Colorado guvernørens Avdeling for informasjonsteknologi (OIT), i samarbeid med Attorney General's Office, publiserte nylig et Accessibility Operations Memorandum for å bidra til å klargjøre viktige punkter i House Bill 21-1110 (HB21-1110), en banebrytende lov som fokuserer på å utvide den digitale tilgjengeligheten for alle innbyggere i Colorado. Dette policydokumentet beskriver formålet med lovforslaget, OITs rolle og ofte stilte spørsmål til byråer og offentlige enheter for å sikre full etterlevelse.
HB21-1110: Hva betyr det?
I henhold til Antidiskrimineringsloven i Colorado (CADA) er det ulovlig for enkeltpersoner eller organisasjoner å diskriminere mennesker med nedsatt funksjonsevne. HB21-1110 utvider dette mandatet ved å eksplisitt definere diskriminering som ethvert tilfelle der:
- En person med nedsatt funksjonsevne er ekskludert fra tjenester, programmer eller aktiviteter som tilbys av offentlige enheter i Colorado.
- Offentlige etater unnlater å lage en plan for universell utforming innen 1. juli 2022, eller oppfyller ikke OITs etablerte standarder for universell utforming innen 1. juli 2024.
Lovforslaget omfatter ikke bare personer med synshemming, men alle personer med nedsatt funksjonsevne, i tråd med Americans with Disabilities Act (ADA). Den er spesielt rettet mot tilgjengelighet innen offentlig informasjonsteknologi, og skal sikre at alle innbyggere har tilgang til digitale ressurser uten barrierer.
Etterlevelse og konsekvenser for offentlige virksomheter
Hvis statlige eller lokale myndigheter ikke overholder dette, har personer med nedsatt funksjonsevne rett til å gå til søksmål, noe som kan resultere i
- Rettskjennelser som håndhever overholdelse,
- Økonomisk erstatning,
- advokatsalær, og
- Lovbestemte bøter på $3 500 per overtredelse, som skal betales til hver saksøker.
Hvis for eksempel et offentlig nettsted ikke er tilgjengelig etter fristen i 2024, kan enheten bli ilagt en bot på $3 500 for hver overtredelse som rammer en person med nedsatt funksjonsevne. Dette ansvaret påhviler enheten som administrerer innholdet eller plattformen.
Hvilken teknologi dekkes?
HB21-1110 krever tilgjengelighet på tvers av et bredt spekter av teknologi, inkludert all offentlig og intern teknologi som f.eks:
- Nettsteder, applikasjoner, kiosker, digital skilting,
- dokumenter, videoer og lydfiler, og
- Tredjepartsverktøy som brukes av publikum eller offentlig ansatte.
Ansvarsområder for statlige og lokale myndigheter
For statlige etater omfatter ansvaret blant annet
- Innlevering av en skriftlig plan til OIT som en del av etatens IT-veikart innen 1. juli 2022.
- Oppnå full overensstemmelse med WCAG 2.1 AA-standardene for nettinnhold, inkludert tekst, lenker, bilder, skjemaer, PDF-filer og innebygde applikasjoner innen 1. juli 2024.
- Tildeling av ressurser og budsjett for å støtte samsvar.
Lokale myndigheter må på samme måte utarbeide tilgjengelighetsplaner innen 1. juli 2024 ved hjelp av OITs standarder, men er ikke pålagt å sende inn planer til OIT.
OITs rolle og støtte
OIT er ansvarlig for:
- Sette standarder for tilgjengelighet,
- Gjennomgang av statlige etaters planer for universell utforming,
- Overvåke og støtte tilgjengelighet på tvers av statens IT-infrastruktur.
OITs støtte til lokale myndigheter er imidlertid begrenset til å fastsette standarder, noe som betyr at lokale enheter bør kontakte sammenslutninger som CCI, CML eller SDA for ytterligere hjelp.
Unntak og manglende overholdelse
Selv om alle offentlige virksomheter må utarbeide tilgjengelighetsplaner, er det bare bestemte statlige etater som er pålagt å sende inn skriftlige planer til OIT. Disse etatene omfatter ikke høyere utdanningsinstitusjoner, rettsavdelinger eller lokale myndigheter. Det er viktig å understreke at ingen enhet er fritatt fra å overholde OITs standarder for tilgjengelighet, og alle ansatte som bidrar med digitalt innhold, må sørge for at det er tilgjengelig.
Mer enn webinnhold: Kompatibilitet mellom maskinvare og programvare
Selv om HB21-1110 først og fremst fokuserer på digitalt innhold, krever den også at alle applikasjoner, programmer og operativsystemer skal være kompatible med programvare og enheter for universell utforming. OITs tekniske standard (TS-OEA-001) og seksjon 508 i U.S. Rehabiliteringsloven gir veiledning for maskinvaretilgjengelighet.
Grace Period: Hvordan HB24-1454 kan hjelpe byråer
House Bill 24-1454, også kjent som Grace Period Bill, gir offentlige etater en potensiell forlengelse på ett år (frem til 1. juli 2025) for å oppnå samsvar. Denne fristen er ikke automatisk, men kan innvilges hvis etatene viser at de er i "god tro" når det gjelder å overholde kravene eller løse klager på manglende overholdelse.
GrackleDocs kan hjelpe deg!
GrackleDocs er her for å støtte offentlige etater i Colorado i arbeidet med å etterleve HB21-1110. Vår verktøy og løsninger er utformet for å gjøre digital tilgjengelighet både håndterbart og effektivt for organisasjoner av alle størrelser. Slik kan GrackleDocs hjelpe din organisasjon med å oppfylle de spesifikke kravene i denne loven:
- Automatisert tilgjengelighetskontroll for Google Workspace: Mange byråer bruker Google Workspace til å opprette og samarbeide om dokumenter. GrackleDocs tilbyr tilleggsprogrammer for Google Docs, Sheets og Slides som automatisk sjekker for tilgjengelighetsproblemer, og tilbyr veiledning i sanntid for å hjelpe brukerne med å rette opp feil. Dette sikrer at organisasjonens dokumenter er i samsvar med WCAG 2.1 AA-standardene som kreves i HB21-1110.
- Forenklet utbedring av PDF-filer: PDF-filer er et vanlig dokumentformat, og det kan være utfordrende å sikre at de er tilgjengelige. GrackleDocs inkluderer PDF-tilgjengelighetsverktøy som hjelper byråer med å gjennomgå, merke og utbedre PDF-filer for å oppfylle tilgjengelighetsstandarder. Ved å gjøre denne prosessen enklere og raskere, hjelper GrackleDocs byrået ditt med å oppfylle lovens krav om å ha fullt tilgjengelige dokumenter innen fristen i juli 2024.
- Rapportering om samsvar og dokumentsporing: Med GrackleDocs kan du generere rapporter om dokumenttilgjengelighet, noe som gir en klar oversikt over samsvarsstatus på tvers av dine digitale ressurser. Denne rapporteringsfunksjonen bidrar til å demonstrere "god tro"-innsats for å oppnå samsvar - noe som er avgjørende for etater som kan trenge den ekstra fristen som gis av HB24-1454.
- Opplæring av ansatte og ressurser: For å sikre kontinuerlig tilgjengelighet må alle teammedlemmer forstå beste praksis for å skape tilgjengelig innhold. GrackleDocs tilbyr ressurser, veiledning og støtte for å lære opp ansatte i å lage tilgjengelige dokumenter og forstå vanlige tilgjengelighetsproblemer, fra alternativ tekst for bilder til riktig bruk av overskrifter, lenker og tabeller.
- Integrering med eksisterende arbeidsflyter: GrackleDocs integreres sømløst med Google Workspace, noe som minimerer forstyrrelser i eksisterende arbeidsflyter. Dette betyr at de ansatte kan opprette og gjennomgå tilgjengelig innhold uten å måtte bytte mellom flere plattformer eller lære seg komplekse verktøy, noe som gjør veien til samsvar enkel og oppnåelig.
- Ekspertstøtte og veiledning om tilgjengelighet: Tilgjengelighet kan være et komplekst område å navigere i. GrackleDocs tilbyr ekspertstøtte for å hjelpe byråer med å forstå og anvende standardene i HB21-1110, og gir råd om spesifikke utfordringer knyttet til samsvar. Teamet vårt kan bistå med beste praksis for utbedring av dokumenter og sikre kompatibilitet med hjelpemiddelteknologi.
Ved å bruke GrackleDocs kan Colorado-byråer proaktivt takle kravene i HB21-1110, effektivisere samsvarsarbeidet og trygt tilby tilgjengelige digitale ressurser til alle innbyggere. Enten etaten din trenger hjelp med å utbedre dokumenter, gi opplæring eller spore fremdriften i samsvarsarbeidet, er GrackleDocs opptatt av å hjelpe deg med å bygge en inkluderende digital tilstedeværelse som oppfyller både statlige og føderale tilgjengelighetsstandarder.
