Økonomi-, administrasjons- og markedsføringsavdelingene kan utarbeide svært forskjellige dokumenter, men de står overfor én felles utfordring: PDF-filer som inneholder informasjon som folk må ha tilgang til på egen hånd.
Et kontoutskrift kan gi oversikt over en kundes kontoaktivitet. Et offentlig skjema kan avgjøre om noen skal motta en offentlig tjeneste. En markedsføringsrapport kan gi en potensiell kunde innblikk i en organisasjons kompetanse. Når disse dokumentene er vanskelige å navigere i – for eksempel med en skjermleser eller et tastatur – har dette konsekvenser som strekker seg langt utover selve formateringen.
Den riktige arbeidsflyten for tilgjengelighet i PDF-filer hjelper teamene med å lage dokumenter som er tydeligere, mer brukervennlige og bedre tilpasset deres ansvarsområder. Her ser du hvordan tre team kan bruke Grackle PDF til å ivareta sine egne prioriteringer når det gjelder tilgjengelighet.
Det felles problemet: PDF-filer inneholder viktig informasjon
PDF-filer er fortsatt et velkjent format for dokumenter som krever et ensartet oppsett. De brukes ofte til rapporter, skjemaer, brosjyrer, retningslinjedokumenter, kontoutskrifter, offentlige kunngjøringer og mange andre former for kommunikasjon.
For lesere som bruker hjelpeteknologi, krever en PDF-fil mer enn bare visuelt godt utformede sider. Den må ha en logisk struktur som tydeliggjør overskrifter, avsnitt, tabeller, lenker, bilder og skjemafelt. Dette er grunnlaget for dokumenttilgjengelighet.
Grackle PDF er et nettleserbasert verktøy for å sjekke tilgjengeligheten i PDF-filer og rette opp feil. Det krever ikke Adobe Acrobat og kan automatisk merke overskrifter, tabeller, bilder, leserekkefølge og alternativ tekst i én omgang. Plattformen tilbyr også validering i sanntid og veiledet feilretting for team som arbeider med komplekse PDF-problemer.
Automatisering kan gi et bedre utgangspunkt, særlig for dokumenter med begrenset eller inkonsekvent struktur. Menneskelig gjennomgang er fortsatt viktig. En person må kontrollere at leserekkefølgen gjenspeiler dokumentets betydning, at datatabellene har korrekte sammenhenger mellom overskrifter, og at bildetekstene forklarer den informasjonen brukerne trenger.
For team med store dokumentmengder eller spesielle behov, Utbedring av PDF-tilgjengelighet gir en praktisk måte å forbedre eksisterende dokumenter på, samtidig som det bidrar til en mer inkluderende digital kommunikasjon.
Økonomi: Å forenkle komplisert økonomisk informasjon
Økonomiavdelinger utarbeider ofte dokumenter med mye informasjon og lite rom for tvetydighet. Kontoutskrifter, fakturaer, investeringsrapporter, skattedokumenter og sammendrag av retningslinjer kan alle inneholde detaljerte tabeller, diagrammer, datoer, kontoopplysninger og juridisk språk.
For en kunde eller ansatt som bruker en skjermleser, er tilgang til dokumentet bare det første trinnet. Informasjonen må også være forståelig. En tabell som ser oversiktlig ut, kan bli forvirrende hvis rad- og kolonneoverskriftene ikke er merket riktig. Et diagram kan trenge alternativ tekst som forklarer hva det viser, i stedet for bare å identifisere det som et diagram.
Dette gjør tilgjengeligheten til tabeller til en prioritet for økonomiteamene. Veldefinerte overskrifter, sammenhenger mellom cellene, omfang og leserekkefølge gir økonomitallene den konteksten brukerne trenger.
Grackle PDF støtter teamene når de arbeider seg gjennom disse strukturelle detaljene. De veiledende verktøyene hjelper brukerne med å vurdere og korrigere tabeller, lenker, bilder, tagger og metadata. Plattformens tabellfokuserte funksjoner støtter også arbeid som omfatter overskriftsceller, spenn, sammenslåing og oppdeling.
Økonomiavdelingene kan bruke denne arbeidsflyten til å fokusere på de dokumentene som har størst betydning for brukerne, blant annet:
- Kontoutskrifter og transaksjonsoversikter
- Informasjonsmateriell om registrering i ytelsesordninger
- Informasjon om investeringer og produkter
- Fakturaer, kvitteringer og betalingsopplysninger
- Årsrapporter og finansielle presentasjoner
- Skatt-, fakturerings- og tjenesteskjemaer
Tilgjengelige økonomidokumenter bidrar til klarere kommunikasjon. De hjelper også organisasjoner med å gi kunder og ansatte en mer selvstendig måte å gjennomgå informasjon som påvirker deres beslutninger, kontoer og ytelser på.
Myndighetene: Støtte til tilgang til offentlige tjenester og informasjon
Offentlige organisasjoner publiserer PDF-filer i stor skala. Kunngjøringer, søknader, møteagendaer, offentlige dokumenter, veiledninger og programoppdateringer sendes ofte mellom avdelinger og når ut til mange mottakere.
Disse dokumentene kan være avgjørende for om en person er i stand til å forstå et offentlig tilbud, sende inn en søknad, delta på et møte, betale en avgift eller få tilgang til en tjeneste. Dokumenttilgjengelighet er derfor nært knyttet til innbyggernes opplevelse av offentlig forvaltning.
Statlige og lokale myndigheter må også ta hensyn til sitt ansvar i henhold til ADA Title II. De gjeldende retningslinjene for tilgjengelighet på nett og mobil fastsetter WCAG 2.1 nivå AA som teknisk standard for nettinnhold og mobilapper som omfattes av standarden. PDF-filer og skjemaer som er tilgjengelige for allmennheten, kan utgjøre en viktig del av den samlede digitale tjenesteopplevelsen.
Offentlige arbeidsgrupper håndterer ofte store dokumentsamlinger som er utarbeidet av mange personer på tvers av etater, avdelinger, kontorer og offentlige programmer. En praktisk arbeidsflyt må støtte både umiddelbare prioriteringer og løpende publisering.
Grackle PDF hjelper teamene med å komme i gang ved å forbedre strukturen i eksisterende PDF-filer gjennom automatisk merking og veiledet utbedring. Plattformen gir støtte når det gjelder leserekkefølge, overskrifter, tabeller, bilder, lenker, skjemafelt og metadata, slik at de ansatte kan håndtere vanlige tilgjengelighetsbarrierer mer effektivt.
Når det gjelder offentlige dokumenter, omfatter en nyttig prioritetsrekkefølge ofte følgende:
- Søknader og skjemaer som kreves for å få tilgang til tjenestene
- Meldinger med frister, krav til kvalifisering eller informasjon om offentlig sikkerhet
- Materiale og dagsordener for offentlige møter
- Tjenesteguider og informasjon om ytelser
- Offentlige dokumenter som det ofte blir bedt om
- Dokumenter som det er lenket til fra nettsteder med høy trafikk
Hastighet er viktig når offentlig informasjon må gjøres tilgjengelig raskt. Samtidig er nøyaktighet viktig, fordi offentlige dokumenter kan påvirke rettigheter, plikter og tilgang til tjenester. Den veiledede arbeidsflyten i Grackle PDF gir teamene praktisk støtte i rettingsarbeidet, samtidig som man opprettholder manuell gjennomgang for å sikre kontekst og kvalitet.
Markedsføring: Å ivareta merkevareopplevelsen i hver eneste PDF-fil
Markedsføringsteam bruker PDF-filer til å fortelle historier, vise frem kompetanse og veilede folk mot neste trinn. Merkevarerapporter, brosjyrer, salgsmateriell, arrangementguider og casestudier representerer alle organisasjonen i et svært visuelt format.
Dette visuelle fokuset kan gjøre det utfordrende å sikre tilgjengelighet i PDF-filer. Markedsføringsdokumenter inneholder ofte tilpassede oppsett, fotografier, illustrasjoner, diagrammer, dekorative elementer, merkevarefarger og sider med flere kolonner. Hvert element må understøtte budskapet uten å skape unødvendige barrierer.
Alternativtekst er spesielt viktig i denne sammenhengen. En bildeskrivelse bør gjenspeile hvorfor bildet er der, ikke bare beskrive alle synlige detaljer. For eksempel kan et diagram i en forskningsrapport trenge tekst som formidler trenden eller hovedkonklusjonen. Et dekorativt bakgrunnsbilde må kanskje merkes slik at en skjermleser kan hoppe over det.
Grackle PDF støtter brukere som trenger kontroll over slike innholdsbeslutninger. De veiledede verktøyene for korrigering hjelper teamene med å arbeide med bilder, lenker, leserekkefølge, tagger, tabeller og metadata, samtidig som de gir menneskelige korrekturlesere muligheten til å finjustere innholdet som automatiseringen ikke klarer å tolke fullt ut.
Markedsføringsteam kan bruke plattformen til å sikre tilgjengelighet i ulike typer materiale, for eksempel:
- Rapporter og artikler om bransjeinnsikt som kan lastes ned
- Produktbrosjyrer og tjenesteguider
- Arrangementsprogrammer og sponsormateriell
- Salgspresentasjoner og tilbudsdokumenter
- Kundeberetninger og casestudier
- Beskyttede ressurser og kampanjemateriell
Tilgjengelige markedsførings-PDF-filer gjør det lettere for flere å få tilgang til og forstå innholdet på egen hånd. De bidrar også til en mer ensartet merkevareopplevelse ved å gjøre informasjonen oversiktlig, lett å navigere i og brukervennlig for et bredere publikum.
Ett verktøy, tre grunner til å forbedre tilgjengeligheten til PDF-filer
Økonomi-, forvaltnings- og markedsføringsavdelinger har ulike utgangspunkt når det gjelder tilgjengelighet i PDF-filer. Økonomiavdelinger trenger en nøyaktig struktur for kompleks informasjon. Forvaltningsavdelinger må sikre tilgang til store mengder offentlige dokumenter. Markedsføringsavdelinger må bevare meningen og merkevarens kvalitet i visuelt innhold.
Grackle PDF tilbyr en felles plattform for disse ulike behovene. Den nettleserbaserte arbeidsflyten kombinerer validering, automatisk merking og veiledet utbedring, og hjelper team med å håndtere vanlige hindringer for tilgjengelighet i PDF-filer uten at det er nødvendig å bruke Adobe Acrobat.
For dokumenter som krever mer inngående faglig behandling, følger Grackle PDF Desktop med et Grackle PDF-abonnement. Dette gir mulighet for manuell utbedring på fagpersonnivå samt formell rapportering om samsvar for team som trenger en dokumentert prosess for tilgjengelighetsvurdering.
Det samme grunnprinsippet gjelder for alle team: Automatisering fremskynder prosessen, mens menneskelig gjennomgang bidrar til å sikre at et dokument formidler budskapet tydelig og fungerer som tiltenkt. Ved å kombinere begge deler utvikler organisasjoner mer praktiske og bærekraftige rutiner for dokumenttilgjengelighet.
Uansett om du skal fylle ut en økonomisk opplysningserklæring, et skjema for offentlig tjeneste eller en rapport rettet mot kunder, Bruk Grackle PDF for en veiledet fremgangsmåte for å lage mer tilgjengelige PDF-filer.
