICT-kompatible PDF'er, der giver en inkluderende brugeroplevelse. Disse best practices forbedrer ikke kun tilgængeligheden, men øger også brugervenligheden, hvilket gør digitalt indhold klarere og mere effektivt for alle.

Tilgængelige PDF'ers virkning i den virkelige verden

At sikre, at PDF'er er tilgængelige, er mere end at overholde lovgivningen - det forbedrer brugeroplevelsen, engagementet og forretningsresultaterne betydeligt.

Ved at følge WCAG2ICT-vejledningen kan organisationer sikre, at deres PDF'er kan bruges af alle målgrupper, hvilket fremmer inklusion og samtidig forbedrer den samlede brugeroplevelse. Tilgængelige dokumenter forbedrer ikke kun engagementet, men styrker også brandets omdømme og viser en forpligtelse til digital ligestilling.

Praktiske trin til at skabe tilgængelige PDF'er

Oprettelse af tilgængelige PDF'er kræver de rigtige værktøjer, struktureret design og grundig testning for at sikre deres tilgængelighed. Ved at følge disse best practices kan organisationer gøre deres digitale dokumenter mere inkluderende og brugervenlige.

Værktøjer og ressourcer

At bruge de rigtige værktøjer er det første skridt mod at sikre tilgængelighed. Forskellige softwareløsninger hjælper med at oprette, kontrollere og rette PDF'er, så de opfylder tilgængelighedsstandarderne. Anbefalede værktøjer omfatter:

• Grackle Go - En gratis online PDF/UA-validator, der giver omfattende test af PDF-tilgængelighed.
• Grackle PDF - Den næste generation af tilgængelighedssoftware, der tilbyder et enestående værktøj til afhjælpere, der kæmper med komplekse tilgængelighedsudfordringer.
• Grackles arbejdsområde - Et browserbaseret værktøj, der integreres med Google Workspace for at gøre output fra Google Docs tilgængeligt.

En kombination af automatiserede værktøjer og manuel gennemgang sikrer, at dokumenterne er fuldt tilgængelige, før de offentliggøres.

Opbygning af en mere tilgængelig digital fremtid

Tilgængelige dokumenter er afgørende for at skabe en inkluderende digital verden. Ved at følge PDF/UA- og WCAG2ICT-principperne kan organisationer sikre, at PDF'er er brugbare for alle, inklusive personer med handicap.

Nu er det tid til at prioritere tilgængelighed. Organisationer kan starte med at revidere eksisterende PDF'er ved hjælp af værktøjer som Grackle Go og Grackle PDF og implementere bedste praksis for dokumentstruktur, alt-tekst og læsbarhed. For yderligere vejledning kan du udforske GrackleDocs' tilgængelighedsløsninger for at strømline compliance og forbedre dokumenters tilgængelighed. Ved at handle i dag bidrager vi til en mere retfærdig og brugervenlig digital fremtid for alle.

GrackleDocs-teamet er her for at hjælpe dig med at skabe fuldt tilgængelige PDF'er med lethed. Uanset om du har brug for værktøjer, træning eller ekspertvejledning, har vi løsningerne til at støtte din tilgængelighedsrejse.

Kontakt vores team i dag for at lære, hvordan GrackleDocs kan hjælpe med at gøre dine dokumenter mere inkluderende og kompatible. Lad os opbygge en mere tilgængelig digital verden - sammen.