Hvert Word-dokument og hver PowerPoint-presentasjon begynner med en rekke små valg som forfatteren tar. En overskrift får en bestemt stil eller skrives i fet skrift. Et bilde beskrives eller lar man være ukommentert. En tabell opprettes med tydelige overskrifter eller formateres utelukkende for å se bra ut.
Disse valgene påvirker hvordan brukerne opplever det ferdige innholdet. De avgjør også hvor mye arbeid som kan være nødvendig før dokumentet er klart til å deles, eksporteres eller publiseres. Grackle Office gir støtte for tilgjengelighet direkte i redigeringsmiljøet, slik at teamene kan løse problemer mens dokumentet fortsatt er under utarbeidelse.
To veier hvert dokument kan ta
Et dokument kan utformes med tanke på tilgjengelighet helt fra den første overskriften, det første bildet og den første tabellen. Alternativt kan det gjennomgås etter at det er ferdig, da forfatteren kanskje må se nærmere på innholdet, omstrukturere dokumentet eller trekke inn en spesialist.
Forskjellen er av praktisk art. Når tilgjengelighetskontroller utføres direkte i Word eller PowerPoint, kan forfatterne rette opp i eventuelle problemer mens de fremdeles har full oversikt over innholdets formål og målgruppe. Dette bidrar til en klarere vei mot WCAG 2.2 AA-kompatibelt innhold og reduserer arbeidsinnsatsen knyttet til å utarbeide dokumenter for videre distribusjon.
Etterbehandling i sluttfasen spiller fortsatt en viktig rolle, særlig når det gjelder eldre filer, komplekse oppsett og dokumenter som allerede er publisert som PDF-filer. Tilgjengelig innholdsproduksjon gir imidlertid teamene et bedre utgangspunkt før innholdet går utover det opprinnelige formatet.
Hvor Grackle Office ligger
Grackle Office er et enkelt Microsoft 365-tillegg for både Word og PowerPoint. Det fungerer direkte i redigeringsmiljøet via et integrert oppgavelinje, slik at brukerne kan søke etter tilgjengelighetsproblemer, følge veiledede løsninger og gjennomgå innholdet uten å måtte bytte til en egen plattform.
Dette er viktig for kommunikasjonsteam og innholdsforfattere som utarbeider dokumenter under tidspress. I stedet for å eksportere en ferdig fil og starte en egen gjennomgangsprosess, kan de ta hensyn til tilgjengelighetsvalg mens de skriver, redigerer, utformer og forbereder innholdet for godkjenning.
Grackle Office fungerer innenfor Microsofts økosystem, uten konvertering på serversiden eller innsamling av dokumentdata. Dette er særlig relevant for organisasjoner som håndterer sensitiv informasjon om interne forhold, kunder, offentlige myndigheter, økonomi eller ansatte.
Tillegget er utviklet for å støtte kontroller i både Word og PowerPoint, inkludert tilgjengelighetsaspekter knyttet til overskrifter, bilder, tabeller, fargekontrast, lister og leserekkefølge. Det veiledende grensesnittet omsetter disse kontrollene til tiltak som forfatterne kan gjennomføre direkte i selve dokumentet.
Konkrete øyeblikk der dette endres
Tilgjengelighet blir enklere å håndtere når veiledning vises akkurat i det øyeblikket en forfatter skal ta en beslutning. Grackle Office fokuserer på de delene av Word-dokumenter og PowerPoint-presentasjoner som oftest påvirker hvordan hjelpeteknologi formidler innholdet.
Overskriftsstruktur mens du skriver
Overskrifter gir et dokument eller en presentasjon et meningsfullt hierarki. Grackle Office hjelper forfattere med å oppdage problemer med overskrifter mens innholdet fortsatt er under utarbeidelse, og bidrar dermed til en tydeligere navigering for brukere av skjermlesere.
Alternativ tekst når du legger til bilder
Bilder, grafer og diagrammer inneholder ofte viktig informasjon. Grackle Office minner forfattere om å gjennomgå bildetekster og markerer AI-generert plassholdertekst, noe som bidrar til å sikre at alternativteksten er meningsfull og gjenspeiler formålet med det visuelle elementet.
Tabeller etter hvert som du oppretter dem
Tabeller kan være vanskelige å tolke når overskrifter, struktur eller leserekkefølge er uklare. Grackle Office kontrollerer tabelloverskrifter og tilhørende tilgjengelighetskriterier, og hjelper forfattere med å lage datatabeller som formidler sammenhenger på en tydeligere måte.
Lister og kontraster etter hvert som innholdet tar form
En liste laget med manuelt innskrevne bindestreker kan se ut som en liste uten at hjelpeteknologien gjenkjenner den som en slik. På samme måte kan en merkevarefarge se passende ut, selv om kontrasten ikke er tilstrekkelig. Grackle Office identifiserer disse problemene og gir veiledende forslag, blant annet fargeanbefalinger som kan sikre det nødvendige kontrastforholdet.
Leserekkefølge før en presentasjon deles
PowerPoint-lysbilder inneholder ofte tekstbokser, bilder og designelementer som er lagt opp i lag på en måte som ikke er åpenbar for brukere av skjermlesere. Grackle Office gir en realistisk forhåndsvisning for skjermlesere som viser leserekkefølgen slik den blir lest opp av NVDA, JAWS og Narrator. Dette hjelper forfattere med å vurdere den faktiske opplevelsen av lysbildet, ikke bare dets visuelle utforming.
Hvorfor dette flytter ansvaret oppover i kjeden
Den som utarbeider et dokument, forstår innholdet i det i det øyeblikket det blir skrevet. Vedkommende vet om et bilde er dekorativt eller informativt, hvilken overskrift som innleder et nytt tema, og hvordan leseren bør tolke en tabell eller et lysbilde.
Grackle Office gir disse forfatterne direkte støtte uten å forvente at de skal bli tilgjengelighetsspesialister. Veiledede kontroller og forslag til forbedringer hjelper dem med å foreta veloverveide endringer i Word og PowerPoint, der innholdet er enklest å forstå og redigere.
Dette er også til hjelp for teamene som jobber med tilgjengelighet og regeloverholdelse. I stedet for å motta hvert enkelt dokument etter publisering, kan de konsentrere sin kompetanse om komplekse saker, kvalitetskontroll, opplæring, styring og materiale med høyere risiko. Innholdsprodusentene beholder ansvaret for de valgene de selv er best i stand til å ta, mens spesialistene sørger for tilsyn der det er behov for dypere fagkunnskap.
Et delt tilleggsprogram bidrar også til mer ensartet innholdsproduksjon på tvers av avdelingene. Teamene kan bruke de samme tilgjengelighetskontrollene og veiledningene for utbedring både i Word og PowerPoint, noe som bidrar til å etablere felles forventninger til internkommunikasjon, kundemateriell, rapporter, presentasjoner og innhold rettet mot publikum.
Innebygd tilgjengelighetsstøtte i Microsoft 365
Tilgjengelig innholdsproduksjon er mest effektiv når den passer til verktøyene folk allerede bruker. For organisasjoner som er kjent med Microsoft 365, er Word og PowerPoint ofte utgangspunktet for rapporter, forslag, retningslinjer, veiledninger og kommunikasjon.
Grackle Office bringer tilgjengelighetskontroller, veiledede rettinger og forhåndsvisning for skjermlesere inn i det daglige arbeidsmiljøet. Det hjelper teamene med å gjennomgå innholdet mens de utarbeider det, beholde kontrollen over dokumentene sine og ta klarere beslutninger om tilgjengelighet før en fil deles eller eksporteres.
For en mer omfattende begrunnelse for å integrere tilgjengelighet i all innholdsdrift, se hvorfor tilgjengelighet bør bygges inn i arbeidsflyten for innhold.
Gjør tilgjengelig innholdsproduksjon til en del av den daglige dokumentutformingen
Grackle Office hjelper forfattere med å lage bedre Word-dokumenter og PowerPoint-presentasjoner helt fra starten av, med veiledet tilgjengelighetsstøtte der innholdet skrives og utformes.
For dokumenter som allerede er eksportert til PDF, Bruk Grackle PDF for veiledet validering og utbedring av tilgjengeligheten.